Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam mengolah dokumen/ naskah

Pengertian Pekerjaan Kantor

O

rang sering mengidentikkan bekerja dalam kantor selalu menyenangkan, tidak perlu kerja keras, tidak membutuhkan banyak tenaga ataupun pekerjaan yang dilakukan pasti hanya santai-santai duduk di belakang meja dan bermain komputer. Padahal jika kita telaah lebih jau, pekerjaan kantor tidak selalu seperti itu.

1.      Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja adalah melakukan suatu kegiatan yang disengaja untuk mencapai tujuan tertentu sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan  mengikuti  perencanaan  dan  prosedur  kerja  yang  telah ditetapkan. Prosedur kerja merupakan rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain,  sehingga  menunjukan  adanya  suatu  urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam   rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Dalam melakukan pekerjaan tersebut  dapat  dilakukan dengan  menggunakan mesin, alat atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, bekerja diartikan sebagai suatu kegiatan / tugas  dengan  berpedoman  pada  prosedur  yang  dilakukan  dengan proses  kerja  sama,  karenanya  setiap  pegawai  kantor  terkait  pada prosedur kerja.

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang dilakukan di dalam kantor dengan memanfaatkan segala sumber daya organisasi yang ada untuk mencapai tujuan tertentu. pekerjaan kantor berhubungan dengan mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Pekerjaan kantor penting dilakukan untuk mendukung tugas-tugas utama atau tugas pokok perusahaan agar diperoleh keuntungan yang maksimal. Pelaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Pada perusahaan yang berjalan sesuai dengan standar operasional, maka ada beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh perusahaan yang antara lain adalah menghimpun, mencatat mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan melakukan komunikasi, menghitung, dan beberapa pekerjaan lainnya. Pada umumnya, pekerjaan kantor yang dilakukan adalah kegiatan administrasi. Maksud dari administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan. Terdapat delapan macam sub konsep dari administrasi ini yaitu organisasi/tatakeragaan, manajemen/tatapimpinan, komunikasi/tatahubungan, informasi/tataketerangan, personalia/tatakepegawaian, finansial/tatakeuangan, materia/tataperbekalan dan relasi publik/tatahubungan. Secara lebih spesifik pekerjaan kantor lebih banyak melakukan kegiatan yang bersifat tata usaha seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dan beberapa pekerjaan lainnya.

a.    Menghimpun

Pekerjaan menghimpun adalah peerjaan yang di dalamnya ada kegiatan mencari, mengusahakan, mengumpulkan, dan mengolahnya agar ketika informasi ini dibutuhkan akan cepat dalam pemanggilannya atau pencarian dokumen ini. Contoh kegiatan penghimpunan adalah mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.    Mencatat

Setiap waktu di perusahaan pasti akan selalu ada catat mencatat baik itu data yang digunakan untuk arsip, pengumpulan data untuk pengambilan keputusan, atau pencatatan yang bertujuan untuk melakukan komunikasi dengan relasi perusahaan.  Contoh kegiatan pencatatan adalah merangkum hasil rapat, membuat surat, membuat pengumuman da mencatat data-data untuk membuat keputusan pada suatu permasalahan.

c.    Mengolah

Pekrjaan mengolah adalah pekrjaan yang berhubungan dengan pengerjaan data untuk disajikan sebagai informasi yang berguna.  Hampir setiap pekerja di kantor pasti akan melakukan kegiatan pengolahan ini, terlebuh orang-orang yang bertindak sebagai ujung  tombak perusahaan tersebut. Contoh kegiatan mengolah adalah membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

d.   Menggandakan

Segala kegiatan memperbanyak suatu dokumen, data atau informasi dengan berbagai cara dan alat adalah kegiatan menggandakan. Contoh dari kegiatan menggandakan adalah memfotokopi surat atau doumen, mencetak dengan informasi dengan printer. Dan menggadakan informasi dalam bentuk soft file.

e.    Mengirim

Mengirim adalah kegiatan menyampaikan informasi kepada orang lain dengan cara dan media yang ditentukan sebelumnya. Tujuan orang melakukan pengirman adalah agar orang lain mengerti apa yang akan dan yang ingin kita lakukan terhadap sesuatu. Contoh kegiatan mengirim adalah pegawai kantor mengirimkan surat undangan melalui kantor pos, sekretaris megirimkan surat pemberitahuan via email.

f.     Menyimpan

Penyimpan adalah kegiatan peetakan informasi pada media penyimpanan dengan berbagai cara yang ditetapkan dalam sebuah organisasi atau ditetapkan oleh individu. Kegiatan penyimpanan adalah salah satu kegiatan yang penting untuk dikaukan karena hal ini menyangkut hajat perusahaan yang berkepentingan serta relasi yang mereka miliki. Contoh kegiatan penyimpanan yaitu menyimpan surat, menyimpan data elektronik, dan menyimpan buku-buku perusahaan.

g.    Melakukan komunikasi

Perusahaan tidak akan besar jika perusahaan tidak memiliki relasi yang banyak dan luas. Maka dari itu perusahaan pasti selalu berusaha untuk berkomunikasi baik berkomunikasi secara internal ataupun komunikasi secara eksternal, baik komunikasi vertikal ataupun horizontal. Berkomunikasi berarti kita menyampaikan gagasan dan menerima gagasan dari dan ke orang lain.ada perusahaan yang tidak bisa berkembang atau bahkan hancur hanya karena komunikasi yang tidak bisa terjaga dengan baik. Maka dari itu di setiap kesempata pasti ada saja kegiatan untuk mempererat hubungan antar relasi atau antar pegawai sebuah perusahaan yang idak lain tujuannya adalah untuk membuat jaringan komunikasi yang baik.

h.    Menghitung

Penghitungan tidak hanya dilakukan di bank-bank saja, melainkan setiap perusahaan pasti melakukannya untuk melakukan penetapan data yang tujuannya adalah menghimpun data yang akhirnya adalah untuk menyajikan data trsebut atau mencatat kemudian mengarsipkannya. Kalau kita berbicara tentang menghitung berarti kita berbicara dengan angka-angka. Contoh kegiatan megnhitung adalah menghitung data keuangan, menghitung data investasi, menghitung kompensasi untuk SDM yang ada

i.      Pekerjaan lain

Selain pekerjaan kantor yang mendukung kegiatan utama perusahaan tersebut, masih ada beberapa pekerjaan kantor lain yang juga mendukung kegiatan perkantoran tersebut seperti pelayanan tamu, pengamanan kantor, pelayanan kebersihan kantor.

George R. Terry melakukan penelitian di perusahaan-perusahaan yang berada di Amerika Serikat mengungkapkan pekerjaan kantor yang menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut:

1.      Typing (mengetik)                                        =     24,6%

2.      Calculating (menghitung)                             =     19,5%

3.      Checking (memeriksa)                                  =     12,3%

4.      Filling (menyimpan)                                     =     10,2%

5.      Telephoning (bertelepon)                              =     8,8%

6.      Duplicating (menggandakan)                       =     6,4%

7.      Mailing (persuratan)                                     =     5,5%

8.      Other (lain-lain)                                            =     12,7%

Total                                                                     100%