• Jenis-jenis peralatan yang digunakan dalam rangka pengumpulan data/informasi

1.       PERALATAN KANTOR

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.

        I.            Peralatan

Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya. Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi.

      II.            Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik.

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.

Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.

Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:

a.      Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

b.      Jenis mesin hendaknya praktis.

c.       Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

d.      Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

e.      Mutu mesin harus baik.

f.        Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.

g.      Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

h.      Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.

i.        Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

j.        Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat perhatian pula.

Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun

yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi. Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut :

a.      Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang yang mengerjakannya.

Misalnya pembuatan formulirformulir dengan mesin stensil.

b.      Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia.

Misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.

c.       Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan.

Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak, perlu dipergunakan mesin cetak.

d.      Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik.

e.      Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi kesalahan.

Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data. Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah :

-          Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

-          Pekerjaan yang berat bagi manusia

-          Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan

-          Hasil pekerjaan yang berformat rapi

-          Pekerjaan yang harus teliti

    III.            Macam-macam mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan, yaitu :

1.      Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour Saving Machine.

Misal alat-alat besar : fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork).

2.      Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production.

Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya.

3.      Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:

a)      Komputer

b)      Mesin tik

c)      Mesin tik elektronik

d)      Mesin fotokopi

e)      Faksimil

   IV.            Penggunaan Mesin Kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.

Keuntungan penggunaan mesin kantor:

a)      Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

b)      Dapat menghemat tenaga dan waktu.

c)      Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

d)      Memudahkan pengawasan.

e)      Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

f)       Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

g)      Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

h)      Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugian penggunaan mesin kantor:

a)      Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi

b)      Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

c)      Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

d)      Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

e)      Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan sendiri (intern) maupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor. Dengan adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh keuntungan, diantaranya :

a.      Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien.

b.      Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor.

c.       Meningkatkan produktivitas kerja.

d.      Mempercepat proses pekerjaan.

·         Komputer

Fungsi dasar sistem komputer adalah secara sederhana  terdapat empat buah fungsi operasi, yaitu :

a.      Fungsi Operasi Pengolahan Data

b.      Fungsi Operasi Penyimpanan Data

c.       Fungsi Operasi Pemindahan Data

d.      Fungsi Operasi Kontrol

Komputer harus dapat memproses data. Representasi data di sini bermacam–macam,  akan tetapi nantinya data harus disesuaikan dengan mesin pemrosesnya. Dalam pengolahan data, komputer memerlukan unit penyimpanan sehingga diperlukan suatu mekanisme penyimpanan data. Walaupun hasil komputer digunakan saat itu, setidaknya komputer memerlukan media penyimpanan untuk data prosesnya. Dalam interaksi dengan dunia luar sebagai fungsi pemindahan data diperlukan antarmuka (interface), proses ini dilakukan oleh unit Input/Output (I/O) dan perangkatnya disebut peripheral. Saat interaksi dengan perpindahan data yang  jauh atau dari remote device, komputer melakukan proses komunikasi data.

Komputer Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer.

Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras (hardware)

Unit  Input

Unit  Output

CPU

Unit Penyimpanan

Struktur Komputer

 

Adapun fungsi dari masing-masing  komponen  dalam  struktur  komputer tersebut  di atas adalah sebagai berikut :

1.      Input Device  (Perangkat Masukan)

Input device adalah perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai alat untuk memasukan data atau perintah ke dalam komputer. Contoh beberapa alat input diuraikan berikut  ini.

a.      Keyboard

Penciptaan keyboard komputer diilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar  rancangannya dibuat dan dipatenkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun 1877 oleh Perusahaan Remington.

Keyboard  merupakan sebuah papan yang terdiri dari tombol-tombol untuk mengetikkan kalimat dan simbol-simbol khusus lainnya pada komputer. Keyboard dalam bahasa Indonesia artinya papan tombol jari atau papan tuts. Keyboard mempunyai kesamaan bentuk dan fungsi dengan mesin ketik.

Keyboard dihubungkan ke komputer dengan sebuah kabel yang terdapat pada keyboard. Ujung kabel tersebut dimasukkan ke dalam port yang terdapat pada CPU komputer, lebih tepatnya slot yang terdapat pada motherboard komputer.

b.      Pointing Devices

Dalam kebutuhan tertentu misalnya pada pembuatan grafik, memilih icon dilayar, shooting   pada  games  dan  sebagainya,  penggunaan keyboard dirasakan memang   tidak  praktis,  sehingga ada alat lain yang lebih mudah digunakan yaitu pointing device seperti Mouse, touch screen, light pen, stylus, digitizer graphic tablet.

-          Mouse

Pada dasarnya,  penunjuk (pointer) yang dikenal dengan sebutan  mouse dapat  digerakkan   kemana  saja  berdasarkan arah  gerakan bola kecil  yang terdapat dalam mouse. Mouse merupakan pointing device yang digunakan untuk mengarahkan  posisi cursor dilayar, mouse mengikuti gerakan tangan manusia.

-          Touch  Screen

Touch screen (layar sentuh) merupakan  layar monitor yang  akan mengaktifkan program  bila layarnya disentuh dengan tangan, (menggantikan mouse / keyboard).

-          Light  pen

Alat  penunjuk  untuk  menyentuh  layar  monitor dengan  pena  khusus yang menggunakan  light  sensitive .

-          Digital graphic tablet

Alat ini dapat digunaan untuk membuat grafik dengan menghubungkan dua titik atau  mengambar langsung pada   pad   khusus   dengan   pen  khusus  dan hasilnya akan  ditampilkan pada layar

c.       Scanner

Scanner  m emasukan   input (image, benda) dengan cara meraba secara elektronik, cara kerjanya adalah melakukan proses pengenalan objek yang diinputkan dengan sinar yang dipantulkan.  Ada dua macam scanner yaitu magnetic Ink Character Recognition (MICR) reader dan Optical data reader

d.      Censor

Censor  merupakan  alat  yang  mampu  secara  langsung  menangkap data kejadian fisik, data analog diubah  ke analog to digital converter yang akan diproses. Censor panas, cahaya, suara, dan sebainya.  Teknologi terkini adalah   password dengan retina mata, cap jempol, dan suara

e.      Voice Recogniser

            Voice recognizer  atau  spech recognizer membuat komputer mengerti perintah suara manusia, microphone menangkap suara input, lalu software membandingkan dengan data yang ada di sistemnya.

2.      Output Device (Perangkat  Keluaran)

Output yang dihasilkan dari pemroses yang   dapat digolongkan menjadi empat bentuk, yaitu tulisan (huruf, angka, simbol khusus), image (dalam bentuk grafik atau  gambar), suara, dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh  manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya dari komputer.

Peralatan output dapat berupa :

a.      Hard-copy device

Hard-copy device adalah  alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan      image pada media keras seperti kertas atau film.  Output  bentuk pertama ini   sifatnya adalah permanen dan lebih portable (dapat dilepas dari alat outputnya dan dapat dibawa ke mana-mana). Alat yang umum digunakan untuk ini adalah printer, plotter dan alat microfilm. Sedangkan output bentuk kedua dapat berupa video display, flat panel, dan speaker. Dan alat output bentuk ketiga yang menggunakan media magnetic disk adalah disk drive dan yang menggunakan media magnetic tape adalah tape drive. 

b.      Soft-copy device 

Soft-copy device  yaitu  alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan  image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik. Yang termasuk kedalam  soft copy device diantaranya adalah video display dan speaker. Video display menampilkan gambar dot (titik-titik) di layar tabung kaca.

c.       Drive device atau driver

Drive device atau driver yaitu  alat yang digunakan untuk merekam  simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic disk atau  magnetic tape.  Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output  dan juga sebagai alat input. Disket dan flash disk dapat dikatagorikan sebagai alat yang dapat berfungsi sebagai input device dan output device.

3.      Pemroses

a.        CPU (Central Processing Unit)

 Unit Pemproses Pusat atau CPU ( central processing unit) berperanan untuk memproses  masukan (input) , melaksanakan  pemrosesan setiap  informasi yang masuk dalam  sistem komputer.   Unit atau  perangkat  pemprosesan juga akan berkomunikasi dengan peranti input , output dan unit penuimpanan  untuk melaksanakan fungsi- fungsi  yang  berkaitan.

b.        Memori (memory)

 Peralatan penyimpanan (storage device) adalah suatu peralatan hardware yang  dirancang untuk menyimpan informasi. Ada dua tipe peralatan penyimpanan yang digunakan dalam computer yaitu primary storage  device dan  secondary storage device. 

1)      Primary Storage Device

Ada empat  bagian di dalam Primary Storage, yaitu :

a.      Input Storage Area;  untuk menampung data yang dibaca.

b.      Program Storage Area;  penyimpanan instruksi-instruksi untuk pengolahan.

c.       Working Storage Area; tempat dimana pemrosesan data dilakukan.

d.      Output Storage Area; Penyimpanan informasi yang telah diolah untuk sementara waktu sebelum  disalurkan ke alat-alat output.

Jika ditinjau dari    hilang   atau tidaknya  berkas data atau berkas program di     dalam     storage, yaitu :

a.      Volatile Storage

Berkas data atau program akan hilang, bila listrik dipadamkan.

b.      Non Volatile Storage

Berkas data atau program tidak akan hilang, sekalipun listrik dipadamkan.

Primary Memory Komputer terdiri atas 2 bagian : 

c.          RAM  (Random Access Memory)

Bagian dari main memory yang dapat kita isi dengan data atau program dari disket atau sumber lain. Dimana data-data dapat ditulis maupun dibaca pada lokasi dimana saja di dalam memori.  RAM bersifat volatile.    Random access memory (RAM )  adalah   sebuah tipe   penyimpanan  komputer yang    isinya dapat  diakses dalam  urutan  acak.    Ini berlawanan dengan      alat memori urut, seperti tape magnetik, disk dan drum, di mana gerakan mekanikal dari media penyimpanan memaksa komputer untuk mengakses data secara berurutan.  Biasanya  RAM dapat ditulis dan dibaca, berlawanan dengan memori-baca-saja (read-only-memory / ROM),  RAM biasanya digunakan untuk penyimpanan primer (memori utama) dalam komputer untuk digunakan dan mengubah informasi  secara aktif, meskipun beberapa alat menggunakan beberapa jenis RAM untuk menyediakan penyimpanan sekunder jangka-panjang.

d.        ROM (Read Only Memory);

Memori yang  hanya dapat dibaca. Pengisian ROM dengan program  maupun data,  dikerjakan  oleh pabrik.  ROM biasanya sudah ditulisi program  maupun data dari pabrik dengan tujuan-tujuan khusus.  Misalnya  : diisi penterjemah (intrepreter) bahasa BASIC.

4.      Secondary Storage Device

Perangkat   penyimpanan   sekunder  terdiri dari peralatan yang dapat digunakan untuk menyimpan data secara permanen dan sewaktu-waktu dapat dibaca kembali. Perangkat  penyimpanan  sekunder (Secondary Storage Device ) dikelompokkan dalam 3 bagian yaitu piringan magnetik,  pita magnetik, dan  piringan optik.

1)      Piringan Magnetik

a.    Hard Disk

Hard disk    merupakan    salah satu perangkat      yang tidak  terpisahkan dalam sistem komputer masa kini. Mulai dari komputer personal hingga mesin sekelas mainframe dan superkomputer menggunakan perangkat  hard disk sebagai media penyimpanan datanya.

b.    Flash Disk

USB  flash drive  adalah alat penyimpanan data memori flash tipe NAND yang memiliki alat penghubung USB yang terintegrasi. Flash drive ini biasanya kecil, ringan, serta bisa dibaca dan ditulis. Pada  2006, kapasitas yang tersedia untuk USB flash drive ada dari 128 megabyte sampai 64 gigabyte.  USB flash drive memiliki banyak    kelebihan dibandingkan      alat penyimpanan data lainnya, khususnya disket. Alat ini lebih cepat, kecil, dengan kapasitas lebih besar, serta lebih dapat diandalkan (karena tidak memiliki bagian yang bergerak) daripada disket.

2)      Pita Magnetik

Pita magnetik adalah perangkat penyimpanan  sekunder yang biasa digunakan untuk keperluan   pencadangan (backup). Wujudnya dapat berupa pita dalam gulungan besar (realtape), cartridge (seperti pita video) atau kaset.

3)      Compact  disk (CD)

Compact disk  ( piringan optik)  adalah piringan yang dapat menyimpan data  hingga ratusan  kali dibandingkan disket.   Media penyimpanan CD ada yang hanya membaca dan mengakses saja (CD-ROM), ada pula yang dapat menulis data pada CD tersebut (CD-R dan CD-RW). CD-RO (Compact Disk – Read Only Memory) sifatnya hanya dapat diakses atau dibaca (read only) dan tidak dapat merubah dan memanipulasi data yang ada pada CD tersebut, tidak seperti harddisk atau floppy disk. CD-R (Compact Disk - Recordable) dapat dilakukan penulisan (record atau merekam), misal untuk mengamankan data dapat disimpan pada CD-R  ini. CD-RW (Compact Disk - ReWritable) selain menulis data, juga dapat merubah atau menghapus data yang ada pada CD tersebut

  

contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan komputer kantor yang menggunakan sistem windows :

1. Pengolahan kata (microsoft word)

Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel, dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi

2. Pengolahan angka (microsoft excel)

Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen yang mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya

3. Pengolahan data (microsoft access)

Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi, menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah mempelajari secara mendalam penggunaannya.

4. Presentasi (powerpoint)

Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor.

Cara penggunaannya :

a.      Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau program yang akan digunakan.

b.      Mematikan komputer : usahakan dulu menutup atau keluar dari aplikasi atau program yang sedan digunakan kemudian klik start>klik turn off computer>kemudian klik turn off bila  benar-benar akan dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya, setelah itu cabut stop kontak.

Selain komputer ada beberapa mesin yang berperan sebagai pendukung pengolahan data atau informasi di tempat kerja, mesin-mesin tersebut adalah sebagai berikut ;

·         Mesin Tik Manual

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu :

1.      Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.

2.      Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

3.      Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga 10”.

Cara menggunakannya sangat mudah masukkan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.

Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat.

·         Mesin Tik Elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciriciri, antara lain:

1.      Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

2.      Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

3.      Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off switch)

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :

1.      Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang

2.      Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.

·         Mesin Fotokopi

Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu :

1. Bagian bak kertas kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik

2. Bagian mesin pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

3. Bagian bak penampung hasil

Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan.

Di bawah ini kita akan menjelaskan cara pemeliharaanmesin fotokopi, yaitu :

1.      Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.

2.      Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca dan lainnya setiap seminggu sekali.

3.      Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air

·         Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas diperlukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa). Karena fungsinya sebagai penghancur kertas, maka peranannya sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu. Umumnya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20 halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan ukuran folio dapat menjadi 46 hingga 144 cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.

Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu sebagai berikut :

1.      Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, namun sebelumnya hilangkan dahulu klip atau steples yang ada pada kertas

2.      Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin menyala dan siap memotong

3.      Setelah selesai tekan tombol off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

Perawatan mesin ini cukup sederhana yaitu hanya dengan selalu membersihkan pada bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisasisa kertas yang tinggal disela-sela gerigi.

·         Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas.

Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer atau alat lain yang dapat mendukung seperti kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Ada beberapa macam jenis printer, antara lain :

1. Dot Matriks

Sistem kerja pencetak ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas (impact system), seperti pada mesin ketik. Umumnya dari segi kualitas tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik.  Kekurangannya adalah dot matrix umumnya menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik maupun foto, kemampuan warnanya sangat terbatas, serta umumnya lambat dalam mencetak.

2. Pancaran tinta atau Ink jet

Sistem cetak printer ini ialah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Saat ini tipe inkjet merupakan jenis printer yang paling banyak dipakai karena relatif murah biayanya, hasil cetak yang baik termasuk untuk warna yang tajam serta kemudahan pemakaiannya. Dibandingkan dengan dot matrix, printer ink-jet lebih tenang suaranya waktu bekerja. Bisa mencetak lebih detail dan hasilnya lebih halus, bahkan ada yang sampai berkualitas sebaik foto. Jika dibandingkan dengan laser printer, inkjet dapat langsung mencetak tanpa waktu pemanasan (warming-up)yang berarti. Printer ink-jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan catridge. Kekurangannya adalah, tinta ink-jet amat rentan terhadap air. Oleh karena itu hasil cetakannya sebaiknya dikeringkan terlebih dahulu sebelum dipakai. Tinta asli dari pabrik yang disebut original  cadridge biasanya cukup mahal. Oleh sebab itu banyak yang menyediakan jasa pengisian ulang tinta yang relatif lebih murah, walaupun terkadang kualitas cetaknya jauh di bawah tinta asli.

3. Laser

Printer ini mencetak memakai toner dalam satu catridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetik seperti pada mesin fotokopi.

Dibandingkan dengan printer dot matriks maupun ink-jet yang dapat langsung mencetak data, laser printer mengumpulkan dulu image yang hendak dicetak dalam satu halaman ke memory buffer. Hal ini menyebabkan halaman pertama butuh beberapa detik sebelum dapat mencetak. Namun untuk halaman berikut yang sama sangatlah cepat, karena selanjutnya tinggal mencetak yang telah ada di memory. Oleh karena itu laser printer cenderung tidak dapat dipakai untuk format kertas besar maupun halaman yang kaya akan informasi grafik seperti foto, kecuali apabila ditambahkan kapasitas memory. Kertas yang digunakan tidak boleh terlalu tipis karena akan cenderung melengkung maupun kusut akibat panas dalam proses pencetakannya.

Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah dengan :

1.       Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi microsoftword

2.       Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)

3.       Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai simbol gambar printer

·         Mesin Penjumlah

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.

Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya :

1. Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money counter.

2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)

Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari.Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung kebutuhan.

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu :

a.      Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi.

b.      Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.

c.       Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.

3. Printing Kalkulator

Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko.

4. Mesin kasir (cash register)

Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada 2 (dua) macam, yaitu :

1.      Printing calculator (Printing kalkulator)

2.      Scientific calculator (Kalkulator matematika)

3.      Cash Register

a.      Mesin cash register dengan infra merah (scanner).

b.      Mesin cash register manual

·         Mesin Stensil

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna. Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik.

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut :

1.      Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks.

2.      Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

3.      Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

4.      Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi dengan normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

5.      Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

6.      Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik.

7.      Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.

Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut :

1.      Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.

2.      Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.

3.      Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).

4.      Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin

5.      Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.

·         Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar. Perbedaan yang mendasar dari OHP (Overhead Projector) dengan LCD Projector adalah presentasi yang ditayangkan dengan OHP, dapat dibuat atau ditulis langsung pada transparansi filem. Overhead Projector (OHP) dapat digolongkan menjadi dua, yaitu :

1. Classroom Overhead Projector (OHP kelas)

Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan dalam kelas/ruang rapat secara tetap (tidak perlu dipindah-pindah).

2. Portable Overhead Projector (OHP kecil)

OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicaraan yang berpindah-pindah Transparancy film (transparansi) adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik.

Macam-macam transparansi :

1. Menurut proses pembuatannya, dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :

a.      Dengan tangan, yaitu menulis atau menggambar langsung pada lembaran transparansi dengan menggunakan marking pen

b.      Dengan mesin fotokopi, transparansi yang dibuat dengan mesin fotokopi ini adalah transparansi khusus yang disebut PPC film

c.       Dengan mesin transparancy maker, yaitu mesin yang dipergunakan untuk membuat transparansi khusus infrared film

2. Menurut bentuknya, dapat dibedakan menjadi 4, yaitu :

a.      Transparansi biasa atau sederhana yang terdiri dari 1 lembar transparancy film dan dibingkai, untuk menyampaikan informasi sederhana yang diperlihatkan sekaligus

b.      Transparansi rol yaitu transparansi yang terbuat dari transparansi rol film untuk menyampaikan informasi yang berturut-turut atau seri

c.       Transparansi overlay yaitu yang terdiri dari 2 lembar dengan salah satu bagian tepinya dijadikan satu berfungsi untuk menyampaikan informasi yang ditambahkan pada transparansi dasar

d.      Transparansi flap yaitu transparansi yang ditutup dengan beberapa kertas yang berfungsi untuk menyampaikan informasi yang lebih jelas jika disampaikan sebagian-sebagian.

Langkah-langkah pengoperasian OHP dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu persiapan, penyajian dan selesai penyajian :

1. Persiapan

a.      Meletakkan dan membuka layar di tempat yang mudah terlihat kira-kira 1,2 m dari lantai (rata-rata orang duduk)

b.      Letakkan OHP di tempat yang tidak mengganggu penglihatan dengan posisi lurus menghadap layar.

c.       Aturlah transparansi di dekat OHP agar mudah menggunakan sesuai dengan urutannya

d.      Mengatur tempat duduk agar jelas, terdepan paling dekat dengan layar ± 3 m dan paling jauh dengan layar ± 9 m.

2. Penyajian

a.      Letakkan transparansi dengan tepat pada saat lampu OHP dimatikan

b.      Penyaji (komunikator) tetap menghadap terus ke arah peserta (komunikan), tidak perlu menghadap layar atau membelakangi peserta kecuali kontrol ketepatan fokus dan letak tulisan/gambar

c.       Tidak menunjuk sesuatu di permukaan layar, tetapi cukup menunjuk pada permukaan transparansi dengan pensil atau pulpen yang tidak menggelinding

d.      Mematikan lampu untuk mengalihkan perhatian peserta (komunikan) bukan untuk menghemat listrik

e.      Menutup dengan sebagian tulisan atau gambar yang belum diperlukan untuk menuntun perhatian presentasi

Cara pemeliharaan OHP adalah :

1.      Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak diletakkan di bawah sinar matahari langsung dan tidak diletakkan pada sembarang tempat

2.      Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu dan bersihkan lensa dengan tissu pembersih lensa