Macam-Macam Pekerjaan Kantor Yang Dikerjakan dengan perangkat lunak

1.    Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor dan Program Aplikasi yang Digunakan

sebelum kita jauh melangkah pada pembahasan, sebaiknya kita mengetahui bagaimana ciri-ciri dari pekerjaan kantor sehingga kita bisa lebih memahami pekerjaan yang pengerjaannya dikerjakan dengan menggunakan aplikasi perangat lunak. Ada 3 ciri utama dari pekerjaan kantor ini yaiut bersifat pelayanan, bersifat terbuka dan luas dan dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

a)        Pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor   berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan dan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan  pelayanan  kepada  bagian  dalam organisasi atau perusahaan.

Pekerjaan kantor berfungsi untuk membantu pekerjaan lain yang bersifat utama/pokok ataupun pekerjaan yang bersifat sekunder agar dapat berjalan secara efektif dan efisien. Oleh karenanya pekerjaan kantor memiliki sifat memberi pelayanan, setiap pekerjaan adalah saling berkesinambungan satu dengan yang lainnya oleh karenanya pekerjaan tersebut saling mengisi satu dengan yang lainnya sebagai sebuah sistem dalam perusahaan tertentu. Pekerjaan kantor jika berdiri sendiri, dipastikan tidak akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan, tetapi jika pekerjaan kantor dikombinasikan bersama dengan pekerjaan kantor lainnya maka pasti akan menunjang efektivitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. Misalnya dalam perusahaan tersebut hanya ada kegiatan mengetik tanpa diikuti oleh pekerjaan kantor lainnya maka perusahaan akan diam stagnan pada posisi itu saja. Kita ambil contoh perusahaan yang memiliki kemampuan memberikan pelayanan bagi pekerjaan kantor lainnya yaitu seorang direktur dalam mengambil sebuah keputusan untuk berbisnis dengan sebuah perusahaan pasti akan memperhatikan terlebih dahulu bagaimana keadaan perusahaan yang akan diajak bekerjasama melalui manajernya yang menghimpun data, neghitung keadaan keuangan perusahaan yang akan berbisnis dengan kita, menghitung keuntungan dan kerugiannya, serta mengkomunikasikannya baik dengan atasannya maupun dengan perusahaan yang akan berbisnis tersebut. Jadi dalam pengambilan keputusan, seorang direktur akan tetap membutuhkan pelayanan dari pekerjaan kantor yang lainnya guna mendapatkan informasi dan hitungan yang jelas.

Contoh lainnya, kementrian pendidikan dalam membuat peraturan tentang standar kelulusan ujian nasional seharusnya dan pasti juga membutuhkan stafnya yang bertuugas untuk mengumpulkan informasi tingkat perkembangan, kemajuan belajar dari siswa di pusat maupun di daerah.

b)        Pekerjaan kantor yang bersifat terbuka dan luas

Pekerjaan kantor mempunyai sifat terbuka karena pekerjaan kantor tidak hanya bisa dilaksanakan di kantor saja, melainkan bisa di mana saja dan kapan saja kita berada. pekerjaan kantor bisa dikerjakan dikantor mulai dari kantor pimpinan sampai dengan ruang ofice boy sekalipun bahkan bisa juga dikerjakan di luar kantor mesalnya pasar, terminal atau rumah sekalipun rumah. Comtoh pekerjaan kantor yang bisa dikerjakan tidak hanya di dalam kantor misalnya seperti seorang pemungut retrubusi pasar akan mendata secara langsung penjual yang ada di pasar tertentu, petugas PLN mendata meteran listrik yang ada di rumah-rumah warga yang masuk pada area yang ikut jaringan PLN tersebut. Pekerjaan kantor selalu identik dengan kantor, tetapi kegiatan/pekerjaan kantor terkadang juga menuntut pekerjaan tersebut tidak dilaksanakan di dalam kantor tetapi di area tertentu yang bukan kantor. Jadi pekerjaan walaupun itu di luar kantor tetapi jika kegiatan tersebut masih berhubungan dengan kegiatan/pekerjaan yang ada di kantor maka masih bisa disebut dengan pekerjaan kantor.

c)        Pekerjaan kantor yang dilaksanakan semua pihak dalam organisasi

Dalam perusahaan, yang melakukan pekerjaan kantor tidak hanya seorang bawahan saja tetapi juga atasannya. Katena pekerjaan kantor bersifat umum untuk semuanya. Memang ada pengkhususan/spesifikasi jenis pekerjaan kepada setiap sumber daya manusia yang ada di organisasi. Hal ini karena mereka memiliki spesifikasi dan pengkhususan pekerjaan yang mereka miliki. Tetapi adakalanya pekerjaan tersebut bisa untuk dilakukan secara bersama atau tidak ada pengkhususan. Sebagai contoh manajer yang biasanya bertugas untuk menggerakkan manusia di dalam organisasi tetapi bisa saja dia menerima tamu, karena tamu yang datang saat itu mungkin direktur dari perusahaan relasi bisnis atau seseorang yang mempunyai pengaruh terhadap kemajuan perusahaan tersebut sehingga manajer diutus untuk menerima dan menyambut tamunya.

Dari uraian singkat tersebtut kita tahu bahwa pekerjaan kantor memiliki tiga ciri utama yang sering muncul pada sebuah pekerjaan. Program aplikasi merupakan program yang dibuat oleh perogrammer yang pembuatannya ada yang eksklusif ada juga yang dibuat secara massal. Dewasa ini setiap perusahaan tidak bisa lepas dengan aplikasi-aplikasi perangkat lunak dalam setiap kegiatannya, mulai dari membuat dokumen hingga mengarsipkannya. Adapun pekerjaan kantor yang dikerjakan dengan menggunakan program-program perangkat lunak yang diantaranya:

1.      aplikasi Pengolah Kata (word processor)

Program digunakan untuk membuat dan mengolah dokumen atau naskah (surat, makalah, laporan pertanggung jawaban dll) dengan cara mengetikkan naskah dengan menggunakan keyboard yang telah terhubung dengan PC (personal computer). Ciri khas Perangkat Lunak pengolah kata secara umum adalah mengolah mulai  dari  karakter,  kata,  kalimat,  yang  akhirnya  membentuk  suatu paragraf, sekumpulan paragraf membentuk satu halaman, dan kumpulan halaman membentuk sebuah  naskah yang dalam hal  ini disebut sebagai file atau dokumen.Kemampuan  utama  Perangkat  Lunak  pengolah  kata  meliputi  penulisan, pembentukan (formatting) penambahan, penghapusan, penyimpanan dan pencetakan. Pekerjaan kantor yang biasanya menggunakan aplikasi pengolah kata antara lain:

a.       menulis dokumen, seperti membuat artikel, membuat pengumuman, membuat surat, membuat laporan.

b.      mengolah dokumen, seperti editing data yang telah ada, revisi data, membuat laporan dari data yang didapat dari beberapa manajer.

c.       menggandakan dokumen, seperti menyimpan dokumen dengan format yang berbeda (save as), menyimpan dengan nama lain (save as) ataupun disimpan dan dikirim melalui email.

2.      Program pengatur tata letak cetakan (desktop publishing)

Program ini digunakan untuk mengatur layout (tata letak) desain cetakan yang telah dibuat, sehingga naskah/dokumen siap untuk dicetak.dengan aplikasi ini maka perusahaan atau penerbit dapat mengatur layuot naskah dengan mudah dan efisien. Program pengatur tata letak atau layout ini sangat banyak diantaranya adalah venture publisher, page maker, frame maker, quarks express. Contoh pekerjaan kantor yang menggunakan aplikasi perangkat lunak ini adalah mengolah dokumen seperti membuat desain makalah, buku, laporan-laporan rutin atau insidental.

3.      Program spreadsheet

Program  ini ditujukan untuk kegiatan pengolahan angka-angka mulai dari penghitungan, fungsi logika, pembuatan tabel atau chart ataupun pembuatan dokumen mengenai data karyawan secara cepat. Aplikasi perangkat lunak yang biasanya digunakan antara lain adalah lotus 123, lotus improve, quattro pro, micrososft excel, CA SuperCalc, dan Wingz. Comtoh pekerjaan kantor yang menggunakan aplikasi perangkat lunak ini adalah menghitung keuangan perusahaan, menghitung jumlah sarana dan prasarana, melakukan seleksi pegawai, menghitung tunjangan, kompensasi, melakukan evaluasi kinerja, melakukan audit keuangan dan membuat database untuk perusahaan.

4.      Pengolah data (database management system)

Program ini ditujukan untuk mengolah data-data perusahaan dengan memudahkan pemakainya. Dengan aplikasi ini pemakai akan mudah untuk mengklasifikasikan data yang ada. Contoh aplikasi pengolah data adalah Dbase IIIPlus, FoxBase, Paradox, Fox Pro, Fox Base,dan MS Acces. Contoh pekerjaan kantor yang memakai aplikasi ini adalah mengola data karyawan, mengolah data inventaris dan mengolah data-data penting perusahaan.

5.      Program terpadu

Program yang dimaksud adalah program gabungan yang penggunaannya secara terpadu dan tidak berdiri sendiri. Walaupun dengan berbagai kemampuan yang dimiliki tetapi kebanyakan masih kalah dibandingkan dengan aplikasi yang berdiri sendiri. Contoh aplikasi yang ada adalah Microsoft Works, Lotus Works dan PFS Works.

6.      Program gambar (grapichs)

Program ini digunakan untuk membuat desain-desain gambar atau grafis yang dibutuhkan perusahaan. Contoh program untuk pengolah gambar atau garfis adalah corel draw, photo shop, photo scape, photo paint, draw dan paint brush. Perusahaan yang paling banyak menggunakan aplikasi ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang seni, penerbitan buku, majalah, koran dan sejenisnya, sedangkan pekerjaan kantor yang meggunakan aplikasi ini antara lain adalahmembuat dokumen berbentuk grafis, gambar atau sejenisnya dan mengolah dokumen kantor.

7.      Program presentasi

Program presentasi adalah program yang digunakan untuk membuat dokumen presentasi secara elektronik. Dookumen presentasi tidak hanya berupa teks saja, tetapi sudah bisa ditambahkan atau disisipkan gambar bergerak atau diam serta video pendukung presentasi. Bentuk font tulisan model atau style gambar atau video juga bisa ditata sesuai dengan keinginan kita semenarik mungkin dan seoptimal mungkin. Comtoh aplikasi presentasi adalah MS Power Point, Harvard Grafik dan Freelance Graphics. Pekerjaan kantor yang menggunakan aplikasi ini antara lain adalah berkomunikasi (melakukan presentasi saat rapat, penawaran produk dan presentasi lainnya).

8.      Program akuntansi

Program ini dirancang untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi. Dengan program ini data akuntansi dapat diproses sehingga menghasilkan laporan keuangan ataupun menghasilan informasi keuangan lainnya yang berhubungan dengan akuntasi. Contoh program aplikasi ini adalah DEA, Pacioli 2000 dan Platinum. Banyak perusahaan yang menggunakan program-program tersebut tetapi tetap diimbangi dengan adanya seorang akuntan yang tetap melakukan pengawasan dan penghitungan untuk laporan keuangan tersebut.

9.      Program statistik

Program statistik dirancang dan digunakan untuk aplikasi yang berhubungan dengan statistika. Contoh program yang ada saat ini adalah SPSS, SAS, Stat Graphic dan statistica. Pekerjaan kantor yang menggunakan aplikasi ini adalah menghimpun kemudian mencatat, mengolah dan terakhir menghasilkan laporan akhir terhadap sebuah analisis permasalahan ataupun sebuah kemungkinan-kemungkinan.

10.  Program penjadwalan (scheduling)

Program penjadwalan digunakan untuk mengelola pelaksanaan suatu kegiatan. Dengan adanya program ini maka kegiatan akan bisa diawasi apakah kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan ataukah melenceng dari perencanaan awal. Aplikasi yang biasa digunakan untuk kegiatan ini adalah Microsoft Project, On Target, Project Scheduler dan time line. Pekerjaan yang menggunakan program ini antara lain adalah penjadwalan pembangunan gedung, penjadwalan rapat dan mengolah jadwal-jadwal rapat.

11.  Program informasi pibadi (personal information management)

Program ini digunakan untuk mengatur jadwal harian seseorang. Dengan pemakaian program ini kita bisa bertindak sebagai sekretaris yang menyiapkan dan mengingatkan jadwal harian seseorang. Aplikasi yang sering digunakan adalah Lotus Organizer, Commence dan Polaris PackRat. Pekerjaan yang menggunakan aplikasi ini adalah menghimpun (data-data rapat harian, jadwal pertemuan) mencatat (mencatat kegiatan harian dan mengorganisasikannya).

12.  Program komunikasi (communications)

Program komunikasi digunakan untuk melakukan komunikasi antarpemakai komputer yang ada. Untuk melakukan komunikasi, dibutuhkan beberapa alat penunjang seperti saluran telepon atau modem. Program yang tersedia untuk melakukan komunikasi ini antara lain adalah ProComm Plus, CrossTalk Zoom,  Bitfax/Bitcom dan Email. Pekerjaan kantor yang dilakukan dengan program komunikasi ini adalah mengirim dan berkomunikasi (mailling, teleconference dan chatting).

13.  Multimedia

Program multimedia digunakan untuk menjalankan berbagai alat seperti pesawat televisi, Video, Laser Disk, CD Player dan aplikasi lain yang menggunakan komputer. Contoh program aplikasi ini adalah Xing Mpeg, Jet Audio, Winamp, Gom Player dan WMP. Pekerjaan kantor yang menggunakan aplikasi ini adalah berkomunikasi seperti presentasi menggunakan video, penawaran barang/jasa menggunakan video, audio atau audio visual.

Setiap pekerjaan kantor tidak lepas dari aplikasi perangkat lunak yang pemakaiannya sudah seperti mobil dengan bahan bakarnya. Perusahaan sangat bergantung dengan aplikasi perangkat lunak yang ada untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.