MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR.

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.

Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B.     Jenis-Jenis Dokumen

1.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

a.       Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.

b.      Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.

c.       Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

d.      Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

2.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a.       Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

b.      Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

c.       Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

C.    Ruang Lingkup Dokumentasi

1.      Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2.      Dokumentasi Korporil

Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3.      Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

D.    Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.

1.      Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.

2.      Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.

a.       Alat bukti tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya: surat perjanjian.

b.      Alat pengingat.

Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contohnya: akta jual beli.

c.       Bukti historis

Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.

d.      Duta organisasi

Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya: penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.

e.       Pedoman

Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat tugas.

f.       Sarana promosi

Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

3.      Jenis-Jenis Surat

a.       Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya

Ø  Kartu Pos

Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.

Ø  Warkat Pos

Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.

Ø  Surat Bersampul

Surat yang menggunakan sampul atau amplop.

Ø  Memorandum atau Nota

Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi atau perusahaan.

Ø  Surat Tanda Bukti

Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.

b.      Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya

·         Surat permintaan penawaran

·         Surat penawaran

·         Surat pesanan

·         Surat pemberitahuan

·         Surat pengantar

·         Surat perjanjian

·         Surat keputusan.

·         Dan lain-lain.

c.       Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya

ü  Surat dinas

Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

ü  Surat pribadi

Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.

ü  Surat niaga

Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.

ü  Surat sosial

Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

ü  Surat pengantar

Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.

ü  Telegram

Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).

d.      Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya

§  Surat biasa

Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.

§  Surat edaran

Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.

§  Surat pengumuman

Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan satu-persatu.

e.       Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

v  Surat sangat rahasia.

Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.

v  Surat rahasia.

Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.

v  Surat biasa.

Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

f.       Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.

o   Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.

o   Surat segera

Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.

o   Surat biasa.

Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya.

4.      Perlengkapan Surat

a)      Kertas Surat.

Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.

Jenis kertas surat	Ukuran	Kegunaan
Kertas Folio	33 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya panjang
Kertas Kuarto	28 cm x 21,5 cm	Untuk menulis surat yang isinya pendek
Kertas Oktavo	20,5 cm x 12,7 cm	Untuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas folio atau kuarto
Kertas Sikmo	20,5 cm x 16,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran Inggris.
Kertas A4	29,7 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dinas
Kertas A5	14,8 cm x 21 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional
Kertas A6	10,5 cm x 14,8 cm	Untuk menulis surat pengantar
Kertas A7	7,4 cm x 10,5 cm	Untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

      Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri.

      Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.

      Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.

      Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.

b)      Amplop atau Sampul Surat

Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.

·         Commercial	·         Open end	·         Catalogue
·         Visiting card	·         Coin	·         Button and string
·         Drug	·         Window	·         Eyelet and clasp
·         Bifold	·         Official	·         Invoice tag
·         Card	·         Postage cavour	·         Church
·         Double fold	·         Pence	·         X-ray
·         Air mail	·         Work docket	·         Receipt and page

c)      Lipatan Surat

ü  Lipatan Perancis

ü  Lipatan Baron

ü  Lipatan Baku (Standard Fold)

ü  Lipatan Akordion (Accordion Fold)

ü  Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)

ü  Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

ü  Lipatan Tunggal (Single Fold)

ü  Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)

E.     Bagian-Bagian Surat

                                                                                                                             1

                                                                     

                                                    2

                                   3

                                                            4

                                                                          5

                                          6

                                                                                                          7

                8

                9

                10

                11

12

13

14

Keterangan:

1.      Kepala surat.

2.      Nomor surat.

3.      Tanggal surat.

4.      Alamat yang dituju.

5.      Hal atau perihal.

6.      Salam pembuka.

7.      Pembuka.

8.      Isi surat.

9.      Penutup.

10.  Salam penutup.

11.  Nama organisasi atau perusahaan.

12.  Nama penandatangan.

13.  Jabatan penandatangan.

14.  Lampiran.

15.  Tembusan.

16.  Inisial.

1)      Kepala Surat

Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain sebagai informasi tentang organisasi tetapi juga sebagai alat promosi.

Hal-hal yang terdapat pada kepala surat adalah sebagai berikut.

a.       Nama Organisasi atau perusahaan.

b.      Alamat kantor.

c.       Nomor telepon atau faksimili atau kode pos.

d.      Website atau alamat e-mail.

e.       Nama bankir.

f.       Logo perusahaan.

g.      Bidang usaha (khusus bagi perusahaan).

Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi sebagai cara menyampaikan informasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain, berfungsi sebagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Eksportir dan importir berbeda secara georafis dan geopolitik. Satu-satunya media yang memperkenalkan mereka hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang citra perusahaan. Kop surat yang bagus dan menarik akan memberi kesan pertama yang baik yang akan membawa pada penilaian integritas dan bonafiditas yang baik juga. Integritas dan bonafiditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan bonafiditas yang tinggi akan menghasilkan kepercayaan, dan kepercayaan inilah faktor utama kesuksesan jalinan perdagangan internasional.

Contoh:

BEBBY BEAUTY CENTER Jalan Terusan Surabaya 78 Malang Jawa Timur 65171 Telepon (0341) 777888 Faksimili (0341) 777887

2)      Nomor Surat

Fungsi nomor surat yaitu:

·         Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (dalam arsip)

·         Mengetahui jumlah surat yang  sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan.

·         Memudahkan dalam mengetahui waktu saat anda melakukan hhubungan surat menyurat.

Cara penomoran surat bervariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi atau perusahaan.

Contoh:

Nomor: 235/PP/Xl/08

235 menunjukkan nomor urut surat

XI menunjukkan bulan pembuatan surat

08 menunjukkan tahun pembuatan surat.

3)      Tanggal Surat

Cara penulisan surat ada 2. Untuk surat yang mempunyai kepala surat atau berkop, tanggal surat cukup dituliskan dengan tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas.

Namun jika tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan bawah, maka nama kota wajib dituliskan.

4)      Lampiran

Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat.

Contohnya brosur daftar harga, faktur, fotokopi pembayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran dapat diletakkan di bawah nomor surat (biasanya untuk surat dinas pemerintah) atau diletakkan setelah penanggung jawab surat pada sisi sebelah kiri (biasanya dipakai oleh surat niaga atau perusahaan).

5)      Perihal atau Hal

Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.

Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata cara penulisan judul dalam sebuah karangan. Secara umum, tata cara penulisan perihal adalah sebagai berikut.

Ø  Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali dengan kata depan dan kata tugas.

Ø  Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kecuali digunakan pada surat yang memakai judul.

Ø  Pada akhir perihal tidak dberi tanda titik.

6)      Alamat Dalam atau Alamat Tujuan

Penulisan alamat ada dua, yaitu sebagai berikut.

·         Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.

·         Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.

Contohnya:

Yth. Ibu Zahira Salsabila

Direktur PT. Wings Surya

Jalan Ambon 32

Malang

7)      Salam Pembuka

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku.

Contohnya: Dengan hormat,

8)      Isi Surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.

§  Alinea pembuka.

Alonea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat.

§  Alinea isi.

Alinea isi berisikan pesan (keterangan atau penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan, penulis harus dapat menyampaikan pesan secara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.

Hal-hal yang perli diperhatikan dalam membuat alinea isi adalah sebagai berikut.

o   Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat

o   Rumuskan pokok pembicaraan secara berurut dan logis serta kalimat yang menarik.

o   Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.

o   Hindarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak biasa dipakai

o   Kuasai bentuk surat dan cara pengetikannya.

o   Perhatikan penggunaan tanda baca.

§  Alinea penutup.

Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan tegas, tidak berisi basa-basi yang berlebihan.

9)      Salam Penutup

Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak diwajibkan, namun salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.

Contohnya: Hormat kami,

10)  Nama Organisasi atau Perusahaan.

Nama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat dibutuhkan jika:

·         Surat menggunakan kertas lebih dari 1 lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak menggunakan kertas berkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau perusahaan masih dibutuhkan.

·         Surat tidak menggunakan kertas yang berkepala surat.

Nama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.

Contohnya:

Hormat kami,

PT. Sarimelati

11)  Jabatan

Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama penanggungjawab surat karena surat niaga jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi.

Contohnya:

Hormat kami,

PT. Sarimelati

Dian Sastrowardoyo

Manager Keuangan

Dalam surat dinas pemerintah, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda tangan karena surat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari penanggungjawab surat.

12)  Penanggungjawab Surat.

Dalam kegiatan surat menyurat di Indonesia, orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang tercantum namanya dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggungjawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.

v  Atas nama, disingkat menjadi a.n.

Cara ini dipakai jika pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama.

Contoh:

a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga

        Sekretaris Jenderal

     Drs. Sulthon

     NIP................

Contoh ini menunjukkan bahwa Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda dan Olahraga berhak menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan Olahraga berdasarkan pelimpahan wewenang.

v  Beliau, disingkat menjadi u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian melimpahkan kembali kepada pejabat yang berada di bawahnya dan memberi kuasa menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.

Contoh:

a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga

        Sekretaris Jenderal

                      u.b.

        Kepala Biro Keuangan

       Fitri Putri, S.E

       NIP...................

Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau swasta, dikenal dengan petunjuk p.p. (perprocurationem), yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.

Contoh:

p.p. Boutique Distro

       Thumbellina

       Manajer Pemasaran

Sebagai catatan, perlu diingat bahwa pejabat yang menandatangani surat bukan merupakan wakil dari atasannya langsung, akan tetapi hanya terbatas untuk mewakili atasan dalam hal penandatanganan surat saja, agar surat tersebut menjadi sah.

13)  Tembusan atau Tindasan ata Carbon Copy

Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri bawah.

Contoh:

Lampiran : 1 berkas

Tembusan:

1.      Divisi keuangan

2.      Divisi pemasaran

3.      Arsip.

14)  Inisial

Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Biasanya inisiak pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan pengetik surat dengan huruf kecil.

Contoh:

Lampiran : 1 berkas

Tembusan:

1.      Divisi keuangan

2.      Divisi pemasaran

3.      Arsip.

                            BK/sd

Keterangan:

BK: Bella Kasih (Pengonsep)

sd: Sari Dewi    (Pengetik)