MEMILIH JENIS PENGGANDAAN DOKUMEN YANG SESUAI

A.       Jenis-jenis alat pengganda dokumen

Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho, printer, OHP.
Penduplikasian atau penggandaan berfungsi untuk menghasilkan surat edaran, daftar harga, laporan, formulir kantor dan sebagainya.
    Di bawah ini akan dibahas satu per satu dari masing-masing mesin pengganda dokumen/surat.
1.    Duplikator hektografik dengan alkohol
Duplikator dengan alkohol akan mereproduksi ketikan, tulisan tangan atau gambar dalam pelbagai warna. Mesin ini mampu mereproduksi beberapa warna sekali jalan. Komninasi warna dimungkinkan pada satu salinan master dengan proses sederhana penulisan atau pengetikan di atas kertas karbon berwarna yang berlainan secara bergantian.
Mesin ini mampu menggandakan 100 hingga 250 salinan. Master dapat diangkat dari mesin dan disimpan, sehingga pencetakan dalam jumlah sedikir dapat dilakukan beberapa kali. Penggantian masker dimungkinkan di antara pemakaian. Tata letak master yang sesuai memungkinkan untuk mencetak informasi yang sama, atau yang berbeda sebagian, pada formulir dengan ukuran yang bervariasi, seperti misalnya faktur, surat tanda penyerahan barang dan surat pesanan. Dengan kertas khusus yang disela lembaran kertas karbon hektografik, master dapat disiapkan sebagai keluaran komputer.
Mesin duplikator dengan alkohol ini terutama cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 lembar ke atas.
2.    Duplikator stensil
    Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen terbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.
    Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi krang cocok untuk catalog dan formulir.
    Kita mengenal ada 2 macam mesin stensil, yaitu mesin stensil manual dan mesi stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan datar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.
a)    Mesin stensil manual
Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tangan (engkol).
Secara umum, mesin stensil manual memiliki ciri-ciri antara lain:
•    Digerakkan dengan tenaga manusia
•    Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
•    Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna hitam
•    Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stencil cutter sebagai sheet master.
•    Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
b)    Mesin stensil listrik
Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil. Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan (dibandingkan mesin tik manual) antara lain:
1)    Hasil penggandaan tampak lebih bagus
2)    Pengoperasian mesin lebih mudah
3)    Tinta yang digunakan lebih irit
4)    Tenaga yang diperlukan lebih ringan.



Secara garis besar (sampai saat ini) ditinjau dari penggunaan komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 3 macam, yaitu:
1)    Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya manual)
2)    Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik)
3)    Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan system operasinya adalah system elektronis)

Mesin stensil listrik dengan system elektronik memiliki beberapa kelebihan (dibandingkan dengan mesin stensil listrik biasa) antara lain:
1)    Penggandaan dapat menggunakan kertas double folio atau double kuarto
2)    Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan dalam pengoperasiannya (merk Gestetner 4170)
3)    Panel board yang menyatu, hingga memudahkan operator
4)    Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk ke dalam
5)    Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis, hingga tangan operator tidak kotor

3.    Mesin Offset
Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket.



Macam – macam mesin offset:
Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:
a.    Offset kecil
Mesin ini bentuknya kecil, dengan kemampuan mencetak maksimal pada kertas ukuran A3 (297 x 420 mm). Karena bentuknya kecil, sedikit lebih besar dari mesin stensil, sering disebut mini offset atau dekstop mini offset.
b.    Offset sedang
Mesin ini bentuknya lebih besar dan mampu menceak kertas ukuran double folio. Karena bentuknya agak besar, mesin ini diletakkan di lantai dan diberi alas meja (dekstop) seperti mini offset.
c.    Offset besar
Mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak pada kertas ukuran A1 (841 x 594 mm) dan A0 (1189 x 841 mm). Mesin ini umumnya terdapat di perusahaan percetakan yang cukup besar atau pada percetakan surat kabar.
Ciri – ciri mesin Offset:
Ada beberapa ciri mesin offset, antara lain adalah sebagai berikut:
a.    Digerakkan dengan tenaga listrik dengan komponen mekanis.
b.    Mencetak dengan master yang disebut paper plate, ada pula yang terbuat dari aluminium yang disebut zink plate. Kedua jenis plate ini ada yang berlubang (perforated) dan ada yang tidak berlubang (non perforated).
c.    Proses pencetakan dibantu dengan zat kimia yang disebut fixer serta air dengan cara pemindahan huruf pada blanket.
d.    Dapat mencetak pada kertas doorslag sampai dengan kertas karton berukuran A6 (105 x 108 mm sampai dengan A0)
e.    Dapat mencetak gambar atau foto dan berwarna.

4.    Duplikator typeset
Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses pengetikan setting berjalan lambatlukan ketarmpilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan berkualitas tinggi. Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang terpadu.

Kita bisa membedakan 4 jenis typesetter, yaitu:
a)    Photo-mechanical phototypesetter
b)    Digital phototypesetter
c)    Laser digital phototypesetter
d)    Laser digital typesetter
5.    Mesin scanner
Stensil sit yang diproses dengan mesin scanner mula-mula diproses pada kertas biasa dan apabila diperlukan dapat diedit dengan foto, gambar, table atau grafik.

Setelah selesai di-lay out atau diedit dan penetapan selesai, maka dengan mesin scanner dan stensil sit scanner, copy master yang telah diproses di kertas tersebut dapat dipindahkan ke dalam stensil sit scanner dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

6.    Mesin cetak
Mesin cetak dalam atau dalam bahasa Belanda sering disebut dengan istilah “Gravure” mempunyai bagian-bagian utama yang berupa tempat acuan, penekan yang mengatur dengan bak tinta dan penghantar kertas.
Ada komponen-komponen utama utama dalam mesin cetak tersebut, sehingga berkembang mesin cetak, seperti:
a)    Mesin cetak tinggi
Merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan tinggi di dalam menghasilkan kuantitas dan kualitas  hasil cetakan. Mesin ini lebih produktif sifatnya.
b)    Mesin cetak dalam
Merupakan mesin yang memiliki bahan acuan dan penyapu tinta.
c)    Mesin cetak saringan
Merupakan mesin yang memiliki prinsip kerja tinta mengalir pada acuan yang terbuat dari saringan berbingkai dan kemudian disapu oleh penyapu tinta sehingga pada saat itu menekan bahan cetakan atau kertas.
d)    Mesin cetak offset
Adalah system penekan mesin offset terdiri dari silinder tempat acuan, silinder tempat karet penghapus, silinder tekan pambawa kertas, dan peralatan pambasah yang berfungsi sebagai pambasah acuan sebelum terkena tinta.

7.    Mesin fotokopi
Menggandakan dokumen dengan mesin fotokopi sudah banyak dilakukan, baik di lingkungan kantor maupun perusahaan.
Naskah asli yang digandakan dengan fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan (study). Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Menggandakan dengan mesin fotokopi pada prinsipnya tidaklah terlalu sulitdengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut.

Kita mengenal dua jenis mesin fotokopi yaitu mesin pengopi kertas berlapis dan mesin pengopi kertas biasa. Mesin pengopi kertas berlapis menggunakan toner basah atau kering dan lebiih mudah dioperasikan.
Mesin foto copy merupakan suatu alat penggandaan yang sangat praktis. Karena, mesin penggandaan jenis ini siap setiap saat bila diperlukan. Disamping itu, suatu dokumen atau warkat dapat dengan mudah digamdakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat, sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan aslinya. Dengan kata lain, fotocopy merupakan bagian dalam bidang penyalinan. Kegiatan penyalinan ini dapat dilakukan dengan cara pemotretan, melalui proses kimiawi, atau dengan menggunakan tenaga jasmani. Oleh karena itu, kegiatan penyalinan atau copying berbeda denagn kegiatan penggandaan atau duplikating. Penyalinan tidak membutuhkan lembaran induk dan dalam jumlah yang tidak terlalu banyak.
Fotocopy berarti suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. Warkat yang akan disalin dibuat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Kemudian, film negatif dicetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Hasil salinan disebut fotocopy, sedangkan alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotocopy disebut mesin fotocopy.
Mesin fotocopy merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotocopy, terdapat sistem zoom, sistem reduction,sistem fullsize, dan sistem dokumen feeder.
a.    Sistem zoom atau enlargement adalah sistem fotocopy yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya.
b.    Sistem reduction adalah sitem fotocopy yang dapat memperkecil hasil fotocopy dari aslinya.
c.    Sistem fullsize adalah sistem fotocopy yang hasil copynya sesuai atau sama dengan aslinya.
d.    Sistem automatic document feeder, yaitu sistem fotocopy yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotocopy dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.

8.    Alat pencetak (Printer)
Alat ini dapat beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer. Alat pencetak (printer) menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.
Ada beberapa jenis printer, antara lain:
a.    Matriks
Pencetak ini menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas kertas sehingga bergabung membentuk karakter. Kualitasnya umumnya tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik.
b.    Pancaran tinta dan laser
Keduanya adalah system yang mencetakkan tinta pada halaman tanpa mambentur kertas.
c.    LCD/citra elektronis
Alat ini pada dasarnya merupakan mesin fotokopi yang “menyalin” secara elektronis informasi yang tersimpan dan sering disebut “mesin fotokopi inteligen”. Mesin ini menggunakan sinar laser yang dikendalikan oleh pengolah data, dengan menempatkan citra karakter pada drum penyalin. Mesin ini baru, tetapi memiliki potensi besar karena mampu menghasilkan kualitas yang baik dengan kecepatan tinggi dan juga dapat mengopi bahan-bahan yang biasa.
d.    Pengumpan pencetak
Pengumpan tunggal, gravitasi atau geser baik untuk aplikasi pengolah kata untuk surat tunggal, tetapi agak lambat untuk penggunaan dalam jumlah besar. Untuk pengumpan lebar-ganda diperlukan:
a.    Pengumpan traktor
Pengumpan traktor memiliki kertas yang terlipat seperti kipas dengan lubang pada kedua sisinya yang menyangkut pada mekanisme gigi roda untuk memegang kertas sementara kertas itu bergerak melewati pencetak. Lembaran tersebut dapat dirobek pada garis lipatannya setelah pencetakan. Ini pada dasarnya lebih murah dan dapat diandalkan, tetapi memerlukan kertas khusus.
b.    Pengumpan lembaran
Pengumpan lembaran adalah wadah bertutup yang menyimpan ratusan atau lebih lembaran kertas atau amplop dan mengumpan lembaran tersebut satu demi satu ke dalam pencetak. Alat ini lebih mahal, tetapi lebih tidak merepotkan dibandingkan pengumpan traktor.

9.    Priport Atau Risograph
    Priport merupakan suatu istilah produk Ricoh, sedangkan risograph istilah produk gestetner untuk satu jenis mesin pengganda yang sama.
    Priport atau riograph adalah mesin pembuat copy (copier) untuk jumlah besar dengan menggunakan master. Bentuk dan cara kerjanya seperti mesin fotocopy biasa.

Priport atau risograph memiliki keunggulan, diantaranya:
•    Berkemampuan sampai 120 lembar permenit.
•    Dapat mengcopy dengan menggunakan kertas tipis (46 gram)hingga kertas tebal (120 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secar elektronik.
•    Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabungkan dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera (biru, hitam, coklat, merah atau hijau)
•    Efisien untuk mengganda dokumen dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt.

10.    Thermocopier
Thermocopier disebut juga thermofax atau transparancy maker. Thermocopier berguna untuk:
1.)    Membuat master spirit duplikator menggunakan thermo master unit atau super thermo master unit film.
2.)    Membuat transparancy film untuk OHP menggunakan infrared transparancy film
3.)    Melaminasi dokumen dengan menggunkan laminating film.

Macam – macam dan ciri – ciri thermocopier:
Menurut bentuknya, thermocopier dapat dibedakan menjadi dua yaitu : thermocopier bentuk duduk dan thermocopier bentuk berdiri. Adapun ciri – ciri thermocopier, sebagai berikut:
a.    Digerakkan dengan tenaga listrik
b.    Bekerja dengan penyinaran suhu tinggi
c.    Menggunakan master thermal khusus
d.    Mengcopy ukuran A4 (210 x 297 mm)

B.    Bagian-Bagian Alat/Mesin
a.    Mesin Stensil Manual
Komponen – komponen mesin stensil yaitu sebagai berikut :
a.    Baki kertas, gunanya untuk menyimpan kertas yang akan diputar. Bagian – bagian yang terdapat pada baki kertas terdiri atas :
1.)    Ukuran kertasatau skala, berfungsi untuk mengukur posisi kertas stensil yang akan diputar.
2.)    Pengepres kertas yang berada di sebelah kiri dan kanan baki kertas, berfungsi untuk mengatur agar posisi kertas yang ada pada baki kertas tidak mudah bergeser ke kiri dan ke kanan.
3.)    Kunci pengepres kertas, berfungsi untuk mengepres kertas dengan cara menarik ke atas apabila kunci ini mau dibuka untuk mengatur posisi kertas.
b.    Rol pendorong kertas, letaknya di dalam dan berfungsi untuk menekan kertas yang ada di baki kertas mendorong kertas masuk ke dalam rol atau gulungan mesin stensil.
c.    Rol atau silinder atau gulungan stensil, yang terdiri atas:
1.)    Gulungan besar yang berada disebelah dalam.
2.)    Gulungan kecil yang berada di bawah gulungan besar.
3.)    Gulungan pembantu yang berfungsi untuk mengeluarkan kertas yang telah di cetak ke dalam baki penadah.
d.    Pembungkus silinder atau pembungkus gulungan, yang membungkus gulungan besar dan gulungan kecil.
e.    Kunci penyetel, yang berfungsi untuk mengatur berapa jumlah salinan yang akan dihasilkan atau yang akan dibutuhkan.
f.    Baki penadah kertas, berfungsi untuk menampung hasil dari penyetensilan. Bagian – bagian yang terdapat pada baki penadah yaitu:
1.)    Kunci pengatur lebar kertas
2.)    Kunci pengatur panjang kertas
g.    Kunci dengan tanda ON, fungsinya untuk memulai penyetensilan dengan cara mnekan tombol ON.
Kunci dengan tanda OFF, berfungsi untuk menghentikan penyetensilan dengan cara menekan tombol OFF.
Kunci dengan tanda yang terdapat pada satu tuts, yang berfungsi untuk:
•    Membangunkan lidah mesin stensil apabila akan meratakan ujung kertas yang terletak disebelah dalam (caranya dengan ditekan).
•    Menidurkan kembali lidah mesin stensil (caranya dengan ditekan).
h.    Lidah mesin stenil, berfungsi untuk meratakan ujung kertas yang ada di bagian dalam mesin stensil.
i.    Engkol, berfungsi untuk menggerakkan mesin stensil dengan cara menarik atau mendorong engkol searah jarum jam atau ke arah depan.
b.    Mesin Stensil Listrik
Pada mesin stensil listrik dengan system elektronik (khususnya merk Gestetner 4170 dan 4130), komponen-komponennya terdiri dari:
a.    Mesin
1)      Rol penekan (press roll)
        Berfungsi untuk menempelkan kertas pada sheet, hingga didapat hasil gandaan.
2)      Rol tinta (ink roll)
        Berfungsi untuk meratakan tinta pada permukaan layar tinta (ink screen)
3)      Layar tinta (ink screen)
        Berfungsi untuk meletakkan sheet stensil, menyaring dan sekaligus meratakan tinta
4)      Plat baja (steel band)
        Berfungsi untuk mengaitkan penyaring tinta
b.    Kerangka mesin
5)    Penutup atas (top cover)
        Berfungsi untuk menutup sheet stensil sesudah dipasang
6)    Tempat tinta (ink room)
    Dilengkapi dengan tube tinta yang letaknya melintang
7)    Engkol (handle)
    Berfungsi untuk menggandakan secara manual
8)    Tombol on-off (on-off switch)
    Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin
9)    Rol penarik kertas
    Berfungsi untuk menarik kertas dari papan kertas
10)    Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
    Berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan
11)    Pengatur tekanan cetakan
    Berfungsi untuk mengatur tekanan sesuai dengan berat ringannya jenis kertas yang digunakan (kertas ringan 55-76 gr, normal 77-99 gr, diatas 100 gr)
c.    Penutup mesin
12)        Papan kertas (paper board)
Berfungsi untuk menempatkan kertas yang akan digandakan dan sebagai penutup mesin bagian belakang
13)       Papan penerima (receving board)
Berfungsi untuk menampung hasil gandaan dan sebagai penutup mesin bagian depan
d.    Papan tombol (panel board)
14)       Tombol start dan stop
Berfungsi untuk memulai dan menghentikan penggandaan
15)       Penghitung (counter)
Berfungsi untuk mengatur banyaknya hasil gandaan
16)       Penyetop pemasukan kertas
Berfungsi untuk menghentikan rol penarik kertas, sehingga penasukan kertas terhenti
17)       Pengatur pemasukan kertas
Berfungsi untuk mengaktifkan rol penarik kertas, hingga kertas satu per satu kan masuk
18)       Pengatur kecepatan cetakan
Berfungsi untuk menambah kecepatan (tombol (+)) dan untuk mengurangi kecepatan (tombol (-)).
19)       Pengatur penyalur tinta
Berfungsi untuk penyaluran tinta ke tiap bagian (sisi dan tangah)
20)       Pengatur pengeluaran tinta
Berfungsi untuk mengatur pengeluaran tinta
21)      Tombol pemberi tinta
Berfungsi untuk mengeluarkan tinta (tombol digeser ke kanan

c.    Mesin Scanner
    Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi, atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheetdenagn merekam. Mesin scanner ini seperti mesin foto copy, yang dapat menyalin, tetapi hasil dari copynya bukan dibawah melainkan disamping dokumen aslinya.
    Terdapat berbagai macam model atau type mesin scanner, tetapi bagian – bagian atau komponen – komponennya sama, hanya kode dan susunannya yang berbeda. Di bawah ini merupakan bagian – bagian mesin scanner dengan merek GESTETNER type 455.
1.)    Rol pemasang sheet
2.)    Rol pemasang warkat yang akan disalin
3.)    Jarum scanner atau jarum percikan api
4.)    Tempat memasang jarum
5.)    Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)
6.)    Tombol untuk mematikankan mesin (OFF)
7.)    Tombol pengatur panasnya sinar
8.)    Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan, yang terdiri atas enam angka, yaitu 0-5. Bila diputar ke angka yang lebih besar (menuju 5) maka tulisan akan semakin kabur. Sedangkan bila digeser ke angka yang lebih kecil (menuju 1) maka tulisan akan semakin jelas.
9.)    Tombol pengatur rol pemutar warkat, yang terdiri atas tiga angka, yaitu 600, 400, dan 200.
•    Apabila diputar ke angka 600, rol berputar secara lambat
•    Apabila diputar ke angka 400, rol berputar secara sedang
•    Apabila diputar ke angka 200, rol berputar secara cepat
d.    Mesin Fotokopi
Seperti halnya mesin- mesin kantor lainnya, mesin fotocopy terdapat berbagai macam merk, type dan model. Berbagai merk mesin fotocopy antara lain, SELEX, XEROX, RICOH, SHRAP, U-BIX, MINOLTA, THOSIBA, dan sebagainya.
Dibawah ini kita pergunakan mesin fotocopy merk MINOLTA type EP 300-RE, dengan bagian – bagian mesinnya adalah sebagai berikut:
a.    Baki kertas, gunanya untuk menaruh kertas fotocopy.
b.    Baki penadah, gunanya untuk menampung hasil fotocopy.
c.    Tombol ON dan OFF gunanya untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
d.    Tombol start, gunanya untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi.
e.    Tombol untuk memperbesar (enlargement)
f.    Tombol untuk memperkecil salinan (reduction).
g.    Tombol untuk membuat salinan biasa (fullsize).
h.    Tombol untuk menentukan jumlah salinan.
i.    Tombol isyarat terdiri atas :
1.)    Paper out, untuk memberitahu bahwa kertas sudah habis maka tombol ini akan menyala.
2.)    Tones out, untuk memberitahu bahwa tinta habis, tombol ini akan menyala.
3.)    Exess useste tones, untuk memberitahu bahwa terjadi kerusakan mesin.
j.    Tombol open, untuk membuka mesin apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu diperbaiki.
k.    Tabung tinta, untuk menaruh tinta.
l.    Kunci kertas berfungsi untuk
1.)    Menjepit kertas bila ditarik ke atas.
2.)    Menetralkan kertas bila ditarik ke bawah.
m.    Tabung olie, untuk menempatkan olie mesin.
n.    Tombol Exposiure Control Leuer, untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih).
o.    Copy Number indicator, yaitu indikator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengopian.
p.    Clear key, berfungsi untuk membersihkan input key (number indicator)
q.    Input key strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di copy.
r.    Copy stop key, tombol untuk menghentikan pengkopian.
s.    Copy start key, tombol untuk memulai pengkopian.
t.    Interapt key, tombol untuk menghentikan fotocopy yang sifatnya sementara (interupsi)
u.    Ready indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari mesin fotocopy untuk dioperasikan.
e.    Mesin Thermocopier
Pada mesin thermocopier, terdapat bagian – bagian sebagai berikut:
a.    Tempat pamasukan berupa lubang yang berfungsi sebagai tempat memasukkan master thermal unit beserta original. Melalui lubang ini, master thermal unit beserta original secara otomatis lewat tempat pemasukan penyinaran (exposure opening) bila mesin dihidupkan (ON)
b.    Tutup rol penyinaran, berfungsi untuk menutup roll penyinaran dan mudah dibuka untuk membersihkan glass roller tersebut.
c.    Tombol ON-OFF, berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
d.    Tombol pengatur kecepatan, berupa tombol yang dapat diputar dilengkapi dengan jarum untuk menunjukkan angka yang dikehendaki. Bila jarum diputar menunjukkan angka rendah, berarti mengcopy dengan lambat untuk membuat master spirit duplikator. Jika jarum menunjukkan tengah – tengah, berarti mengcopy dengan kecepatan sedang untuk membuat transparasi. Jika jarum menunjukkan angka tinggi, berarti mengcopy dengan kecepatan tinggi untuk melaminasi.
e.    Tempat pengeluaran, berupa lubang dibagian belakang (rex rotary) atau dibagian depan bawah (3M) sebagai tempat keluarnya hasil copyan (master unit dan original)
f.    Roll kaca dan lampu, terdapat di bagian dalam yang berfungsi untuk menarik kertas dan proses penyinaran.

f.    Mesin Offset
Di bawah ini akan dijelaskan bagian – bagian mesin cetak offset sedang, merk Rex Rotary, type 1602S.
1.)    Sakelar listrik (power switch)
Sakelar ini berupa tombol dengan tanda ON/OFF dilengkapi dengan lampu yang menyala jika ditekan (ON) yang menunjukkan ada hubungan dengan aliran listrik.
2.)    Tuas start (start lever)
Tuas start bertangkai merah, dipergunakan untuk memulai menjalankan mesin dan menghentikannya sekalian untuk menjalankan alat fixing guna memberikan fixer pada offset master kertas. Tuas ini dilengkapi dengan tanda – tanda :
•    R = Run
•    S = Start
•    SFF = Start and Fixing
3.)    Pengatur sentral (central control)
Pengatur sentral berada di bagian samping mesin, berguna untuk mengendalikan mesin pada tiap – tiap langkah pencetakan yang diperlukan dengan jalan menggeser ke tanda tertentu.
Pengatur sentral dilengkapi dengan tanda – tanda:
•    A : Dampening (pembersihan rol - rol)
•    B : Inking (penintaan)
•    C : Image transfer (pemindahan tulisan ke blanket (rubber blanket)
•    D : Paper feed
•    E : Netral
•    F : Blanket cleaning
4.)    Roda tangan (hand wheel)
Roda tangan berada di bagian samping berupa roda besar. Komponen ini dipergunakan untuk :
a.    Memasang master (plate)
b.    Mengatur rol – rol penarik kertas (pull ost rollers)
c.    Mengatur roda penata kertas (guide wheels)
d.    Mengatur posisi kertas sesuai dengan pembatas tepi pada papan penerima (receiving tray)
5.)    Penjepit master (master rall)
Penjepit master berfungsi untuk memegang master atau plate, baik yang berlubang maupun tanpa lubang. Penjepit ini dilengkapi dengan sekrup penyetel untuk meluruskan plate yang posisinya sengaja dibuat tidak lurus.
6.)    Tuas penjepit master (master rall lever)
Tuas penjepit master berupa tuas lengkung yang terbuat dari karet. Untuk memasang plate yang berlubang maka tuas ini digeser dalam posisi tegak, sedangkan untuk memasang plate tanpa lubang maka tuas ini digeser pada posisi datar.
7.)    Penata pemasukan master (master insertion guide)
Komponen ini berfungsi untuk memasukkan master atau plate yang tidak berlubang pada penjepit master.
8.)    Sakelar pelepas master (master ejection switch)
Sakelar ini tombol tekan bertanda garis lengkung dan garis penuh yang dilengkapi dengan lampu yang menyala kalau sedang ON.
Lampu menyala menunjukkan bahwa saat ini mesin sedang bekerja menggunakan master tidak berlubang. Setelah mencetak dengan jumlah yang telah ditentukan, master akan terlepas secara otomatis sebelum rubber blanket dibersihkan.
9.)    Unit pemasukan kertas (feet unit)
Mesin offset ini menggunakan sistem pemasukan kertas droug (friction) yang dilengkapi dengan roda kecil untuk menarik kertas. Tetapi ada juga mesin offset lain yang menggunakan sistem tiup sedot untuk memasukkan kertas yang akan dicetak.
10.    Tuas pemasukan pembantu (auxiliary feed lever)
Tuas ini berfungsi untuk memasukkan kertas dengan tangan pada waktu menyetel baki penampung kertas atau memasukkan kertas tambahan serta untuk mencetak percobaan.
11.    Tuas untuk menurunkan baki kertas (paper tray lowering lever)
Tuas ini terletak dibagian samping bawah tuas pemasukan pembantu (10). Bila ditekan, tuas ini akan menurunkan baki kertas ke posisi terbawah.
12.    Penata kertas kiri dan kanan (feed tray left hand and righthand fences)
Kedua penata kertas atau pembatas kertas ini dapat digeser ke kanan dan ke kiri. Namun terlebih dahulu harus mengendorkan sekrup pengunci masing – masing. Dengan penggeseran ini, posisi cetakan dapat diubah, baik ke kanan maupun ke kiri.untuk menentukan banyaknya penggeseran, pada baki pemasukan kertas terdapat skala yang sama dengan skala yang ada pada tutup plastik atas.
13.    Pembatas kertas belakang pada baki kertas (feet tray back fence)
Bagian ini dapat digeser ke kanan atau ke belakang menurut panjang kertas sesuai dengan kebutuhan. Pembatas belakang juga berfungsi sebagai tiang pemberat.
14.    Pemberat kertas (paper weight)
Pemberat kertas bagian bawah dilengkapi dengan karet yang mudah diganti. Pemberat kertas ini berfungsi untuk mengatur pemisahan.
15.    Penyetel batas tepi cetakan (side margin adjuster)
Dengan menggeser penyetel ini baki pemasukan kertas dengan tumpukan kertasnya dapat digerakkan ke tepi untuk mengatur posisi cetakan yang tepat. Penggeseran baki kertas ke kanan maupun ke kiri paling banyak 12 mm.
16.    Penyetel tingginya cetakan (height adjuster)
Komponen ini berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya cetakan. Perubahan dari posisi teratas sampai posisi terbawah berjarak 108 mm. Tombol penyetel ini dilengkapi dengan angka teratas 70 dan angka terbawah 38 sampai dengan 0 (70...0...38) yang menunjukkan perubahan dalam milimeter.


17.    Alat penghitung (counter)
Alat penghitung hasil cetakan terdiri atas 4 digit, yang dapat menghitung sampai 9999 lembar. Alat penghitung akan menghentikan pemasukan kertas secara otomatis bila cetakan yang diperlukan sudah tercapai.
18.    Penyetel ulang (reset lever)
Penyetel ulang berfungsi untuk mengembalikan alat penghitung pada nomor yang sama seperti yang disetel semula.
19.    Tuas pengunci alat penghitung (counter lock lever)
Tuas pengunci alat penghitung letaknya bersebelahan dengan tuas penyetel ulang. Tuas ini berfungsi untuk mengunci alat penghitung pada nomor yang hendak distel dan hanya dipergunakan jika menyetel dengan penghitung jumlah cetakan berlainan.
20.    Penutup atas (cover up)
Penutup ini terdiri atas tiga buah yang masing – masing dihubungkan dengan sakelar. Bila salah satu tutup terbuka, maka mesin akan mati. Maksudnya untuk menjamin silinder agar selalu terlindung pada waktu mesin berjalan. Untuk melanjutkan mesin kembali, maka semua penutup harus tertutup dan tuas start pada posisi OFF, kemudian mesin dijalankan dengan cara normal.
21.    Tuas pemutar roll tinta (ink fount foll lever)
Tuas ini dipergunakan untuk memutar roll tinta secara cepat dengan tangan pada waktu memasukkan tinta ke dalam kotak tinta (ink trough).
22.    Pengatur penjatahan tinta (ink quantity control)
Komponen ini dipergunakan untuk mengatur banyaknya tinta yang hendak diberikan padamaster atau plate. Pengatur penjatahan tinta dilengkapi dengan skala berwarna hitam. Bila ditarik keluar, berarti untuk menambah tinta, begitu sebaliknya.
23.    Pengatur penjatahan air (fountain quantity control)
Pengatur penjatahan air letaknya berdampingan dengan pengatur penjatahan tinta dan dilengkapi dengan skala berwarna hijau. Alat ini berfungsi untuk mengatur banyaknya air yang akan dipindahkan pada plate. Bila ditarik keluar, berarti untuk menambahkan air, begitu pula sebaliknya.
24.    Sekrup – sekrup pelat perataan tinta (ink doctor blade adjusting screws)


25.    Tuas penintaan (inking lever)
Dengan ditekan tuas ini akan berfungsi untuk memberikan tinta pada waktu menyiapkan mesin.
26.    Pengatur kecepatan (speed control)
Tombol ini bila diputar ke kanan akan menambah kecepatan cetak, begitu pula sebaliknya. Kecepatan normal ± 3600 lembar perjam dapat ditingkatkan menjadi 7.200 lembar.
27.    Pembatas belakang pada baki penampang (receiving tray back fence)
Pembatas ini berfungsi untuk menahan hasil cetakan supaya jatuh tertampung pada baki penampung dan dapat diatur sesuai dengan panjang kertas.
28.    Pembatas muka pada baki penampung (receiving tray front fence)
Pembatas ini berfungsi untuk menahan atau membatasi hasil cetakan pada bagian depan baki penampung. Pembatas depan ini dapat dilepas untuk mempermudah membersihkan silinder penekan (impression cylinder)
29.    Pembatas tepi kiri baki penampung dan pembatas kanan baki penampung (receiving tray left side guide and receiving tray right side guide)
Pembatas ini berfungsi sebagai pembatas tepi hasil cetak pada baki penampung. Dapat digeser ke kanan dan ke kiri sesuai dengan keperluan setelah terlebih daulu tuas yang berada di tepi masing – masing pembatas tepi ditekan.




C.    Spesifikasi Alat/Mesin yang dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen

Suatu ide atau informasi yang telah dihimpun dalam suatu tata aturan penulisan sehingga menjadi suatu naskah atau dokumen biasanya berwujud tulisan atau bentuk rekaman.
Untuk menyebarluaskan dokumen tertulis yang hanya akan disebarkan untuk beberapa orang saja, kita cukup membuat proses warkat tersebut dengan cara mengetik dengan rekaman karbon dan kita mengenalnya dengan istilah tembusan atau copy. Cara ini hanya memberikan salinan dalam jumlah sedikit. Bila salinan diperlukan dalam jumlah besar, maka digunakan proses pendiplikasian atau pengopian atau penggandaan.
Di zaman sekarang ini, perkantoran lebih terbantu dengan adanya komputer. Dengan memakai komputer, suatu kesalahan sangat mudah untuk dikoreksi. Dengan demikian, hasil cetaknya lebih bersih, rapid an dia mampu mensetak sama dengan jumlah yang banyak,
Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP.
Penduplikasian atau penggandaan berfungsi untuk menghasilkan surat edaran, daftar harga, laporan, formulir kantor dan sebagainya.

D.    Alat Penggandaan Dokumen yang sesuai Kebutuhan

a.    Dalam memilih peralatan pengganda dokumen, kita perlu memerhatikan beberapa hal berikut ini, antara lain :
1)    Jumlah penggandaan atau penggandaan yang diperlukan.
Proses yang berbeda menghasilkan jumlah salinan yang berbeda pula. Asalkan kebutuhan normal terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua masker atau lebih.
2)    Jenis dan kualitas kertas yang digunakan.
Beberapa proses memerlukan jenis kertas tertentu. Hal ini perlu dipertimbangkan dalam hubungannya dengan tujuan pembuatan salinan. Bila formulir kantor akan digandakan, kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
3)    Perlu tidaknya penduplikasian warna
Perlu juga dipertimbangkan karena warna kadang diperlukan. Misalnya untuk katalog, bagan, gambar, atau sketsa yang diduplikasi.
4)    Mesin digunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang luar biasa.
Bila volume penggandaan begitu besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

b. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut:
1.  Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik  dengan alkohol. Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil.
Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.
3.  Penggandaan dokumen dengan Duplicator Offset Litho
Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Penggandaan dokumen dengan Duplikator Typeset
Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.
5. Penggandaan dokumen dengan Mesin Scanner
Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table  atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara   elektronik.
6. Penggandaan dokumen dengan Mesin Fotocopy
Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan  rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya  bewarna hitam.
7.  Penggandaan dokumen dengan Alat pencetak (Printer)
Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.
8. Penggandaan dokumen dengan LCD atau Citra Elektronis
Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan. mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.