MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL RAPAT

Hasil keputusan rapat haruslah diketahui oleh para peserta rapat serta pihak-pihak lain yang memerlukannya. Setelah rapat selesei, tugas sekretaris selaku notulis dalam penyelenggaraan rapat adalah memperbaiki, mengolah, memproses, menggandakan dan mendistribusikan hasil pertemuan (notula rapat) kepada pihak-pihak yang berhak atau dianggap perlu membaca hasil tersebut.

 

ALAT DAN MESIN PENGGANDA

Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat jalannya rapat secara menual. Setelah rapat selesei, sekretaris memproses hasil pertemuan tersebut dengan mengetiknya menggunakan mesin tik atau computer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya akan diperbanyak dengan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Adapun macam-macam mesin pengganda adalah sebagai berikut :

1.             Mesin fotokopi

mesin fotokopi adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia atau muatan listrik statis.

2.                  Mesin risograph

Mesin risograph adalah mesin untuk membuat kopi untuk jumlah besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

3.                  Mesin stensil

Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil.

CARA PENGGANDAAN HASIL PERTEMUAN

Untuk menggandakan hasil pertemuan/rapat, seorang sekretaris dituntut dapat mengoperasikan mesin pengganda khususnya yang ada dikantornya. Mesin yang biasa dipergunakan untuk memperbanyak atau menggandakan dokumen adalah mesin fotokopi.

Proses fotokopi dimulai saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna. Untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin fotokopi sebagai berikut :

a.              Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikopi.

b.             Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan pada bagian ini. Pada bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisis tengah.

c.              Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah di kopi.

d.             Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk menghidupkan dan mematikan mesin.         

e. Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat panampung hasil penggandaan.

f.              Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung dan service mesin.

g.             Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Bagian ini berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas kopi satu per satu.

h.             Baki kertas (cassette). Bagian ini merupakan papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti A4, A3, B4 dan B5.

Adapun cara pengoperasian mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut

      i.          Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.

    ii.          Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat ditengah.

  iii.          Tekan tombol pengatur hasil fotokopi.

  iv.          Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.

    v.          Tekan tombol cetak atau start.

  vi.          jika sudah selesei tekan tombol off.

 CARA PENGIRIMAN/PENDISTRIBUSIAN HASIL PERTEMUAN

Hasil pertemuan yang telah diperbanyak lalu didistribusikan kepada para peserta rapat yang hadir maupun yang tidak hadir. Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan ini

dikelompokkan sebagai berikut :

1.             Intern

Cara pendistribusian dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.

2.             Ekstern

Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu. Alat bantu tersebut antara lain :

a.             Faksimile

Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim, menerima berita dan gambar melalui telefoto ke berbagai tempat dalam waktu yang relatif singkat. Ada pun langkah-langkah dalam mengirimkan hasil pertemuan/rapat melalui faksimile adalah sebagai berikut :

1.             Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis dengan tangan atau diketik (dengan mesin ketik/komputer) pada kertas biasa.

2.             Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pegiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.

3.             Tekan tombol quality samapai pada layar tertulis standard, fine atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.

4.             Tekan tombol monitor.

5.             Tekan nomor faksimile yang dituju.

6.             Tekan tombol start/copy.

7.             Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melaui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.

8.             Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.

b.             E-mail

Pengiriman hasil pertemuan/rapat juga dapat melalui e-mail. Ada pun langkah-langkah pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-mail adalah sebgai berikut :

1.             Buka situs webside, misalnya http://www.yahoo.com.

2.             Klik menu mail.

3.             Isikan Yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in.

4.             Klik menu new, kemudian pilih e-mail message.

5.             Selanjutnya akan muncul lembar kerja :

a.               Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom to.

b.             Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom subject.

c.              Tulis berita/surat pengantar pada lembar yang kosong.

d.             Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat.

e.              Cari file dokumen hasil rapat.

f.             

Setelah proses attachment selesei, klik menu send.

c.              Pos

Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos dapat dilakukan dengan cara berikut ini :

1.             Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.

2.             Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan.

Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ektern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikiri