Lingkup manajemen perkantoran

1.     PENGERTIAN DAN LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tjuan - tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

Dari definisi diatas bahwa jelaskan bahwa manajemen perkantoran adalah fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktifitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat-sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung  satu sama lain.

            Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktifitas sebagai berikut:

a.      Manajemen dan pengarahan (Evans)

b.      Tata penyelenggaraan (Grager)

c.       Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell dan Robinson)

d.      Manajemen (Littlefield dan Peterson)

e.      Pengawasan (Neuner dan Haynes)

f.        Pengendalian dan pengarahan (Nourse)

g.      Pengarahan dan pengawasan (Robinson)

h.      Pengarahan (Spriegel dan Davis)

i.        Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta penggerakan (Terry).

            Dengan demkian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaiaan aktifitas perencanaan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai penyelenggaraan secara tertib suatu hal.

            Edwin Robinson (Busines Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran, masih ada empat faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran yaitu:

a.      Pegawai perkantoran,

b.      Material-perlengkapan,

c.       Persyaratan, dan

d.      Metode dari office work,

Menurut John H. MacDonald (Office Manajemen, 1947), fungsi office manajemen bertalian dengan enam hal sebagai berikut:

a.      Kepegawaian perkantoran (office personel)

b.      Metode perkantoran (office methods)

c.       Perlengkapan perkantoran (office methods)

d.      Faktor-faktor fisis dalam kantor (physical factors)

e.      Biaya perkantoran (office costs)

f.        Haluan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja manajemen perkantoran telah disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam sembilan bidang dengan lebih daripada seratus hal sebagai berikut:

                    I.            Office Space                                               ( ruang perkantoran )

Space forecasting                                      ( perkiraan kebutuhan ruang)

Space allotment                                         ( penjatahan ruang )

Office layouts                                             ( tataruang perkantoran )

Heating and ventilating                             (pemanasan, peredaran udara)

Air conditioning                                         ( pendinginan udara )

Acoustics                                                    ( pantulan suara )

Painting                                                      ( lukisan )

Service facilities                                         ( fasilitas kebersihan )

Assembly rooms                                         ( ruang pertemuan )

Safety factors                                             ( faktor keselamatan )

Moving office                                             ( memindahkan kantor )

Alterations                                                 ( perubahan-perubahan )

Maintenance                                              ( pemeliharaan )

                  II.            Comunications                                           ( komunikasi )

Mailing                                                       ( pengiriman surat )

Messenger service                                     ( pelayanan pesuruh )

Pneumatic tubes                                        ( pipa hantaran )

Telephones                                                 ( telepon )

Wiring layout                                             ( susunan kabel )

Telephone dictation                                   ( pendiktean telepon )

Interoffice telephone system                     ( sistem telepon antar kantor )

Telegraph and cabel service                     (telegraf dan pelayanan kawat)

Bulletin board                                            ( papan pengumuman )

Reception service                                      ( pelayanan terima tamu )

                III.            Office personnel                                        ( kepegawaian perkantoran )

Selection                                                    ( pemilihan )

Orientation                                                ( perkenalan )

Training                                                      ( latihan )

Promotion                                                  ( promosi )

Testing                                                       ( pengujian )

Turnover                                                    ( pergantian )

Suggestion system                                     ( sistem saran )

Pooling employess                                     ( pengerahan pegawai )

Tardiness                                                    ( keterlambatan )

Absenteeism                                              ( persoalan mangkir )

Departure interview                                  ( wawancara pemberhentian )

Lunchroom fasilities                                  ( fasilitas ruang makan siang )

Morale                                                       ( semangat kerjasama )

Discipline                                                   ( disiplin )

Retirement                                                 ( pensiun )

Rating                                                         ( penilaian )

Grievances                                                 ( pengaduan )

               IV.            Furniture and equipment                          (perabotan dan perlengkapan)

Desk                                                           ( meja kerja )

Chairs                                                         ( kursi )

Tables                                                         ( meja )

Filing equipment                                        ( perlengkapan arsip )

Vaults and safes                                         ( ruang dan peti besi )

Functional furniture                                   ( perabotan fungsional )

Warehousing furniture                              ( perabotan gudang )

Maentenance and repair                           ( pemeliharaan dan perbaikan )

Reference equipment                                ( perlengkapan acuan )

Supply cabinets and shelving                     ( lemari perbekalan dan rak)

Clothing racks                                            ( cagak pakaian )

Library furniture                                        ( perabotan perpustakaan )

Evaluation of new equipment                    ( penilaian perlengkapan baru )

                 V.            Appliances and machines                          ( peralatan dan mesin )

Typewriters                                                ( mesin tik )

Adding machines                                       ( mesin tambah )

Billing machines                                        ( mesin faktur )

Bookkeeping machines                              ( mesin pembukuan )

Calculating machines                                ( mesin hitung )

Dictating equipment                                  ( perlengkapan dikte )

Mailing equipment                                    ( perlengkapan kirim surat )

Visible appliance                                        ( peralatan terlihat )

                                                                  

               VI.            Supplies and stanionery                            (perbekalan & keperluan tulis)

Stationary items                                         (barang keperluan tulis)

Letterheads                                                ( kertas surat )

Forms                                                         ( formulir )

Janitorial supplies                                      ( perbekalan kebersiahan )

Reproduction supplies                               ( perbekalan penggandaan )

Evaluating of new supplies                        ( penilaian perbekalan baru )

             VII.            Methods                                                     ( metode )

Data processing                                         (pengolahan keterangan )

Office survey                                              ( penyelidikan perkantoran )

Measurement of clerical output               ( pengukuran hasil kerja tulis )

Sceduling of routines                                 ( penjadwalan prosedur tulis )

Charting procedures                                  ( prosedur pembaganan )

Use of films                                                ( pemakaian film )

Statistical analysis                                      ( analisis statistik )

           VIII.            Records                                                      ( warkat )

Form coordination                                     ( pengkoordinasian formulir )

Form design                                               ( perencanaan formulir )

Correspondence service                            ( pelayanan surat-menyurat )

Form letters                                               ( pola surat )

Letterwriting reviews                                ( peninjauan surat-menyurat )

Typing pools                                               ( ruang terpusatkan kerja tik )

Reporting methods                                    ( metode pelaporan )

Surveys                                                       ( penyelidikan )

Disposal of record                                      ( penyingkiran warkat )

Microfilming                                              ( pembuatan film kecil )

Retention schedules                                   ( jadwal penyimpanan )

Archival practices and storage                  ( praktek kearsipan )

                IX.            Executive controls                                     ( kontrol pejabat pimpinan )

Organization planning                               ( perencanaan organisasi )

Centralization or decentralization             ( pemusatan layanan )

Budgetary planning                                   ( perencanaan anggaran )

Forecasting                                                ( penaksiran )

Instruction manual                                     ( buku petunjuk kerja )

Conferences                                               ( konferensi )

Replacement training                                ( latihan pemindahan tugas )

Job analysis                                                ( analisis tugas pekerjaan )

Salary standardization                               ( pembakuan gaji )

Dari perincian diatas ternyata cukup luas ruang lingkup bidang kerja manajemen perkantoran yang perlu dipikul oleh seorang petugas atau satuan organisasinya.

2.     SYARAT DAN TUGAS MANAJER KANTOR

Kini umumnya diakui bahwa seorang manajer administratif bukan lagi sekedar pimpinan dari para juru tulis dikantor, melainkan seorang pejabat yang berkedudukan sebagai anggota penuh dari pimpinan organisasi. Peranannya adalah sama pentingnya seperti pejabat-pejabat pimpinan dalam berbagai bidang kerja lainnya seperti manajer produksi atau manajer keuangan. Seperti halnya manajer bidang lainnya, manajer administratif juga harus menunaikan tugasnyadengan mencapai efisiensi.

Biaya perkantoran tampaknya senantiasa meningkat dari waktu kewaktu, misal saja untuk pembelian perlengkapan teknologi informasi yang makin rumit dan makin mahal. Oleh karena itu, efisiensi perkantoran perlu senantiasa ditingkatkan dan fungsi pelayanan perkantoran harus menyumbang pada efektifitas menyeluruh dari sesuatu organisasi dalam mencapi tujuannya.

Ruang lingkup tugas setiap manajer administratif tidak hanya menyangkut rangkaian aktifitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktifitas menyusun rencana. Aktivitas ini merupakan perencanaan perkantoran, yang meliputi segenap sistem perkantoran dengan berbagai prosedurnya. Sistem perkantoran harus direncanakan secara teliti untuk tercapainya efisiensi teknis dan penghematan biaya dalam pekerjaan. Untuk mencapai efisiensi itu sistem perkantoran perlu dirancang sederhana agar mudah dimengerti dan dilaksanakan.

            Tugas setiap manajer perkantoran atau manajer administratif berhubungan pula dengan aktifitas para pegawai bawahannya  dan rekan sekantor yang perlu diatur dan disusun sebaik-baiknya. Ini merupakan organisasi perkantoran yang terutama menyangkut penggolongan pekerjaan dan pembagian tugas.

Berbagai pekerjaan yang perlu diatur dan disusun meliputi antara lain:

a.      Komunikasi

b.      Pelaporan

c.       Kearsipan

            Segenap pekerjaan itu perlu dikendalikan melalui kontrol perkantoran (office control) yang dikaitkan dengan perencanaan sistem perkantoran. Bila hasil kontrol tidak sesuai dengan ukuran yang telah direncanakan atau dirasa kurang memuaskan, perlu dilakukan langkah-langkah penyempurnaan yang biasa disebut office work simplification. Ini merupakan tugas manajer administratif yang bersangkut paut dengan metode.

            Selanjutnya tugas seorang manajer administratif juga berhubungan dengan kantor sebagai tempat pelaksanaan pekerjaan dengan perlengkapan sebagai sarana kelancaran kerja. Dengan demikian, hal tataruang perkantoran dan perlengkapan perkantoran merupakan unsur-unsur tak terpisahkan dari manajemen perkantoran.

            Setiap manajer administratif perlu pula memperhatikan perkembangan manajemen perkantoran dalam dunia modern sekarang, terutama segi-segi yang berhubungan dengan pendidikan dan latihan karena ia harus membimbing kemajuan dan kecakapan para pegawai bawahannya. Perkembangan manajemen perkantoran itu termasuk dalam pengertian studi perkantoran. Dalam garis besarnya lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang di bawah ini, yaitu:

a.      Pekerjaan perkantoran pada umumnya

b.      Sistem perkantoran

c.       Organisasi perkantoran

d.      Komunikasi perkantoran

e.      Pelaporan manajerial

f.        Manajemen kearsipan

g.      Kontrol perkantoran

h.      Penyederhanaan pekerjaan perkantoran

i.        Tataruang perkantoran

j.        Perlengkapan perkantoran

k.       Studi perkantoran

Mengingat luasnya lingkupan tugas itu, maka persyaratan pokok bagi setiap manajer perkantoran modern pada dewasa ini juga menjadi makin berat. Syarat cukup pengalaman selama bertahun-tahun sebagai kepala kantor sudah tidak bisa memadai lagi. Pengalaman itu kini harus disertai dengan aneka persyaratan dan latihan, kemampuan, dan kepribadian tertentu. Prof. George Terry dari Amerika Serikat misalnya mendaftar tidak kuang dari 12 basic qualifications (kecakapan dasar) bagi seorang office manager seperti dibawah ini:

1.      Executive ability                                               (kemampuan pejabat pimpinan)

2.      A practical background                                    (suatu latar belakang praktek)

3.      Managerial training                                        (latihan manajerial)

4.      Ability to express oneself                                 (kemampuan mengungkapkan diri)

5.      An open attitude                                              (suatu sikap terbuka)

6.      Curiosity                                                           (keingintahuan)

7.      Creativeness                                                    (kreativitas)

8.      Sound judgement                                             (pertimbangan sehat)

9.      Sales ability                                                      (kemampuan menjual gagasan)

10.  Patience                                                           (kesabaran)

11.  Emotional control                                            (pengendalian emosi)

12.  Co-perativeness                                               (kemampuan kerja sama)

Seorang ahli dari inggris J. C. Denyer menyatakan bahwa seorang manajer perkantoran harus memiliki pendidikan dan latihan yang tepat maupun ciri-ciri perwatakan yang cocok dengan tugasnya. Selanjutnya harus memiliki kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan organisasi. Seorang manajer perkantoran harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya maupun menghargai segi-segi teknis administrasi yang terperinci.

            Mengenai kualitas kepribadian yang penting-penting ialah kegairahan (enthusiasm), ketulusan (sincerity), kebijaksanaan (tact), dan pengendalian diri (self-control). Tetapi kualitas yang terpenting kiranya ialah kepemimpinan (leadership), yakni kemampuan membangkitkan gairah, memberikan inspirasi, dan membimbing semua pegawai bawahan. Dengan kepemimpinan itu seorang manajer perkantoran dapat menghasilkan apa-apa yang terbaik dari orang-orangnya maupun membuat mereka bekerja sama sebagai sebuah kelompok yang terpadu dari pada perorangan sendiri-sendiri. Akhirnya Denyer sebagaimana Terry juga menegaskan executive ability sebagai persyaratan utama bagi setiap office manager di masa mendatang. Hal ini dinyatakan sebagai berikut:

 “ Men of greater executive ability will ni required to take charge of office management, and they will need to have wider education, particularly in the techniques of office management”

(Orang-orang dengan kemampuan pejabat pimpinan yang lebih besar akan diperlukan untuk memikul tanggung jawab manajemen perkantoran, dan mereka akan perlu memiliki pendidikan yang lebih luas, khususnya dengan teknik-teknik manajemen perkantoran)

Jadi, pada dewasa ini maupun di masa mendatang setiap manajer perkantoran bukanlah sekedar seorang kepala kantor, melainkan adalah suatu manajer administratif dengan kemampuan pejabat pimpinan yang besar.

Menurut Sheddy Nagara Tjandra, dalam bukunya kesekretarisan jilid 2 seorang manajer mempunyai tugas antara lain sebagai berikut:

1.        Pemahaman informasi :

a.      Proses memperolah informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain)

b.      Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dan kemampuan mengantisipasinya sekarang dan dimasa datang.

c.       Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern.

2.        Informasi mengenai kemampuan bekerja :

a.      Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran

b.      Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan

c.       Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan pelaksanaanya.

d.      Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja

e.      Kemampuan melakukan pencatatan dan menyusun laporan kerja

3.        Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar :

a.      Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan perusahaan

b.      Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan

c.       Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya

4.        Hasil Kerja :

a.      Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif

b.      Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja didalam tim

5.        Hubungan dengan para pekerja :

a.      Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan

b.      Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan

6.        Konteks pekerja lainnya :

a.      Loyalitas

b.      Disiplin

c.       Kemandirian

d.      Kepemimpinan dalam tim kerja

7.        Karakteristik jabatan, yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer seperti :

a.      Sertifikat

b.      tanggung jawab

c.       kontinuitas dalam bekerja penampilan sabagi eksekutif

d.      dan lain-lain.

Informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan manajerial seperti ketengahkan diatas, bukan criteria jabatan manajerial (bukanlah kategori yang mati) Karena pekerjaan atau jabatan tersebut bersifat kualitatif dan dinamis.

Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Sesuatunya yang berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan. Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli di bidangnya masih banyak jasa sekretaris yang membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan tetapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai hal yang amat pribadi sifatnya.

Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin atau insidental. Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu umum pimpinan adalah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab akan lancarnya pekerjaan kantor.

Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil keputusan, membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan secretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu umum. Akan tetapi sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi.