Mengumpulkan data atau informasi

·  PENGERTIAN DATA ATAU INFORMASI

1.       DATA

Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of  information’.   Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Jadi data dapat disimpulkan sebagai berikut ;

a.      Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face).

b.      Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces).

c.       Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan  kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat  tertentu.    

Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata  yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut  dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data.

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut :

Didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu.

Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

a.       Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk  memberikan besarnya komisi dan bonus.

b.       Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.

c.        Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol  persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

2.       INFORMASI

Informasi dapat didefenisikan  sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data,  data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data - item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata.  Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

Jadi pada  intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus, dikenal sebagai ‘raw material of  information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritra banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Jadi  Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Jadi  Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut.

Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini  disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).