1.
PEKERJAAN PERKANTORAN
Pengertian Pekerjaan Kantor
·
Arti
Bekerja
Secara harfiah, arti bekerja adalah
melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut
dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain,
sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus
ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang
pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau
metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seseorang pegaai kantor,
arti bekerja adalah suatu kegiatan / tugas dengan berpedoman pada prosedur yang
dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait
pada prosedur kerja.
·
Jenis-jenis
Pekerjaan Kantor
Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan
mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang
berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin - mesin
maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan
menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang
kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam
kelompok sebagai berikut:
i.
Mengumpulkan / meghimpun , yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana
diperlukan.
ii.
Mencatat, yaitu
kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan
teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya
langsung siap pakai.
iii.
Mengolah, yaitu
macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam
bentuk yang lebih berguna.
iv.
Menggandakan, yaitu
kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang
diperlukan.
v.
Menyimpan, yaitu
kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu
sehingga sistematis dan aman.
vi.
Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan
tugas - tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara
sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis - menulis, mengetik,
menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.
a) Pekerjaan Tulis-menulis
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun
sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan.
Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis
maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual
(hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta,
besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang
jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor.
Kantor yang besar dan luas jangkauannya
memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit
ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar,
agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar /
masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi
secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan
lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis - menulis
adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat
tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan.
b) Mengetik
Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan
juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota,
memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan
Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
1.
Menghemat
tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
2.
Mempercepat
pekerjaan itulis menulis.
3.
Tersedianya
arsip warkat yang teratur dan sah.
4.
Keseragaman
dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
5.
Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha
merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang
efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per
menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki
kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki
pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk
surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran
kertas.
c) Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak
berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap
organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab
setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang
masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan
uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.
Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti
sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada
pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan
untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah,
pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)
sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank,
sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri
dari:
1)
Balanja
pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
2)
Belanja
barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
3)
Biaya
transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan
sebagainya.
4)
Biaya
lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran,
biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut
harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.
Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian,
yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di
kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti
menerima tagihan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan
uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan,
membayar gaji, lembur dan sebagainya.
Buku-buku yang termasuk golongan buku harian
adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.
Bentuk masing-masing buku tersebut bervariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor
buku A tidak sama dengan bentuk buku kas
dikantor
B. Berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku kas.
Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang
memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat
pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :
Sisi
Debet di bagi atas :
-
lajur
tanggal
-
lajur
uraian penerimaan
-
lajur
jumlah uang yang diterima
Sisi
Kredit dibagi atas :
-
lajur
tanggal
-
lajur
uraian pengeluaran
-
lajur
jumlah
Menutup
dan membukua kembali buku kas :
1)
Menutup
buku kas dilakukan tiap akhir bulan.
2)
Jumlahkan
dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.
3)
Jika
jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada
kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.
4)
Lajur
jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua
tersebut harus terletak pada satu garis lurus.
5)
Buku
kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan
saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada
kolom Debet.
d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus
dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta
adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula
bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai,
pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat,
tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah
analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara, antaranya
dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
Jadwal merupakan perencanaan terhadap
penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga
diartikan sebagai pembagian serangkaian pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal
yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan
khusus digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai
kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin.
Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi
mungkin saja format jadwal pada kantor A
berbeda dengan format kantor B.
·
Peranan
pekerjaan kantor
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS
Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian
atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena
fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang
pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan
secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian
diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
1.
Bantuan
bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi.
Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2.
Pelayanan
bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan
yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang
sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok
kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan
yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila
mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau
keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat
pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat
ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasrkan
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna
membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan
organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan
orgasasi sebagai suatu keseluruhan.
·
Ciri-ciri
pekerjaan kantor
1. Bersifat pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan
kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok
kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa
pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi
memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L.
Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan
organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada
bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak
langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau
lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan
tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil
melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merambat segenap bagian organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat
pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke
segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang
yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi
tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan
itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan
dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya)
sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk
menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon
dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan
yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai
mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula
mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari
ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas,
memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu
fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi
bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas
manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit)
pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan.
·
Perincian
pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas
manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis
kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor.
Menurut
leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor dapat
diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan
mengirimkan dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan
perhitungan yang belum selesai
5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan
menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan
alat (duplicating and addressing work )
7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon,
menerima tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving
visitors, messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk
menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
9. Surat menyurat, mendikte, mengetik
10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika
Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor.
Hasil
penyelidikan menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam
kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase
sebagai berikut :
1. Mengetik
( typing ) = 24,6%
2.
Menghitung ( calculating) = 19,5%
3. Memeriksa
( checking ) =12,3%
4. Menyimpan
warkat ( filling ) = 10,2%
5. Menelpon
( telephoning ) = 8,8%
6.
Menggandakan ( duplicating) = 6,4%
7. Mengirim
surat ( mailing ) = 5,5%
8. Lain-lain
= 12,5%
________________________
Jumlah =100%
Berdasarkan
penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penulis
menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta
hasil yang diperoleh,sbb :
1. pekerjaan senyatanya, diantara lain
meliputi :
- Mengetik -
Menyalin
- Menghitung
- Memilah-milah ( sortir )
- Memeriksa
- Melekatkan
- Menstensil
- Menandai
-
Membubuhkan cap / stempel - Menyampul
- Menelepon
- Membagi- bagi
2. Bahan baku
Bahan
baku yang tidak lazim digunakan delam pekerjaan kantor adalah :
- Abjad /
huruf - Tanda baca
- Angka -
Tanda hitunng, dan
- Garis -
Tulisan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar