Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami dan mampu mengelola Kas Kecil secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan peranan kas kecil di perusahaan,
(2) mendefinisikan kas kecil; (3) Tugas sekretari dalam kas kecil, (4) mengelola kas kecil
A. Dana Kas Kecil
gar dapat diawasi dengan baik, semua penerimaan uang dalam sebuah perusahaan langsung
disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan check. Dalam praktik tidak semua
pengeluaran uang dapat dilakukan dengan check. Pengeluaran dalam jumlah kecil sperti ongkos taksi,
membeli gula, kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan check karena tidak praktis.
Untuk mengatasi hal demikian maka perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut
dana kas kecil yang dipegang oleh seseorang yang ditunjuk sebagai kasir. Jenis dan jumah pengeluaran
uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dan kas kecil. Jika dana kas kecil telah menyusut
jumlah minimum tertentu, kasir/sekretaris pemegang kas mengajukan permintaan penggantian. Walaupun
belum sampai pada batas minimum, tiap akhir bulan kasir/sekretaris pemegang kas kecil harus membuat
pertanggungjawaban pengeluaran uang dari dana kas kecil yang dikelolanya. Perlu diingat bahwa
penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil, sumber satu-satunya
kas kecil adalah dari bank.
B. Pengertian Kas dan Kas Kecil
as adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai
kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank
yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.
Yang termasuk kas :
Uang kertas dan logam
Check dan bilyet giro
Simpanan di bank dalam bentuk giro
Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan
pengguna
Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di
bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran
lebih dulu di bank pembuat.
Yang tidak termasuk kas :
Past dated check (cek mundur)
Certificate of deposito (deposito berjangka)
Notes (wesel/promes)
Marketable securities (surat-surat berharga)
Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran
deviden, pelunasan pinjaman obligasi.
Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
Penggunaannya bersifat bebas
Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya
Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas
pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil.
Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil,
misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan
semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang,
biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.
C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil
Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan
untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi,
parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan
sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris
adalah :
1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat
catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban
keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2. Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang
disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat
dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya
bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty
cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan
pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti
kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.
Contoh bukti pengeluaran kas kecil :
Bukti Kas Kecil
No. : 001
Dibayarkan kepada : Toko Tjandra 2
September 2002
Keterangan : Jumlah :
Pembelian alat-alat tulis
Rp 250.000,00
(kwitansi terlampir)
Total Rp 250.000,00
Disetujui oleh : Sabrina Diterima oleh : Olivia
4. Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya
rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam
sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan
besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang
menyangkut kas kecil.
Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian
kanan kredit/pengeluaran).
5. Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang
dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan
515 (transport) terdiri dari :
Tanggal Nomor Bukti Dibayarkan kepada/penjelasan Jumlah
2002
4/9
5/9
6/9
003
005
006
Bani, transport
Bani, transport
Bani, transport
Rp 15.000
Rp 20.000
Rp 25.000
Rp 60.000
Pertanyaan dan praktik:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan dana kas kecil ?
2. Apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest system) ?
3. Jelaskan bagaimana dana kas kecil dipertanggungjawabakan !
4. Pengeluaran-pengeluran melalui dana kas kecil yag dipertanggung jawabkan adalah
sebagai berikut :
Transport Rp 60.000,00
Perlengkapan kantor Rp 250.000,00
Pengiriman Barang Rp 550.000,00
Kas bon belum dipertanggung Rp 750.000,00
jawabkan
Dana kas kecil ditetapkan Rp 5.000.000,00 Nilai check yang ditulis untuk
menggantikan pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah Rp ………
5. Pertanggung jawaban kas kecil harus dilakukan …………
6. Pada tanggal 2 September sebuah perusahaan membentuk sebuah dana kas kecil menurut
sistem dana tetap sebesar Rp 3.000.000,00. Selama periode tersebut terjadi pengeluaran
sebagai berikut :
September 4 . Toko Tjandra, alat-alat tulis Rp 250.000,00
4. Kafetaria SMK 1, makanan dan minuman Rp 450.000,00
4. Bani, transport Rp 15.000,00
5. Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 150.000,00
5. Bani, transport Rp 20.000,00
6. Bani, transport Rp 25.000,00
6. Warung Kita, kertas HVS 5 rim Rp 125.000,00
6. Sun Kafetaria, snak dan minuman Rp 250.000,00
7. Restoran Sen Rp 300.000,00
7. Toko Subur Makmur Rp 100.000,00
10 Restoran Sen Rp 350.000,00
20 Toko Sukur, kain pel dll. Rp 50.000,00
Contoh buku kas kecil :
BUKU KAS KECIL
Periode : 2 – 20 September 2006
Tanggal Nomor
Bukti
Dibayarkan
kepada/Penjelasan
Kode
Perkiraan
Jumlah Saldo
Hari ini
2006
2/9 7663 Pembentukan dana kas kecil - - Rp 3.000.000
4/9 001 Toko Tjandra, alat-alat tulis 516 Rp 250.000 2.750.000
002 Kafetaria SMK 1, makan minum 518 450.000 2.300.000
003 Bani, transport 515 15.000 2.285.000
5/9 004 Koperasi SMK 1, keperluan 517 150.000 2.135.000
hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
Ilmu Sekretari 4
kantor
005 Bani, transport 515 20.000 2.115.000
6/9 006 Bani, transport 515 25.000 2.090.000
007 Warung kita, kertas HVS 516 125.000 1.965.000
008 Sun Kafetaria, Snack minuman 518 250.000 1.715.000
7/9 009 Restoran Sen 518 300.000 1.415.000
010 Toko Subur Makmur, keperluan
kantor
517 100.000 1.315.000
10/9 011 Restoran Sen 518 350.000 965.000
20/9 012 Toko Sukur, kain pel dll. 517 50.000 915.000
Jumlah pengeluaran (diganti dengan cek No. 75664
Sisa uang kas yang ada saat ini
Saldo kas kecil periode yang akan datang
Rp 2.085.000
915.000
3.000.000
XXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX
Rekapitulasi :
No. Perk. Nama Perkiraan Jumlah
515 Transport Rp 60.000
516 Perlengkapan Rp 375.000
517 Keperluan kantor Rp 300.000
518 Makan dan minum Rp 1.350.000
Total Rp 2.085.000
Disusun oleh : Erni Januar P.
Diperiksa oleh : Devi Mufariha
Disetujui oleh : Mertilesi Y.
7. Paktik. Mengelola Kas Kecil (45 menit)
PT Mahakam Trade menyelenggarakan Kas Kecil dengan dana tetap Rp 10.000.000, per bulan.
Buatlah buku kas kecil dengan nomor bukti diatas kertas folio bergaris. Adapun transaksi periode
Oktober 2006 sebagai berikut :
1. Oktober 1, Saldo bulan September 2006 sebesar Rp 915.000,00
2. Oktober 1, Pengisian Kas Kecil bulan Oktober, sebesar Rp 2.085.000,00 No. Cek : 75664
3. Oktober 2, Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh karyawan Rp 500.000,00
4. Oktober 3, Dibayar keperluan supplies kantor :
4 rim kertas HVS Kuarto @ Rp 30.000,00
2 lusin Ballpen @ Rp 25.000,00
5. Oktober 4, Dibayar 5 buku Manajemen dan Bisnis Rp 175.000,00
6. Oktober 10, Dibayar Materai dan prangko Rp 50.000,00
7. Oktober 21, Dibayar konsumsi rapat kepala bagian Rp 200.000,00
8. Oktober 22, Dibayar biaya transportasi pimpinan ke Balikpapan dalam rangka Seminar di Hotel
Benakutai, Rp 750.000,00
9. Oktober 22, Dibayar :
3 kg gula pasir @ Rp 4000,00
Copy Nescafe Rp 35.000,00
5 Tissue @ Rp 12.000,00
Teh Hijau Rp 5.000,00
10. Oktober 23, Penyerahan kembali sisa uang yang telah diterimanya pada tanggal 22 Oktober
2002, Rp 555.000,00
11. Oktober 24, Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 300.000,00
12. Oktober 26, Transportasi dan ongkos main golf pimpinan Rp 500.000,00
13. Oktober 27, Trasportasi Saudara Bani Rp 50.000,00
14. Oktober 27, Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 45.000,00
15. Toko Makmur, dibayar keperluan alat-alat tulis Rp 100.550,00
BUKU KAS KECIL
Periode : ___________________
Tanggal No.
Bukti
Uraian Debet Kredit Saldo
Hari ini
1 2 3 4 5 6
Jumlah
Samarinda, ______________________
Disetujui oleh, Disusun oleh,
Mertilesi Y. ________________
Direktur Sekretaris
t-alig�$P f ' � an :9. Coba Kamu tambahkan 2 (dua) lagi tugas-tugas Sekretaris !
10. Ada istilah lain dari sekretaris seperti : penulis, panitera, carik, notulis.
Coba kamu cari arti dan penggunaan kata tersebut !
D. Persyaratan Menjadi Sekretaris
Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah
pendidikan Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan
Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat Ketrampilan
Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa
Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik
surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk
komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email
dsb.
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian
sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan
berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap
“psychologis’ terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan
kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan
tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada
perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang
berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan
orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan
sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow
through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
E. Penampilan Sekretaris
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang
sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan
sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara
terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun
kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara
lain :
Makan makanan yang cukup gizinya
Olah raga yang cukup
Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan
pemeriksaan terhadap pegawainya.
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong,
seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak
bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan
kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah
usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan
menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi
wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara
melakukan peeling dan masker atau luluran.
c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih
kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak
tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah
dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi
cantik menawan.
3. Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi
sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan
mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh
karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai
sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian
dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit
sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka
seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan
cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan
nylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar