Oleh : DANANG
E-mail: danangbinsukamat@gail.com
Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami dan dapat berkomunikasi melalui telepon secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan pentingnya telepon sebagai alat
komunikasi; (2) menyebutkan bagian-bagian telepon dan hal-hal penting yang berkaitan dengan telepon; (3)
menentukan etiket bertelpon; (4) bertelepon baik bahasa Indonesia maupun Inggris secara profesional
A. Pendahuluan
Alat komunikasi jarak jauh telah mengalami revolusi dari jaman ke jaman. Mula-mula Kentongan, adalah
salah satu alat komunikasi tradisional paling kuno yang masih digunakan di Indonesia. Menghasilkan bunyibunyian
yang merupakan tanda serta dikirim secara beranting. Makna dari bunyi atau tanda yang dihasilkannya
berbeda di setiap daerah. Hingga kini, kentongan masih digunakan masayarakat daerah di tanah air. Ini
melambangkan kebutuhan manusia untuk saling berhubungan antar sesamanya.
Gong, seperti di sebagian besar negara Asia, di Indonesia suara
gema yang menandakan dimulainya suatu upacara atau acara khusus, atau
mengiringi penyambutan tokoh-tokoh penting. Gong masih sering digunakan
pada upacara-upacara tradisional di Indonesia.
Tifa, adalah alat komunikasi tradisional dari Irian Jaya. Biasanya
digunakan pada saat upacara ritual atau tradisional serta acara-acara
lainnya.
Lokan, adalah alat musik tiup yang digunakan untuk mengirim
pesan dan sinyal.
Telepon Lokal Baterai (LB) sistem dinding adalah cikal bakal sistem
telepon modern di Indonesia. Sangat langka, mahal dan penggunannya
terbatas pada kelompok masyarakat tertentu dan perorangan. Telepon LB
dihubungkan ke papan catu telepon manual dan panggilan disambungkan
oleh operator.
Telex, sebelum adanya mesin faksimili, mesin teleks adalah salah
satu perangkat komunikasi terpenting yang digunakan untuk mengirim pesan panjang kemanapun di dunia. Saat
ini mesin teleks masih digunakan di beberapa kantor modern. Surat kabar mendapatkan berita-berita hampir dari
seluruh dunia melalui kehandalan mesin teleks.
Fax, penciptaan dan distribusi mesin faksimili pada penggunannya menciptakan revolusi tersendiri di
dunia industri telekomunikasi. Berbeda dengan mesin pendahulunya, teleks yang hanya bisa mengirim dan
menerima materi tulisan, mesin faksimili mempunyai kemampuan mengirim dan menerima materi grafis, foto dan
tulisan. Selain mengurangi kebutuhan akan kurir, mesin faksimili juga melancarkan arus informasi antara
pengirim dan penerima.
Telepon genggam (Hand Phone), kemunculan eksekutif muda di tahun 80-an ditandai dengan hadirnya
suatu peralatan pelengkap kegemaran mereka telepon seluler atau telepon genggam. Tak seorang eksekutif
muda pun yang tampak di
perkantoran di seluruh dunia tidak membawa telepon genggam. Meski demikian, telepon genggan bukanlah
perhiasan belaka, namun merupakan kebutuhan. Orang menggunakannya untuk berkomunikasi dari mana saja
trotoar, restoran yang ramai, kendaraan yang sedang melaju bahkan dari negara lain.
Sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk menggunakan sarana komunikasi sebaik mungkin, agar
dapat membantu organisasi/perusahaan untuk mendapatkan keuntungan.
B. Telepon (Telephone)
Menurut PT Telkom telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan
berita dengan percakapan.
Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).
Praktik Komunikasi Melalui Telepon Oleh Yn. Valah
Bagian-bagian Telepon
Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1. Penggunaan Buku Petunjuk Telepon
Sekretaris haris dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamnya, seperti tarif dan
biaya telepon , nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow
pages) dan lain-lain.
2. Tata Cara Interlokal
Bagi kota-kota yang telah mendapat pelayanan SLJJ tata caranya sebagai berikut :
a. Putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b. Putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan untuk kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya
sebagai berikut :
c. Putar nomor 100
d. Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e. Nama kantor kita
f. Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil
g. Nama kantor/orang yang dipanggil, dan
h. Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera
3. Tatacara SLI (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negeri tanpa melalui operator. Caranya misalnya dari Indonesia : 001 + Kode
Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon Internasional melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya
sama dengan permintaan hubungan Internasional.
4. Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon.
Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a. hubungi operator
b. beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c. tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk
meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5. Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor
telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.
C. Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik.
Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang
sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal
berikut :
• Melatih suaranya agar enak di dengar
• Suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• Ucapan yang jelas
• Perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelepon yang perlu diperhatikan oleh sekretaris, yaitu :
1. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
1. Pesawat (rumah telepon)
2. Roda pilih (dial) atau tombol pilih (button)
3. Penahan pemilih (hanya terdapat pada model
roda pilih/dial)
4. Kontak kait telepon (kait sakelar telepon)
5. Gagang telepon (handset)
6. Roset (kotak kecil yang menempel di tembok)
Praktik Komunikasi Melalui Telepon Oleh Yn. Valah
2. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon Anda
3. Suara Anda mewakili suara pimpinan , sikap Anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan Anda.
4. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau Anda yakin pengamanannya
sempurna
5. Pembicaraan telepon jangan keras, nanti menggangu rekan kerja Anda. Tapi harus ringkas dan terbatas
soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya
7. Diwaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ketiga
8. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi
siapa yang pun yang ikut mendengar.
9. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan.
10. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11. Pakailah nama pembicara : “Selamat pagi, Bapak Falah …”
12. Bertanya yang baik: “Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara ?”, jangan :”ini siapa?”.
13. Jika pimpinan tidak ada anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana
pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu)
14. Kita menjanjikan pimpinan akan menelpon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon
pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan
memungkinkan
15. Jangan berkata :”tunggu sebentar”, atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau
menunggu sementara, tawarkan untuk menelpon kembali.
16. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia. “Selamat pagi
Pak Falah, terima kasih” atau “Senang berbicara dengan Bapak, terima kasih”. Tunggu pembicara
mengucapkan “sampai bertemu lagi” lalu letakkan telepon perlahan-lahan.
Tata Cara menangani telepon masuk
a. Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat
Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT
Mahakam Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek
kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Tata Cara menangani telepon keluar
a. Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan
dengan buku telepon.
b. Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
c. Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf
d. Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan
maksud menelepon
e. Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan “Lembar Pesan
Telepon /Tamu”. Hal-hal yang perlu dilakukan yaitu :
1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan,
dan tempat janji temu
2. Setelah mengisi “Lembar Pesan Telepon/Tamu”, sekretaris harus
meletakkannya ditempat yang langsung dapat dilihat oleh pimpinan
3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera
buat penegasan kepada sipenelepon
4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat
Praktik Komunikasi Melalui Telepon Oleh Yn. Valah
perjanjian tersebut pada tanggalan meja (desk calender) pimpinan dan
tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calender,
yaitu :
a. nama tamu
b. nama kantor/perusahaan
c. masalah yang akan dibicarakan
d. tempat/tempat dimana pertemuan akan berlangsung
Block Note
BLOCK NOTE TANGGAL
Desk Calender
21
September
2009
Lembar Pesan Telepon/Tamu :
PT Mahakam Trade
Jl. Dr. Soetomo 105 Telp. (0541) 741995 Facs. (0541) 741995
Samarinda
LEMBAR PESAN TELEPON/TAMU
Kepada : Tanggal :
Jam :
Ditelpon : Dikunjungi : Penting :
Oleh :
Perusahaan : _____________________________________________
Alamat/No. Tilpun : _____________________________________________
Akan menelpon : Minta Ditelpon : Minta Janji :
Isi Pesan :
Diterima oleh :
[Ke halaman 5]
eft sty�&! t x � eft'> menggandakan warkat mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen
2. menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari
kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3. menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :
menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin
4. menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5. mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6. mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7. mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8. mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9. mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10. menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11. menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau
bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya
12. menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi
kelancaran tugas.
13. mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14. membuat laporan, menyusun data dan statistik
15. menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16. mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier
dan organisasi
17. mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta
keluarga pimpinan.
18. mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.
19. menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi
20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan
© Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
Ilmu Sekretari
5
Pertanyaan :
9. Coba Kamu tambahkan 2 (dua) lagi tugas-tugas Sekretaris !
10. Ada istilah lain dari sekretaris seperti : penulis, panitera, carik, notulis.
Coba kamu cari arti dan penggunaan kata tersebut !
D. Persyaratan Menjadi Sekretaris
Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah
pendidikan Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan
Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat Ketrampilan
Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa
Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik
surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk
komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email
dsb.
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian
sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan
berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap
“psychologis’ terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan
kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan
tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada
perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang
berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan
orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan
sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow
through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
E. Penampilan Sekretaris
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang
sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan
sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara
terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun
kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara
lain :
© Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
Ilmu Sekretari
6
Makan makanan yang cukup gizinya
Olah raga yang cukup
Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan
pemeriksaan terhadap pegawainya.
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong,
seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak
bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan
kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah
usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan
menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi
wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara
melakukan peeling dan masker atau luluran.
c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih
kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak
tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah
dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi
cantik menawan.
3. Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi
sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan
mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh
karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai
sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian
dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit
sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka
seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan
cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan
nylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).
[Ke Halaman 7]
banyak juga ya tahapan tahapannya dan cara2 menggunakannya
BalasHapus