mengatur jadwal pimpinan

Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami dan mengatur kegiatan
pimpinan secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan
pentingnya pimpinan dibuatkan jadwal kegiatan; (2) mempersiapkan jadwal
kegiatan pimpinan


Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan
pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor
yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin
mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin
mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu
Sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan
menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan : urutan surat
masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar tertib kegiatan pimpinan buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu,
misalnya harian, mingguan dan bulanan.

Praktik :
Hari ini, Senin 21 Oktober 2006 Terdapat beberapa tugas dan acara yang akan dikerjakan oleh
pimpinan. Aturlah kegiatan pimpinan tersebut dalam Agenda kerja pimpinan (Jadwal Kegiatan
Pimpinan) selama satu minggu pada formulir yang telah disediakan :
1.  Senin, 21 Oktober 2006 , pukul 8.00-09.30 rapat staf  di ruangan pimpinan
2.  Senin, 21 Oktober 2006 , pukul10.00 – 12.00, menerima tamu Ibu Dwi Puspita untuk
membicarakan kontrak kerjasama.
3.  Senin, 21 Oktober 2006, 13.00 – 15.00, menemui undangan Kepala SMK Negeri 1
Samarinda dalam rapat pembentukan Majelis  Sekolah, kembali ke kantor sekitar pukul
15.30, kembali  ke kantor kurang lebih jam 16.00
4.  Bapak Felianus, Direktur PT Kumaha ingin bertemu pimpinan besok jam 08.00
5.  Selasa, 22 Oktober 2006, pukul 08.00 – 16.00, mengikuti Seminar sehari di Hotel
Benakutai, Balikpapan., tidak kembali ke kantor
6.  Rabu, 23 Oktoberl 2008, pukul 08.00-10.00, mendengarkan laporan hasil Survei lapangan
dari Ibu Maria Ulfah 
7.  Rabu, 23 Oktober 2006, pukul 10.00 menerima telepon dari Miss. Sakuku Rata dari
Sunkan, Jakarta
8.  Rabu, 23 Oktober 2006, pukul 13.00-15.00, bertemu dengan Bapak Yose Sutomo direktur
PT Sumber Platina, kembali kekantor kurang lebih pukul 16.00
9.  Rabu, 23 Oktober 2006 19.00 – 22.00 ada pertemuan KADIN dan acara ramah tamah
dengan Walikota Samarinda di Hotel Senyiur
    10  Kamis, 24 Oktober 2006, pukul 08.00-09.30 pertemuan dengan Koordinator PSG SMK
Negeri 1 Samarinda Bapak Falah Y, membicarakan masalah Praktik Industri 
     11   Kamis, 24 Oktober 2006, pukul 09.00-12.00 membicarakan perluasan  usaha di Tenggarong 
dengan Ibu Sunarsih.
    12.   Jum’at, 25 Oktober 2006, pukul 08.00-11.00  persiapan pengiriman  ekspor  Souvenir Khas 
            Kaltim ke AS ke kantor Deperindag. 
     13. Sabtu, 26  Oktober  2006,  pukul   08.00 - 13.00    acara   Turnamen   Golf   antar  pengusaha 
           daerah Kaltim di Lapangan Golf Tanah Merah, tidak kembali ke kantor.