MENANGANI PERLENGKAPAN KANTOR

Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani peralatan kantor secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) membedakan istilah peralatan dan perlengkapan kantor; (2) menyebutkan macam/jenis peralatan/perlenglapan kantor; (3) menjelaskan arti formulir;   (4) melakukan tatacara meminta peralatan kantor


A. Istilah Peralatan dan Perlengkapan Kantor
 pelaksanaan kerjasama agar tujuan dapat tercapai secara efisien bergantung pada peranan pimpinan dalam menggerakkan  orang-orang disekitarnya (bawahannya). Orang-orang yang bekerja sama dapat bekerja sesuai keinginan pimpinan apabila didukung oleh peralatan kantor yang memadai untuk kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor tersebut.  Peralatan kantor (Office supplies) adalah seluruh peralatan yang digunakan dalam kegiatan penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri dari mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin. Perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor.
Perlengkapan kantor terdiri dari :
1.  Mesin Kantor  (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara  mekanik, elektrik, dan magnetic. Contohnya : mesin hitung, mesin potong kertas, mesin tik, mesin scanner, offset, fotocopy, komputer, facsimili, telepon, aiphon, Dictaphone, mesin absen.
2.  Perabot Kantor (Office Furniture) adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi, untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contohnya meja, kursi, macam-macam lemari, rak, dan filing cabinet.
3.  Hiasan Kantor (Office Arrangement) adalah benda-benda kantor yang berguna menambah suasana yang menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan kantor terdiri dari hiasan wajib dan hiasan yang menambah suasana yang menyenangkan. Yang termasuk hiasan wajib, misalnya gambar presiden dan wakil, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi. Hiasan kantor yang menambah suasana yang menyenangkan, antara lain lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup atau buatan.
4.  Bekal Kantor (Office Supplies) adalah benda-benda kantor yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda tersebut umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis. Bekal kantor terdiri dari lembaran dan bukan lembaran. 
B. Daftar Peralatan/ Perlengkapan Kantor
Makin modern suatu kantor dan makin  sibuk pekerjaan maka makin modern dan makin banyak menggunakan peralatan kantor. Kesemuanya itu digunakan untuk menunjang qualities dan kuantitas serta efisien dan efektifitas hasil maupun pelaksanan pekerajan kantor.
Daftar peralatan/perlengkapan kantor :

 1). Baki surat 18). Komputer, 
 2). Buku Agenda 19). Papan Panel
 3). Buku alamat penting 20). Pena, pensil, marker
 4) Buku Diary 21) numerator
  5) Buku telepon 22) Pensil berwarna
 6) Dictaphone 23) Cutter, pemotong kertas
 7) Earphone 24) Penjilid (binding machine)
8) Ensiklopedi, kamus 25) Printer
 9) Gunting 26) Kalender meja
 10) Brankas, box Cash 27) Sampul
 11) Kalkulator, sempoa 28) Pembuka surat (letter opener)
 12) Micro film, Paper shredder 29) Stempel, bak stempel, gantungan  perforator stempel
13) Kapur tulis 30) Tancapan surat (spindle file)
 14) Karet penghapus 31) Kalender
 15) Mesin hitung (kalkulator) 32) Tangkai pena
 16) Kertas Isap 33) Tinta
 17) Kartu nama 34) Pita mesin
  35) Macam-macam kertas
  36) Map, Folder, Ordner, Snelhechter
  37) Stapler (hechtmacine), remover
  38) Correction fluid, Tipp-Ex
  39) Perekat, lem
  40) Cellotape
  41) Penggaris
  42) Jangka
  43) Sablon


C. Formulir

Formulir adalah bentuk lembaran kartu atau kertas yang terlepas yang memiliki ukuran tertentu yang telah dicetak ataupun stensilan disertai uraian garis, ataupun ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan. Isi formulir terdiri dua bagian yaitu bagian yang dicetak yang berisi keterangan yang telah ditetapkan dan bagian isian. Guna formulir : untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan dalam jumlah banyak dan untuk mempermudah pekerjaan sebab dengan menggunakan formulir akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
 D. Permintaan Perlengkapan Kantor dan Pelayanan Perbaikan
     Langkah permintaan perlengkapan kantor:
1.  Sekretaris memeriksa perlengkapan kantor yang diperlukan
2.  Mengisi formulir permintaan perlengkapan
3.  Formulir permintaan alat-alat/perlengkapan kantor harus sudah masuk kebagian perlengkapan beberapa hari sebelum waktu pembagian
4.  Permintaan tersebut harus disetujui oleh petugas yang berwenang
5.  Setelah disetujui, formulir diserahkan kepada bagian perlengkapan
6.  Pada hari pembagian, pegawai bagian perlengkapan akan mempersiapkan semua permintaan dan memberitahukan kepada semua pemesan untuk mengambil
permintaan masing-masing
7.  Setelah menerima perlengkapan, sekretaris menandatangani formulir penerimaan dari bagian perlengkapan
8.  Bilamana suatu permintaan belum dapat dipenuhi maka hal ini akan dicatat dalam kolom “keterangan”, disamping mencantumkan tanggal kira-kira permintaan ini dapat dipenuhi. Untuk permintaan pelayanan perbaikan peralatan dan perabot kantor dapat mengisi formulir permintaan pelayanan perbaikan dan segera diberikan kepada bagiansarana-prasarana di kantor.

Praktik :
Kamis,  17 Oktober 2003 mengadakan “Presentasi  Pencapaian dan Evaluasi Pemasaran,
periode Nopember 2002 sd. Oktober 2003 di Ruang Meeting, mulai pukul 08.00 sd. 15.00.
Presentasi dihadiri seluruh staf Divisi marketing yang berjumlah 25 orang. Ketiklah Daftar
Permintaan barang tertanggal 15 Oktober 2003.
Ballpoit Boxy, hitam 2,5 lusin
Cartdridge HP Laser Jet 2000 1 unit
Block Note A5, bergaris 28 buah
Map Karton 28 buah
Karet penghapus Staedler 28 buah
Kertas HVS 2 rim
Lem Kertas Glukol 500 gr 1 box
Kertas  Bergaris double folio 1 rim
Pensil Staedler, 2b 1 kotak
OHP Pen Fine, 4 warna 1 set
OHP Transparan 3M 1 box
Film Fuji ASA 400, 36 pcs 1 roll
Battery Kecil  4 buah
Foto Album 15 pockets 1 buah

  PT Mahakam Trade
Jl. Dr. Soetomo 105 Telp. (0541) 741995 Facs. (0541)  741995
Samarinda


Formulir Permintaan Barang
                                Kepada : ___________________________
          Dari      : ___________________________  

No
Urut

Nama Barang
Spesifik Jumlah Barang
(satuan)
Keterangan
1 2 3 4 5
















   

                                                                              Samarinda,                            200
Disetujui Oleh,      Pemohon,


Mertilesi Yosana, MM                                                                                
 Direktur                                                                                 Sekretaris