Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami pentingnya rapat bagi suatu organisasi dan mampu mengatur pertemuan/rapat secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan arti dan tujuan rapat; (2)
menyebutkan jenis-jenis rapat/pertemuan, (3) merencanakan rapat; (4) menyelenggarakan rapat
Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu.
A. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
dikemukakan
B. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat
penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat
undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat.
Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat
mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan
pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa
semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta
diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang
mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat
atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris
hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat pe-
Muktamar serta rapat.
Konferensi
b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja
Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah
lanjutan
c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh
: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan
secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3
Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh
sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek.
Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi
kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:
temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi
ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk
Menyongsong Otonomi Daerah”.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh
Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan
pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan
pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat
penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya
rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk
rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference
Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris
harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan
pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah
diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang
Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan
“general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
™ Jumlah partisipan
™ Hubungan masing-masing partisipan
™ Level keintiman
™ Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
™ Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari
sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam,
waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya
saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
Contoh agenda rapat :
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa
juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta
rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
™ Hasil rapat yang lalu
™ Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
™ Peraturan-peraturan yang diperlukan
™ Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
™ Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan
sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan
rapat seperti :
™ Papan dan alat tulis
™ Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
™ OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft
PowerPoint.
Agenda Program Training
1. 8.30 ……….. Regristrasi peserta
2. 9.00 ………. Sambutan direktur PT Mahakam
Trade, Ibu : Sabrina
3. 9.15 ……….. Teknik Penjualan Yang Baru
Bapak Yasiaki Kurata
4. 10.15 ……... Istirahat
5. 10.30……… Review teknik penjualan
6. 12.00 – 13.30 Makan Siang
Sukisno, Pembawa Acara
7. 13.30 ……. Sessi Workshop
Kelompok masing-masing
9. 15.15 – 16.00 Istirahat
10. 16.00 …….. Rencana Perusahaan tahun 2003
Tan Ie Ing, wakil direktur
11. 17.00 …….. Selesai
™ Sound system, tape recorder
™ Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
™ Block note, ballpoint
™ Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam
rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi
peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
™ Judul dan jenis rapat
™ Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
™ Pemimpin rapat
™ Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir
tersendiri)
™ Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
™ Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
™ Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
™ Pembuat notula (sekretaris)
™ Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil
rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari
hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk
mengadakan pertemuan berikutnya.
Praktik
PT Mahakam Trade bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program
training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti
oleh 20 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai
sekretaris adalah :
1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
™ Peserta 20 orang
™ Ukuran Meja 70 x 120 cm
™ Ukuran kursi 50 x 50 cm
™ Bentuk tata ruang letter O
™ Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini
3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar