memelihara sistem kearsipan

A.    PENGAMANAN ARSIP
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UUD No. 7 th 1971 Pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:
1.    Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 th 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2.    Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 th 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapatdipidana dengan penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasata atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHAP maupun KUHD.
Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor  internal dan faktor eksternal.

1.    Factor Internal
a.    Kwalitas kertas
b.    Tinta
c.    Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas
2.    FaktorEksternal
a.    Lingkungan
Pada tingkat kelembaban lebih 75%, menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak. Hendaknya sushu udara diatur antara 65 F sampai dengan 85 F, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.
b.    Sinar matahari
Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan dan kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena sinar matahari langsung.
c.    Debu
Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.
d.    Serangga dan kutu, serta sejenisnya
Munculnya/datangnya serangga dan kutu dapat di cegah antara lain dengan: bahankimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengatur kelembaban udara dan lain-lain.
e.    Jamur dan sejenisnya
Tingkat kelembaban di atas 75% menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas “arsip” merupakan penghancur kertas yang cepat.

B.    PEMELIHARAAN ARSIP
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara berikut:
1.    Pengaturan ruangan
Ruang penyimpana arsip harus:
a.    Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara 60-75F, dengan kelembaban antara 50-6-%).
b.    Terang (terkena sinar matahari tak langsung).
c.    Mempunyai ventilasi yang merata.
d.    Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2.    Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknyadiatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.

3.    Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah dengan meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.
4.    Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
a.    Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.
b.    Dalam penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
5.    Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
a.    Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
b.    Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut psosedur yang seharusnya.

C.    PENCEGAHAN KERUSAKAN ARSIP
Bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara:
1.    Penggunaan air conditioner
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
2.    Fumigasi
Yaitu penyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri.
Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:
a.    Fumigasi untuk seluruh gudang
b.    Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
c.    Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
d.    Fumigasi rutin
3.    Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasiada 2 cara, yaitu:
a.    Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
b.    Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar palstik.
4.    Mikro film
Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Keuntungan penggunaan mikro film:
a.    Menghemat ruangan (microfilm dapat memperkecil arsip sampai ± 2% dari ukuran orisinilnya)
b.    Melindungi arsip dari kerusakan (lebih tahan lama)
c.    Memudahkan penggunaan (karena bentuknya kecil)
d.    Tampak lebih rapi
Kerugian penggunaa nmikro film
a.    Biaya tinggi.
b.    Untuk membuat mikro film, diperlukan keahlian khusus.
c.    Kesukaran dalam memperbaharui/merubah isi mikro film yang sudah tersusun.
d.    Untuk membaca mikro film diperlukan micro reader (alat pembaca mikro film).
e.    Proses pembuatan mikro film arsip sulit.
Dengan demikian maka dapat dipikirkan tentang bagaimana cara yang terbaik atau paling sesuai untuk mencegah kerusakan arsip.


Tes Formatif
Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar
1.    Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan, UUD pasal berapakah yang menyebutkan tentang pengamanan arsip?
a.    UUD No. 7 th 1971 Pasal 11
b.    UUD No. 8 th 1971 Pasal 11
c.    UUD No. 7 th 1970 Pasal 11
d.    UUD No. 7 th 1971 Pasal 10
2.    Kerusakan arsip dari faktor internal adalah
a.    Lingkungan
b.    Debu
c.    Jamur dan sejenisnya
d.    Tinta
3.    Berapa temperature ideal untuk menjaga arsip?
a.    40-500F
b.    50-600F
c.    60-750F
d.    75-800F
4.    Alat untuk mencegah rusaknya arsip kecuali?
a.    isolasi-
b.    Penggunaan air conditioner
c.    Restorasi arsip
d.    Mikro film
5.    Apa saja keuntungan penggunaan mikro film?
a.    diperlukan keahlian khusus
b.    Untuk membaca mikro film diperlukan micro reader
c.    Kesukaran dalam memperbaharui/merubah isi mikro film yang sudah tersusun
d.    Tampak lebih rapi
6.    Bagaimana pengaturan ruang tempat penyimpanan arsip?
a.    Harus terkena matahari secara langsung
b.    Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya
c.    temperature ideal antara 75-80F
d.    Mempunyai fentilasi yang sangat besar
7.    Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara, kecuali?
a.    Fumigasi untuk seluruh gudang
b.    Fumigasi untuk folder
c.    Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
d.    Fumigasi rutin

8.     Berapa % yang menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya?
a.    65
b.    70
c.    75
d.    Di atas 75
9.    dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan penjara berapa tahun?
a.    20
b.    19
c.    18
d.    17
10.    Memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi, disebut
a.    Fumigasi
b.    air conditioner
c.    Restorasi arsip
d.    Laminasi