mengimplementasikan sistem kearsipan

A.    Penciptaan Kearsipan
    Kegiatan kearsipan pada dasarnya tidak hanya terjadi saat penyimpanan saja. Akan tetapi sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, di proses,  disimpan, sampai akhirnya arsip tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip. Pada tahap awal (penciptaan arsip), arsip tercipta melalui dua cara sebagai berikut:

1.    Secara intern
Secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir, naskah,dan sebagainya serta pemprosesannya. Arsip intern dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri, sehingga dapat diatur baik isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Contoh: surat dari departemen pemasaran ke departemen keuangan.
2.    Secara ekstern
Secara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan, sehingga surat yang diterima suatu perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama dari susunan atau standarisasi surat. Contoh: surat lamaran pekerjaan yang diterima suatu perusahaan.

B.    Pengurusan dan Pengendalian Arsip
    Setelah arsip tercipta, baik dalam bentuk tertulis, tercetak, terekam, dan lain-lain, maka  selanjutnya arsip-arsip tersebut harus mendapat penanganan dan pengendalian yang baik. Tujuannya adalah agar arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak. Selain itu, arsip tersebut dapat terpelihara, baik isi maupun bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/pengendalian surat adalah sebagai berikut :
1.    Tahap Penerimaan Surat
Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat, kemudian petugas memeriksa ketepatan alamat. Tahap ini sangat penting karena tahap ini merupakan awal dari adanya arsip ekstern. Jika dalam tahap ini orang yang menerima surat tidak jujur, dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Karena bisa saja surat dari luar langsung dibuka dan dibaca tetapi tidak diteruskan kepada petugas pencatat surat. Dengan demikian, perusahaan sudah kehilangan selembar arsip penting.
    Asas pengurusan juga harus diperhatikan, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat yang diterima  harus melalui satu pintu yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi terlebih dahulu baru kemudian desentralisasi. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan surat adalah sebagai berikut :
a.    Menandatangani bukti pengiriman jika diminta oleh petugas pengirim surat
b.    Memeriksa ketepatan alamat yang dituju jika surat salah alamat harus segera dikembalikan kepada petugas pengirim surat.
c.    Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat
2.    Tahap Penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi.  jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas antara lain sebagai berikut:
a.    Sampul surat
Sampul surat pribadi tidak ada kepala surat, tidak ada stempel/cap perusahaan, tidak ada nomor surat, sedangkan surat dinas adalah salah satunya.


b.    Alamat luar
Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan, bukan jabatan, terkadang menggunakan bahasa pergaulan, sedangkan surat dinas menggunakan bahasa resmi, ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan.
c.    Alamat pengirim
Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan seperti ayahanda, ibunda, kakanda, ananda, kakek, nenek dan sebagainya, sedangkan surat dinas dari nama perusahaan atau organisasi, nama orang yang disertai jabatan.
3.    Tahap Pencatatan/Registrasi
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut:
a.    Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
b.    Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap bulan, dan setiap tahun.
c.    Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan.
d.    Agar tertib administrasi.
4.    Tahap Distribusi
Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting. Jangan sampai surat yang seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Pendistribusian surat juga sebaiknya juga sebaiknya dilakukan pencatatan, orang yang menerima surat membubuhkan tanda tangannya senagi bukti bahwa surat sudah diterima. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi. Selain surat dari pihak luar, surat dari dalam perusahaan sendiri terkadang harus di distribusikan, misalnya surat edaran tentang kegiatan olahraga hari jumat yang dibuat oleh pimpinan dan harus diketahui oleh seluruh karyawan. Pendistribusian yang baik, cepat dan tepat memberikan sumbangan yang besar terhadap keberhasilan perusahaan.

Tes Formatif

Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!   
1.    Arsip tercipta atau dibuat oleh instansi sendiri disebut…..
a.    Arsip intern
b.    Arsip ekstern
c.    Arsip primer
d.    Arsip utama
e.    Arsip sekunder
2.    Di bawah ini adalah kegiatan yang harus dilakukan dalam menerima surat adalah…
a.    Menandatangani bukti pengiriman
b.    Membuat lembar disposis
c.    Membuat kartu kendali
d.    Mengembalikan surat kepada petugas jika surat salah alamat
e.    Mencatat dalam buku agenda
3.    Penyortiran surat adalah pengelompokan surat berdasarkan surat pribadi dan surat dinas. Yang merupakan cirri dari surat dinas adalah….
a.    Pada sampul surat tidak ada kepala surat
b.    Pada sampul tidak ada stempel/cap
c.    Pada alamat luar ditujukan kepada nama karyawan tanpa disertai jabatan
d.    Pada alamat luar ditujukan kepada nama karyawan disertai jabatan
e.    Bahasa yang digunakan bahasa tidak resmi
4.    Record disposal disebut juga….
a.    Penciptaan arsip
b.    Pengendalian arsip
c.    Pemanfaatan arsip
d.    Penyusutan arsip
e.    Pemeliharaan arsip
5.    PP No. 34 Tahun 1979 mengatur tentang….
a.    Penciptaan arsip
b.    Pengendalian arsip
c.    Pemanfaatan arsip
d.    Penyusutan arsip
e.    Pemeliharaan arsip