MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN

A.      Indeks

1.        Pengertian Indeks

a.       Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat.

b.      Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai, judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya.

c.       Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika Anda membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

2.        Kegunaan Indeks

Indeks mempunyai banyak sekali kegunaan dalam dunia administrasi. Kegunaan indeks adalah sebagai berikut.

a.         Singkat, jelas, dan  mudah dipahami.

b.        Menggunakan kata yang mudah dimengerti.

c.         Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai.

d.        Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut.

B.       Mengindeks Nama Orang atau Perusahaan

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/caption yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan.

1.        Jika menggunakan penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan / lembaga / perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang atau organisasi.

2.        Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip yang disimpan.

3.        Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system), yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan.

4.        Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat yang disimpan.

5.        Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip.

Selain istilah mengindeks dan kata tangkap, ada istilah lain yaitu unit. Unit adalah bagian terkecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. Masing-masing unit dari kata tangkap ditentukan oleh peraturan mengindeks. Hal ini sangat penting dalam menyusun urutan abjad yang berpatokan kepada unit demi unit dan huruf demi huruf.

C.      Peraturan Mengindeks

Untuk memudahkan dalam menyusun urutan abjad perlu dibuat peraturan-peraturan khusus yang seragam untuk menentukan bagian-bagian kata yang akan dijadikan dasar dari urutan abjad. Untuk itu perlu diindeks terlebih dahulu secara seragam. Peraturan mengindeks yang baku sangat diperlukan sehingga dapat dipergunakan oleh setiap orang secara seragam.

Untuk lebih mudah memahami dalam mempelajari indeks, maka penyajiannya dilakukan dalam bentuk kolom-kolom. Namun dalam praktik penulisannya dengan cara memberi tanda koma sebagai batas antara unit 1 dengan unit 2, 3, 4, dan seterusnya.

1.    Peraturan Mengindeks Nama Orang

Nama orang Indonesia

Nama orang terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda (lengkap). Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Contoh: Arifin, Syarifuddin, dan Ramadhani. Nama ganda (lengkap) adalah nama yang terdiri dari 2 unit atau lebih. Contoh: Dimas Nugroho, Adinda Nur Aisyah, dan Muhammad Galih Prasetyo.

Perhatikan nama Muhammad Galih Prasetyo.

Muhammad merupakan nama depan (first Name).

Galih merupakan nama tengah (Middle Name).

Prasetyo merupakan nama akhir (Last Name).

Nama akhir dapat berupa:

•  nama marga (contoh: Nasution);

•  nama keluarga (contoh: Yudhoyono);

•  nama ayah (contoh: Ismail pada Ratna Ismail);

•  nama sendiri (contoh: Aisyah pada Siti Aisyah).

Perhatikan peraturan mengindeks nama orang Indonesia berikut.

1)   Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama, yang mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang.

Perhatikan contoh pengindeksan nama tunggal berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Crisnandi S. Crisnandi Setyo Crisnandi Crisnandia A. Crisnandia	Crisnandi Crisnandi Crisnandi Crisnandi Crisnandi	S Setyo A		Cr Cr Cr Cr Cr	1 2 3 4 5

Kode Abjad dalam mengindeks diambil dari dua huruf pertama pada unit 1.

2)   Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang. Perhatikan contoh pengindeksan nama ganda berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Adinda Nur Aisyah Aryo Wibisono Susanto Wibowo	Aisyah Wibisono Wibowo	Adinda Aryo Susanto	Nur	Ai Wi             Wi	1 2 3

Untuk nama yang menggunakan marga/keluarga/suku, nama diindeks dari nama marga keluarga/suku pada unit pertama.

Di beberapa daerah di Indonesia, seperti di Tapanuli, Menado, dan lazim dalam membuat beberapa nama  menggunakan marga, tapi di beberapa daerah lainnya tidak.

Perhatikan contoh pengindeksan nama ganda dengan marga berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Cindy Harahap Jody Gondokusumo Abdul Haris Nasution	Harahap Gondokusumo Nasution	Cindy Jody Abdul	Haris	Ha Go Na	1 2 3

3)   Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir. Ada beberapa gelar yang umum digunakan, yaitu sebagai berikut.

a)      Gelar akademis

Merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang sudah menyelesaikan satuan tingkat pendidikan tertentu.

Contoh: Dr., Ir., Dra., Drs., S.H., S.E., M.Ed., M.Pd., M.M., dan Prof.

b)      Gelar kebangsawanan

Merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang berasal dari keturunan bangsawan.

Contoh: Raden, RA (Raden Ajeng), RAy (Raden Ayu), Sultan, Teuku, Tengku, Andi, Cut, Ida Bagus, dan KGPH (Kanjeng Gusti Pangeran Haryo).

c)      Gelar keagamaan

Merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang dianggap ahli atau mempunyai pengetahuan yang luas di bidang keagamaan.

Contoh: Haji, Hajjah, Pendeta, Pastor, Bhiksu, Ustadz, dan Uskup.

d)     Gelar kepangkatan

Merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang mempunyai pekerjaan di lingkungan ABRI.

Contoh: Marsekal, Laksamana, Jenderal, Kopral, Letnan Jenderal, Komisaris Besar, dan Ajun Komisaris.

e)      Gelar jabatan

Merupakan gelar yang diperoleh karena seseorang menduduki suatu jabatan tertentu dalam pekerjaannya.

Contoh: Presiden, Gubernur, Bupati, dan Kepala Bagian.

Perhatikan contoh pengindeksan nama dengan gelar berikut ini.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Prof. Dr. Agus HermawanKH. Abdullah Nasution, S.E.	Hermawan Nasution	Agus Abdullah	Prof. Dr. KH, S.E.	He Na	2 4

4)   Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dahulu nama jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu kepanjangannya.

Perhatikan contoh pengindeksan nama dengan menggunakan singkatan berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
M. Baharudin M. Galih P	Baharudin Galih	M M	P	Ba Ga	1 2

5)   Nama orang Indonesia dengan kelahiran (orang Bali, diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Perhatikan contoh pengindeksan nama dengan urutan kelahiran berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
I Wayan Widiada Ni Made Desiana	Widiana Desiana	I Wayan Ni Made		Wi De	4 1

       b.  Nama orang asing

            Perhatikan peraturan mengindeks nama orang asing berikut.

1)      Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang China dan Korea (nama keluarganya terletak di depan). Perhatikan contoh pengindeksan nama orang asing dengan nama keluarga berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
William Jefferson Clinton Barack Obama	Clinton Obama	William Barack	Jefferson	Cl Ob	2 7

2)      Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit. Perhatikan contoh pengindeksan nama orang Eropa berikut.

3)      Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, del, Des, Di, Fitz, La, Le, M’, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Van der, Von der, dan lain-lain) dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam member kode, awalan nama keluarga tersebut diabaikan. Perhatikan pengindeksan nama yang memakai awalan nama keluarga berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Harun Al Rasyid Leonardo da Vinci	Al Rasyid da Vinci	Harun Leonardo		Ra Vi	3 4

4)      Nama yang memakai seniority (Sr, Jr, I, II, III) dalam indeks diletakkan pada unit terakhir.

Perhatikan contoh pengindeksan nama yang memakai seniority berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
George Bush, Sr.	Bush	Sr		Bu	1

2.    Pengaturan Mengindeks Nama Perusahaan atau Organisasi

a.       Untuk nama perusahaan, diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badan hokum dan kegiatannya. Perhatikan contoh pengindeksan nama perusahaan berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
PT Mekarsari CV Bahagia	Mekarsari Bahagia	PT CV		Me Ba	5 1

Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan dahulu, kemudian baru diindeks. Tetapi untuk nama perusahaan yang lebih terkenal dengan akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan akronim tersebut selanjutnya diberi tunjuk silang.

Perhatikan contoh pengindeksan nama perusahaan yang menggunakan singkatan berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
GIA BRI	Garuda Rakyat Indonesia	Indonesia Bank	Airways	Ga Ra	2 4

b.      Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit. Perhatikan contoh pengindeksan nama perusahaan yang terdiri dari angka berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Toko 234	Dua Tiga Empat	Toko		Du	2

c.       Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung seperti dari, dan pasa, of, and, dan sebagainya, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung. Perhatikan cara pengindeksan nama perusahaan yang memakai tanda penghubung berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Andi & Motor service Bank of America	Andi (&) America	Motor Service Bank (of)		An Am	2 1

d.      Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi, dan universitas diletakkan pada unit terakhir. Perhatikan contoh pengindeksan nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan tersebut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Universitas Indonesia IPB	Indonesia Pertanian Bogor	Universitas Institut		In Pe	4 3

e.       Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor, jawatan, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

Perhatikan contoh pengindeksan nama instansi pemerintah berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Departemen Dalam Negeri	Dalam Negeri	Departemen		Da	2

f.       Nama organisasi/perhimpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhimpunan, partai, dan lain-lain ditempatkan pada unit terakhir. Perhatikan contoh pengindeksan nama organisasi berikut.

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
Partai Golkar	Golkar	Partai		Go	3

Tes Formatif

a.    Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1.  Jika nama “Jenderal Abdul Haris Nasution” diindeks, maka yang menjadi unit ke-2 adalah….

a.       Jenderal                                                d.   Nasution

b.      Abdul                                                   e.   Abdul Haris

c.       Haris

2.  Dari Pasangan nama berikut ini, yang mempunyai kode yang sama adalah….

a.       Dr. Anisa Baharudin dan Baharudin Yusuf Habibie

b.      PT. Aneka Tambang dengan Anita Yuliati

c.       Lee Chong Wei dengan Ray Dina Letisa

d.      Tanri Abeng dengan CV Tahta Berliana

e.       Paolo Maldini dengan Teuku Maulana Yusuf

3.  William Jefferson Gerald, Jr adalah contoh nama asing. Surname, dan nama itu adalah ....

a.       William                                     d. Jr

b.      Jefferson                                   e.  Bill

c.       Gerald

4.    Dari beberapa nama marga berikut ini yang merupakan marga dari Tapanuli adalah ....

a.       Tulung, Coeslaw, Marasabessy, Latuihamalo

b.      Sahertian, Tumewu, Matalata, Kondologit

c.       Gultom, Pane, Pohan, Hasibuan

d.      Patirajawane, Patisena, Latuihamalo, Malaiholo

e.       Rondonuwu, Waworuntu, Sahanaya, Drakel

5.    Dari nama-nama berikut ini yang indeksnya paling tepat adalah ....

a.Dr. Ir. Agustina Sihombing, indeksnya: Agustina, Sihombing, Dr. Ir

b.PT Telekomunikasi Indonesia T.Bk, indeksnya: Telekomunikasi Indonesia, PT T.Bk

c.Bandara Soekarno - Hatta, indeksnya: Hatta, Soekarno, Bandara

d.Michael Balack, Ir. indeksnya: Michael Balack, Jr

e.Susanto Adi Wisesa, indeksnya: Wisesa, Adi, Susanto

b.   Esai

1.    Indekslah nama perusahaan berikut ini, kemudian beri kode dan urutkan abjadnya!

Nama	Indeks			Kode Abjad	Urutan Abjad
	Unit 1	Unit 2	Unit 3
PT Indofood Sukses Makmur, T.bk CV Mataram Jati Borobudur Dept. Store Bandara Soekarno-Hatta Joni Danuarta Bridal & Salon

Aktivitas

1.    Carilah 20 contoh nama orang  yang terkenal Indonesia (dengan variasi sesuai dengan aturan mengindeks), kemudian indeks, beri kode, dan urutkan abjadnya!

EVALUASI

Uji Kompetensi Teori

1.Dokumen yang berkaitan dengan sejarah adalah..

a.       Fosil

b.      Sejarah.

c.       Tugu.

d.      Korporil

2.Di bawah ini merupakan dokumen literer,kecuali....

a. Majalah.

b. Buku.

c. Film.

d.Naskah Proklamasi.

3.Surat sangan rahasia diberi kode....

a. SRHS.

b. RHS.

c. HRS.

d. RHSS.

4.Berikut ini yang bukan merupakan contoh kertas surat yang digunakan untuk surat menyurat adalah....

a. Kertas kuarto.

b. Kertas A4.

c. Kertas A5.

d. Kertas A9.

5.Ukuran batas kiri pinggir dari bentuk surat Full Block Style jika batas kanannya 75 (pica) adalah...

a. 80 (elite).

b. 20.

c. 15.

d. 75 (pica).

2.      Yang bukan merupakan macam surat undangan adalah...

a.       Undangan resmi.

b.      Undangan terlalu resmi.

c.       Undangan setengah resmi.

d.      Undangan tidak resmi.

3.      Yang termasuk surat keterangan adalah...

a.       Surat inferensi.

b.      Surat referensi.

c.       Surat distribusi.

d.      Surat interprestasi.

4.      Surat memo merupakan singkatan dari...

a.       Memory

b.      Memorandum

c.       Memondy

d.      Memos

5.      Surat pengantar berfungsi untuk, kecuali...

a.       Pengantar orang

b.      Pengantar barang

c.       Pengantar berkas

d.      Pengantar uang.

6.      Contoh surat pribadi yang bersifat kekeluargaan adalah..

a.       Surat dari sahabat.

b.      Surat undangan pernikahan

c.       Surat ucapan selamat

d.      Surat  ijin tidak masuk kerja kepada atasan.

7.      Jika nama “Jenderal Abdul Haris Nasution” diindeks, maka yang menjadi unit ke-2 adalah….

d.      Jenderal                                                d.   Nasution

e.       Abdul                                      

f.       Haris

 12. Dari Pasangan nama berikut ini, yang mempunyai kode yang sama adalah….

a.          Dr. Anisa Baharudin dan Baharudin Yusuf Habibie

b.         PT. Aneka Tambang dengan Anita Yuliati

c.         Lee Chong Wei dengan Ray Dina Letisa

d.        Tanri Abeng dengan CV Tahta Berliana

13 William Jefferson Gerald, Jr adalah contoh nama asing. Surname, dan nama itu adalah ....

a. William                                       d. Jr

b. Jefferson            

c. Gerald

14. Dari beberapa nama marga berikut ini yang merupakan marga dari Tapanuli adalah ....

a.       Tulung, Coeslaw, Marasabessy, Latuihamalo

b.   Sahertian, Tumewu, Matalata, Kondologit

c.     Gultom, Pane, Pohan, Hasibuan

d.      Patirajawane, Patisena, Latuihamalo, Malaiholo

15. Dari nama-nama berikut ini yang indeksnya paling tepat adalah ....

a.Dr. Ir. Agustina Sihombing, indeksnya: Agustina, Sihombing, Dr. Ir

b.PT Telekomunikasi Indonesia T.Bk, indeksnya: Telekomunikasi Indonesia, PT T.Bk

c.Bandara Soekarno - Hatta, indeksnya: Hatta, Soekarno, Bandara

d.Michael Balack, Ir. indeksnya: Michael Balack, Jr

Esai

1.      Jelaskan pengertian surat dan dokumen!

2.      Sebutkan 7 macam bentuk surat!

3.      Jelaskan pengertian dari mengindeks!

Uji kompetensi keterampilan

Buatlah surat lamaran pekerjaan dengan namamu sendiri dan dilengkapi dengan CV!