Setelah
sekretaris mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan rapat,
tibalah waktu penyelenggaraannya. Agar tujuan akhir dari penyelenggaraan rapat
tersebut tercapai maka semua pihak yang terlibat dalam penyelengaraan
pertemuan/rapat, hendaknya mengetahui beberapa hal berikut :
Tipe-tipe
pemimpin rapat
Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah
penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut
mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :
1)
Tipe
otoriter
|
|
2)
Tipe
demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat
terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan
kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan
sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam
interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil
musyawarah kelompok.
3)
Tipe
laizess-faire
Pemimpin laizess-faire
adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk
mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung
masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya
inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin
oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil
keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.
Tipe-tipe
peserta rapat
Peserta rapat memegang peranan penting untuk
mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya
mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk
memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :
1)
Tipe
pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki
ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat
terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta
rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat
dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
2)
Tipe
pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki
kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang
lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan
disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh
siapa saja.
|
|
3)
Tipe
inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan
muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena
kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah
yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi
jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.
4)
Tipe
pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu
mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara
para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat
yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian,
sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.
5)
Tipe
penyerang
Peserta
rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang
atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan
yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini,
seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak
menimbulkan masalah baru.
6)
Tipe
perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan
bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang
berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat
lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini
hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan
kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai
bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.
7)
Tipe
pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya
bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang
baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin
rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik
atau saran dan lebih bersifat pendiam.
|
|
Fungsi pemimpin rapat
Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan
fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan.
Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :
1.
Sebagai
Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para
peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan
dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap
dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
2.
Sebagai
Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para
peserta rapat.
3.
Sebagai
Penggerak
Seorang pemimpin
rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif
dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan,
agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.
4.
Sebagai
Pencari
Solusi
Seorang pemimpin
rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami
kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami
masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki
pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
Fungsi
peserta rapat
Peserta rapat
juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan
dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
1.
Sebagai
penyumbang pendapat
Umumnya suatu rapat
diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat
harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat
diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan
pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan
masalah.
|
|
2.
Sebagai
penyumbang data
Pendapat yang disampaikan oleh
peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai
penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan
rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan
masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3.
Sebagai
perumus kesimpulan
Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh
peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar
menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu,
setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.
4.
Sebagai
pembantu pimpinan
Setiap peserta
rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan
baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat
dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan
rapat dalam pengambilan keputusan.
5.
Sebagai
penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya
suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan
hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang
dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan
oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan
merupakan saran/pendapatnya.
Pengendalian rapat
Agar pembahasan
suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi
perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat.
Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :
1.
Penegendalain
bebas terbatas
|
|
2.
Pengendalaian
secara ketat
Pengendalian
secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan
bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat
boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah
penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter
dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan
pendapatnya.
3.
Pengendalian
gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat
yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat
yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk
mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali,
pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan
normal kembali.
Teknik bertanya dalam rapat
1.
Pertanyaan
umum
Pertanyaan umum
diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk
berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut
pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?
2.
Pertanyaan
langsung
Pertanyaan langsung
biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan
tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif
dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi
antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya
diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contohnya: Saudara
Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?
|
|
3.
Pertanyaan
tidak langsung/dioperkan
Pada saat ada yang
bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang
diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum
rapat.
Contohnya: Saudari
Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah
Sadari tahu mengenai itu?
4.
Pertanyaan terbuka
Dalam
pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam
kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi
atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana,
mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh:
Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?
5.
Pertanyaan mengembalikan
Yang dimaksud
dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang
bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari
peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan
lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut
aktif memikirkan jawabannya.
Pertanyaan yang
dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada
peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang
rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang
peserta rapat.
Contohnya: Saudara A bertanya
kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya
dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A
sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?
6.
Pertanyaan faktual
Pertanyaan yang
diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai
dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa
omzet penjualan kita bulan ini?
|
|
7.
Pertanyaan retoris
Pertanyaan
retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang
sudah mengetahui jawabannya.
Contohnya:
Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?
8.
Pertanyaan penghargaan
Pertanyaan yang
diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan
pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada
peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.
Contohnya: Saudara
Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda
menjelaskan hal itu lebih lanjut?
9.
Leading question
Maksud leading
question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada
dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana
yang kita miliki memang masih kurang, bukan?
Penyelenggaraan rapat
Dalam
penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab
atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir.
Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan
rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi
tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.
1.
Membuka
rapat
Hal-hal yang harus
dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :
a.
Acara
rapat.
b.
Tata
tertb rapat (bersifat fleksibel).
c.
Motivasi
(pentingnya masalah yang akan dibahas).
d.
Pengenalan
masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.
e.
Tujuan
diadakannya rapat.
f.
Tanggapan-tanggapan
atau saran.
2.
Berlangsungnya rapat
Selama rapat
berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib.
Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya
perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang
peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat
berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan
rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua
bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :
a.
Verbatim,
yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun
dikurangi.
b.
Notula,
yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.
3.
Menutup
rapat
Rapat yang telah
berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat
belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak
ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat,
pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan
memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang
sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi
permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar