SMK administrasi perkantoran menjaga budaya kerja

MEMELIHARA PROSEDUR KERJA
A. Pengertian Pekerjaan
Pekerjaan sama halnya dengan kematian dan pajak, adalah suatu kenyataan tak terelakkan yang mencakup seluruh aspek kehidupan. Penyair W. H. Auden dengan bijak mengungkapkan pandangannya tentang kerja : “Agar orang menyukai pekerjaan mereka, dibutuhkan tiga hal, mereka harus sesuai dengan pekerjaannya, mereka tidak boleh kerja terlalu banyak, dan mereka harus memiliki rasa sukses didalamnya. Yang dimaksud pekerjaan disini adalah pemanfaatan waktu dan tenaga manusia (baik fisik maupun mental) untuk menyelesaikan suatu tugas.

B. Manusia dan Budaya Kerja
Pengertian kebudayaan kerja menurut Drs. Gering Supriadi, M.M. dan Drs. Tri Guna, LLM adalah suatu falsafah dengan didasari pandangan hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan, perilaku manusia sangat dipengaruhi oleh budaya yang meliputi kehidupan mereka.
Kebudayaan tersusun dari unsur-unsur kehidupan yang diciptakan oleh manusia. adat istiadat, kepercayaan, kebiasaan, norma-norma dan hukum. Manfaat dari penerapan budaya kerja yang baik antara lain :
Memelihara lingkungan kerja yang serasi serta harmonis.
Menciptakan kondisi kerja yang tertib dan aman.
Menciptakan kondisi kerja yang teratur.
Memastikan pelaksanaan hak dan kewajiban kerja.
Memakmurkan dan mensejahterakan pekerja.
Meningkatkan etos kerja yang tinggi dan dinamis.

C. Sudut Pandang Terhadap Kerja
Sudut pandang yang positif adalah diantaranya :
1. Kerja adalah amanah.
Setiap pekerjaan dianugerahi suatu amanah yang harus dapat dipertanggung jawabkan kepada Tuhan, atasan, keluarga dan masyarakat.
2. Kerja adalah ibadah
Ibadah adalah suatu kewajiban yang tertulis disetiap kitab suci. Bekerja adalah salah satu bukti nyata bahwa seseorang taat kepada Tuhannya. Untuk itulah hakikat manusia hidup yaitu untuk beribadah dengan berbagai macam wujud aplikasi, termasuk bekerja.
3. Kerja adalah kewajiban.
Setiap orang pasti memiliki tanggung jawab yang sama untuk mempertahankan kesinambungan hidupnya secara pribadi maupun kepada keluarganya. Tanpa bekerja seseorang tidak akan mendapatkan uang yang kontinyu.
4. Kerja adalah panggilan jiwa
Manusia tercipta terdiri dari jasad dan jiwa. Antara jasad dan jiwa saling melengkapi satu dengan yang lain. Sementara jiwa memiliki panggilan-panggilan yang bersifat psikologis yang dapat menyempurnakan jasad.
5. Kerja adalah aktualisasi
Kemajuan zaman beserta pengaruh peradaban yang ditimbulkannya menjadi sebuah wacana yang harus ikut disikapi secara positif.
6. Kerja adalah kehidupan
Pekerjaan adalah kehidupan yang dinamis, karena didalamnya terdapat pelajaran dari pengalaman-pengalaman berinteraksi sosial sehingga manusia dapat menyeimbangkan dan mempertahankan diri dari segala tantangan yang ada.
7. Kerja adalah kesenangan
Tidak selamanya kerja adalah kewajiban, karena bagi sebagian orang aktivitas kerja merupakan hobby yang harus disalurkan. Apabila kegiatan di kantor dikerjakan sebagai hobby, maka kita akan senantiasa tampak senang dan gembira, tanpa merasakan beban dan jauh dari kegelisahan.
8. Kerja adalah seni
Seni adalah ungkapan jiwa yang dirancang sedemikian rupa agar orang dapat tertarik melihat atau mendengarnya.
9. Kerja adalah rahmat.
Rahmat Tuhan sangat tak terhingga dan tak dapat diukir dengan uang.
10. Kerja adalah penghargaan
Penghargaan (reward) adalah bentuk penguasaan atas hasil kerja seseorang yang dinilai cukup pantas untuk mendapatkannya setelah ia melakukan prestasi kerja yang gemilang.
11. Kerja adalah kehormatan
Kehormatan merupakan hal yang sulit untuk dipertahankan. Hanya dengan kehormatan seseorang dapat diterima dilingkungan sosial.
12. Kerja adalah prestise
Gengsi / prestise akan membawa seseorang kepada hal-hal yang diinginkannya, seperti masuk ke dalam kumpulan orang-orang kaya.
13. Kerja adalah inspirasi
Faktanya bagi sebagian orang, kerja dapat menghasilkan sebuah inspirasi yang dapat menghasilkan suatu khayalan.
14. Kerja adalah pelayanan
Setiap tetes keringat yang keluar dari tubuh kita adalah semata-mata untuk memenuhi kebutuhan hidup yang beragam.

D. Perubahan Budaya Kerja
Perubahan budaya kerja dapat diartikan macam-macam diantaranya :
Membuat sesuatu yang telah ada menjadi lain.
Membuat sesuatu yang ada ditambah atau dikombinasi.
Proses pergeseran dari kondisi yang lama kepada kondisi yang baru.
Suasana yang meluas menjadi menyempit.
Suasana menyempit menjadi meluas.

E. Hubungan Tipe Pekerja dengan Budaya Kerja
Yang dimaksud tipe pekerja disini adalah kecenderungan kinerja yang ditampilkan oleh seorang karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya karena dipengaruhi oleh budaya kerja dilingkungan daerahnya / keluarganya.

F. Pengertian Prosedur Kerja
Prosedur kerja yaitu urutan pelaksanaan suatu jenis pekerjaan yang diatur dalam suatu pedoman yang tersusun secara sistematik. Ciri-ciri prosedur kerja :
Disusun secara sistematik.
Memiliki tujuan yang jelas untuk mengatur pekerjaan.
Terikat dengan rangkaian struktur bagan organisasi.
Bertindak link and match antar bagian / departemen.
Terkoordinasi dengan baik.

MENDUKUNG PERBAIKAN YANG BERKESINAMBUNGAN
A. Budaya Kerja
Ada beberapa hal yang menyebabkan keletihan dalam bekerja yang sebenarnya tidak perlu :
Ketidakmampuan untuk mengelola waktu yang kita miliki.
Kehidupan yang terlalu disarati.
Citra diri yang lemah.
Kebiasaan menunda-nunda pekerjaan.
Ketidakmauan dan ketidakmampuan untuk melimpahkan.
Kegagalan atau keterbatasan kita dalam menjalin komunikasi.
Adanya konflik-konflik pribadi.
Gangguan-gangguan atau interupsi sehari-hari.
Terus menerus menumpuknya timbunan kertas yang tidak semuanya harus disimpan.

B. Hubungan Budaya Kerja dengan Lingkungan Kerja
Tiga hal yang menghubungkan antara budaya kerja dengan lingkungan kerja adalah :
1. Sebagai barometer pencapaian tujuan kerja.
Kerja seperti yang dipahami bersama yaitu sebagai proses kegiatan untuk mencari uang demi kelangsungan hidup keluarga.
2. Pedoman bagi perumusan visi dan misi perusahaan.
Budaya yang luhur akan memberikan panduan bagi organisasi untuk menentukan visi dan misi usahanya. Visi dan misi yang baik / buruk dapat dirasakan bukan hanya dari proses pengoperasiannya saja, namun dari pendefenisian visi dan misi saja sudah dapat dinilai.
3. Kepribadian sebagai modal dasar beretika di kantor.
Seseorang yang berangkat dari budaya yang baik, tentunya akan bertingkah laku dan bertutur kata lembut dan sopan, sebaliknya jika seseorang berasal dari adat budaya yang kasar maka umumnya akan tampak dalam keseharian baik dalam kelakuan dan tutur katanya kasar.

C. Masalah-masalah yang Timbul dalam Lingkungan Kerja
Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sebuah lingkungan kerja antara lain :
Hubungan pergaulan di kantor.
Ketidakefisienan waktu.
Ketidakdisiplinan.
Ketidakefektifan kinerja.
Motivasi kerja yang menurun.

D. Faktor-faktor Penyebab Timbulnya Masalah dalam Lingkungan Kerja
Adapun faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya masalah dalam lingkungan kerja adalah :
Beban kerja yang berlebihan.
Suasana pergaulan yang kurang kondusif.
Karakter yang berbeda-beda.
Latar belakang kehidupan yang berbeda-beda.
Status sosial dan ekonomi yang berbeda.
Tingkatan jenis pendidikan yang berbeda.
Penempaan pengalaman yang berbeda.
Kurangnya pembinaan dari manajemen.
Kurangnya training kompetensi.
Perasaan yang terlalu peka / sensitive.
Kurangnya keterbukaan.
Pola pikiran yang berbeda.

E. Solusi atas Masalah dalam Lingkungan Kerja
Masalah adalah sesuatu yang belum ditemukan jalan keluarnya. Solusi atas masalah-masalah dalam lingkungan kerja adalah :
Hubungan pergaulan di kantor
- Pahami dasar etika pergaulan.
- Membina hubungan dengan atasan.
- Membina hubungan dengan rekan kerja.
- Membina hubungan dengan bawahan.
- Memerhatikan etika berbusana.
- Memerhatikan penampilan.
- Memahami etika berbicara.
- Menerapkan tips-tips berkomunikasi yang tepat.
- Etika masuk kantor.
- Menjaga disiplin diri.
- Menjaga kredibilitas.
- Percaya diri.
Ketidakefisienan waktu
- Ketidakdisiplinan.
- Motivasi kerja yang menurun.
- Penyebab stress.
Untuk mengurangi dan menghilangkan stress :
Meningkatkan pergaulan yang positif.
Banyak membuka wawasan dengan cara membaca buku.
Mencari kesibukan yang positif.
Mengembangkan diri.
Redesain tugas-tugas pekerjaan.
Menerapkan manajemen partisipasi.

MEMELIHARA PROSEDUR PENCATATAN
A. Prosedur dan Sistem Tata Administrasi
1. Defenisi prosedur, tata kerja, dan sistem
Prosedur adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan, baik mengenai darimana asalnya dan mau menuju kemana.
2. Tata kerja
Tata kerja merupakan cara pelaksanaan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna, atau bisa mencapai tingkat yang maksimal.

B. Prinsip-prinsip Pemakain Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja
Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur dan sistem kerja yang saling berhubungan :
1. Tata kerja, prosedur dan sistem kerja disusun dengan mengacu pada tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu.
2. Persiapan penjelasan mengenai tujuan pokok organisasi.
3. Pilih bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Kemudian dibuat dan diperjelas setiap detail pekerjaan.
5. Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian prosedur suara masuk dan keluar.
6. Setiap tahap itu harus nyata dalam pelaksanaan dan penyelesaian semua tugas yang dimaksud.
7. Ditetapkan juga keahlian pekerja yang diperlukan untuk penyelesaian tugas yang dimaksud.

C. Penilaian Kualitas Kerja dan Pelatihan
Penilaian kualitas kerja adalah sarana bagi organisasi untuk mendefenisikan pekerjaan yang sama dari segi karakteristik.
Langkah-langkah dalam menganalisis penilaian kualitas adalah :
- Pertimbangan atas jenis pekerjaan tertentu.
- Penyeleksian pelaksanaan dari daftar kualitas yang distandarkan.
- Penyortiran sesuai dengan kepentingannya.
- Buatlah kategori untuk penilaian seperti berikut :
Dalam proses kerja setiap jajaran karyawan dan manajemen harus memahami prinsip-prinsip manajemen agar dapat memudahkan bagi proses pencapaian tujuan organisasi.

D. Memelihara Prosedur Pencatatan
Hal-hal yang harus dilakukan dalam memelihara prosedur pencatatan adalah :
1. Pengumpulan data harus dilakukan dengan seksama, teliti, dan terorganisir pada suatu unit yang terpadu.
2. Prosedur pencatatan ditetapkan dan dilaksanakan sesuai prosedur tersebut.
3. Record retention schedule diperjelas batasannya. Record retention adalah suatu kebijakan jadwal yang harus dilakukan dalam proses administrasi.

E. Pengawasan Administrasi
Pengawasan merupakan rangkaian yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan yang direncanakan.
Beberapa jenis administrasi yang harus dikerjakan guna memelihara kesinambungan kerja yang lancer, yaitu :
1. Penanganan administrasi surat masuk dan surat keluar.
2. Penanganan administrasi keuangan.
3. Pengelolaan arsip.
4. Penanganan laporan kerja dan bisnis.
5. Penanganan catatan penting lain.
6. Penanganan administrasi penjualan.
Prosedur adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan. Tata kerja adalah cara pelaksanaan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna, atau bisa mencapai tingkat yang maksimal. Sistem adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu.