BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Banyak organisasi, terutama yang besar-besar mempunyai program orientasi formal yang dapat mencakup perjalanan mengelilingi kantor atau pabrik, film yang menggambarkan program riwayat organisasi itu dan diskusi singkat dengan wakil departemen SDM yang menggambarkan program tunjangan di organisasi itu. Organisasi lain menggunakan program orientasi yang lebih informal dimana, misalnya manajer itu menyerahkan karyawan baru kepada rekan-rekan kerja dan menunjukkan kepadanya tempat ruangan foto copy, mesin kopi, kamar kecil, kaffetaria, dan lain sebagainya.
Para manajer mempunyai kewajiban mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi tersebut selancar dan sebebas mungkin dari kecemasan. Mereka perlu secara terbuka membahas pendapat karyawan mengenai kewajiban timbal-balik antara organisasi dan karyawannya. Membuat orang tersebut siap sedia menjalankan tugasnya merupakan kepentingan dari organisasi maupun karyawan baru itu. Orientasi yang berhasil, entah formal maupun informal menghasilkan peralihan dari orang luar ke orang dalam. Yang membuat karyawan merasa kerasan dan teradaptasi dengan cukup baik, sehingga menurunkan kemungkian kinerja pekerjaan yang buruk dan mengurangi kemungkinan pengunduran diri mendapat karyawan baru hanya setelah satu atau dua minggu bekerja.
Dalam upaya mengisi berbagai lowongan yang ada,spesialis pencari tenaga kerja tidak perlu menggarap semua sumber tersebut. Artinya, jika yang dicari adalah tenaga manajerial, ada sumber yang memang harus digarap, seperti organisasi profesi, lembaga pendidikan tinggi, dan organisasi lain. Sebaliknya, jika tenaga kerja yang diperlukan adalah mereka yang akan diberi tanggung jawab dan pekerjaan yang sifatnya teknis operasional, balai latihan kerja pantas digarap, tetapi tidak lembaga pendidikan tinggi, demikian seterusnya.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apa penempatan dan orientasi pegawai atau karyawan itu?
2. Apa tujuan adanya orientasi pegawai atau karyawan?
3. Apa manfaat dari orientasi?
4. Apa saja kelemahan dan kelebihan orientasi secara umum?
5. Hal-hal apa yang diperhatikan dan dihindari dalam orientasi?
6. Apa saja tahap dari orientasi?
1.3 TUJUAN PEMBAHASAN
1. Untuk memahami pengertian dari penempatan dan orientasi pegawai atau karyawan.
2. Untuk mengetahui tujuan dari diadakannya orientasi pegawai atau karyawan.
3. Untuk mengetahui manfaat dari orientasi pegawai atau karyawan.
4. Untuk mengetahui danmemahami kelemahan dan kelebhan dari orientasi pegawai atau karyawan.
5. Untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang diperhatikan dan dihindaridalam orientasi pegawai atau karyawan.
6. Untuk memahani dan mengatahui tahap dari orientasi pegawai atau karyawan.
BAB II
PEMBAHASAN
1.1 PENGERTIAN PENEMPATAN DAN ORIENTASI PEGAWAI ATAU KARYAWAN
Banyak orang yang mengatakan dan bertanya-tanya mengenai fungsi psikotest dalam proses penempatan dalam dunia saat ini. Organisasi sangat memerlukan psikotes dalam proses penempatan dan orientasi karyawan untuk sebuah jabatan, oganisasi memiliki profil sukses yang diperlukan agar siapapun yang menduduki jabatan tersebut berhasil. Profil ini yang harus dimilikioleh para kandidat agar ia dapat melakukan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan target dan kemampuaan yang harus dikuasai dalam bidangnya.
Sebelum memberikan suatu standart yang harus dipenuhi agar masuk kedalam kriteria profil tersebut maka, perusahaan melakukan proses job analysis terlebih dahulu untuk menganalisis dan menentukan kriteria-kriteria profil yang cocok dengan sebuah jabatan yang akan diisi. Ktiteria profil meliputi aspek kepribadian (who I am), experience (what I have done), technical knowledge (what I know), dan kompetensi (what I can do).
1. PENGERTIAN PENEMPATAN
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Kebanyakan keputusan penempatan dibuat oleh manajer lini. Biasanya penyelia karyawan dalam konsultasi dengan tingkat manajer lini yang lebih tinggi memutuskan penempatan masa depan untuk setiap karyawan. Peranan departemen SDM adalah memberi pendapat pada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan menyediakan bimbingan kepada para karyawan.
Yang selalu menjadi perhatian adalah kesiapan mereka yang akan ditempatkan baik dari sisi kemampuan beradaptasi maupun mengetahui apa yang harus dilakukan dengan jenis pekerjaan yang baru diterimanya. Selain itu kesiapan unit yang akan menerima karyawan baru dari unit lainnya juga dinilai penting. Karena itu sebaiknya setiap karyawan unit harus siap untuk menerima karyawan baru tanpa harus apriori terhadap masalah personaliti karyawan baru bersangkutan.
Kebutuhan penempatan karyawan (manajemen dan non-manajemen) dipenuhi melalui dua cara, yaitu menyewa dari pihak luar perusahaan (rekrutmen eksternal) dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut sebagai penempatan dari dalam (rekrutmen internal). Sering terjadi penugasan kembali karyawan yang ada untuk menempati posisi barunya tanpa melalui program orientasi. Dengan anggapan bahwa para karyawan berpengalaman ini telah mengetahui semua yang mereka butuhkan tentang perusahaan. Selain itu diasumsikan mereka sudah mengetahui anatomi perusahaan dan permasalahannya. Karyawan yang disebut berpengalaman tersebut mungkin hanya mengetahui dengan baik tentang rencana perusahaan, struktur, manfaat karyawan, dan beberapa kepentingan umum lainnya. Akan tetapi, karyawan yang dialihkan bisa jadi memiliki banyak persoalan antarpersonal dan hubungan pekerjaan.
Dalam kondisi kendala-kendala tertentu, tiga hal pokok keputusan penempatan karyawan baru adalah antara lain dalam rangka promosi, pengalihan, dan penurunan pangkat. Tiap keputusan seharusnya dilekatkan dengan orientasi dan tindak lanjut apakah penempatan disebabkan oleh penurunan jumlah karyawan, penggabungan (merger), akuisisi, atau perubahan internal dari kebutuhan penempatan staf. Hal ini penting dalam rangka jastifikasi penerapan fungsi koordinasi dengan adanya karyawan baru.
Tujuan penempatan pegawai adalah untuk menempatkan orang yang tepat dan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, sehingga sumber daya manusia yang ada menjadi produktif. Hal ini sesuai dengan pendapat Memoria (1986), penempatan pegawai mengandung arti pemberian tugas tertentu kepada pekerja agar ia mempunyai kedudukan yang paling baik dan paling sesuai dengan didasarkan pada rekruitmen, kualifikasi pegawai dan kebutuhan pribadi.
Penempatan yang tepat merupakan cara untuk mengoptimalkan kemampuan, keterampilan menuju prestasi kerja bagi karyawan itu sendiri. Hal ini merupakan bagian dari proses pengembangan karyawan (employer development) dengan demikian pelaksanaanya harus memperhatikan prinsip efesiensi (kesesuaian antara keahlian yang dipersyaratkan dengan dimiliki oleh karyawan) sebagaimana yang ditulis oleh Milkovich dan Boudreau (1994) sebagai berikut : oleh karena penempatan karyawan dari dalam dan orientasi / pelatihan karyawan dipusatkan pada pengembangan karyawan yang ada secara ajeg, mereka harus memelihara keseimbangan antara perhatian organisasi terhadap efesiensi (kesesuaian optimal antara skill dan tututan) dengan keadilan (mempersepsi bahwa kegiatan tersebut adalah adi, sah dan memberikan kesempatan merata).
Hal-hal yang terkait dalam penempatan meliputi sejarah, visi, misi, sasaran dan tujuan perusahaan, struktur organisasi, produk/jasa perusahaan, fasilitas-fasilitas dalam perusahaan, peraturan, tata tertib dan kebijakan perusahaan, buku pedoman karyawan (bila ada), prosedur K3, dan lain sebainya.
2. PENGERTIAN ORIENTASI
Program orientasi karyawan baru adalah program yang bertujuan memperkenalkan tentang kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Point penting yang disampaikan kepada karyawan baru tersebut adalah pengenalan tentang letak georgrafis Batam, Budaya, Sosial Ekonomi, infra struktur, Fasilitas umum (Olaharaga, keagamaan, kemasyarakatan). Peraturan tentang kehidupan di lingkungan dormitory, motivasi kerja.
Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program orientasi formal. Berdasarkan yang ada, orientasi biasanya diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:
a. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.
b. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.
2.2 TUJUAN ORIENTASI PEGAWAI ATAU KARYAWAN
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
a. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
b. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru
c. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
Tujuan orientasi menurut Moekijat (1991:94) adalah sebagai berikut :
1. Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan
2. Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh seorang pekerja baru ketika diserahi pekerjaan baru
3. Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang pekerjaan mereka yang baru
4. Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada mereka ke mana harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan masalah yang mungkin timbul
5. Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa sehingga pegawai baru dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman yang akan terjadi karena pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui
6. Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah bagian yang penting di dalam sebuah organisasi
Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:
1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan pekerjaan.
2. Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
3. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.
4. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.
5. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.
6. Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
7. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.
8. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.
9. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.
2.3 MANFAAT ORIENTASI
1) Manfaat Orientasi
a. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.
b. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.
c. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah
a) Cukup baik
b) Tingkat ketergantungannya kecil
c) Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d) Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi
2) Dampak Orientasi
(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971), yaitu :
a. turnover (keluar masuknya pegawai)
b. productivity
Kejadian pertama yang diamati pada suatu ruangan yang cukup sebagai berikut :
1. Para pegawai baru dikumpulkan pada satu ruangan yang cukup luas
2. Kemudian secara tepat mereka diberi informasi tentang perusahaan tersebut , upah, dan lain-lain
3. Setelah itu mereka diturunkan kepada supervisor
4. Kemudian mereka diminta untuk melaporkan apa-apa yang telah mereka dengar
5. Setelah supervisor menerima laporan, kini giliran supervisor yang memberikan keterangan. Yang diberikan hanya dalam beberapa menit saja yaitu mengenalkan kepada para pegawai lama.
6. Setelah itu mereka dibawa ke ruang kerja dengan perintah untuk minta petunjuk kepada pegawai lama yang ada di ruang kerja tersebut tentang bagaimana seharusnya mengerjakan tugas mereka.
7. Kemudian mereka didudukkan di antara pegawai lama
8. Lalu mereka disuruh praktik dan waktu yang diberikan tidak terlalu lama
Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah
1. Tingkat kecemasan pegawai baru meningkat
2. Kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi sangat renda
3. Bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang
4. Ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu
Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa yang terjadi, seperti berikut:
a) Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian tentang sebab terjadinya hal-hal seperti pada program orientasi pertama tadi
b) Diadakan perpanjangan waktu
c) Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal, misalnya struktur, tujuan jangka panjang perusahaan, dan hal-hal lain yang sifatnya umum. Penjelasan dilakukan dan waktunya sekitar dua jam.
d) Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa yang mereka harapkan)
e) Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai baru tersebut terhadap “Texas Instruments”
f) Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan bersama dengan pegawai baru tersebut mereka makan bersama
g) Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai lama dari masing-masing unit kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines
Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan meningkat sehingga kemampuan melakukan sesuatu berkurang, sehingga pegawai merasa tidak mampu dan keluar
b. Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat kecemasan mulai diredakan melalui berbagai kegiatan, sehingga tingkat kemampuan pegawai menjadi semakin baik dan keinginan untuk keluar pun menjadi berkurang.
Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:
a) Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai barang yang dibutuhkan oleh departemen sumber daya manusia, para karyawan baru diberikan sambutan sepintas lalu. Selanjutnya mereka diarahkan kepada penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan karyawan baru tidak merasa sebagai bagian dari perusahaan.
b) Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan. Suatu orientasi yang cepat dan dangkal, dan para karyawan baru langsung
ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun mengap-mengap.
c) Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk
mengajarkan pekerjaan “mulai dari dasar sekali”.
d) Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat merupakan suatu
keinginan yang baik, namun menjadi pendekatan yang mencelakakan,
menyebabkan para karyawan baru merasa kewalahan dan “mati lemas”.
2.4 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN ORIENTASI SECARA UMUM
1. KEUNTUNGAN ORIENTASI
Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web perusahaan. Para karyawan baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi latar belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi tersebut disampaikan secara pribadi atau dengan video. Kemudian, pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan lainnya setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut. Sayangnya banyak sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak relevan, dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen mereka.
Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan persiapan. Sayangnya orientasi seringkali dilakukan secara serampangan,. Untuk membuat orientasi lebih efektif, saran-saran berikut mungkin dapat berguna:
a) Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru: karyawan baru harus merasa bahwa mereka merupakan bagian dari dan penting untuk organisasi. Supervisor dan unit SDM harus siap untuk memberikan persepsi ini kepada setiap karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap untuk menerima kehadiran seorang karyawan baru. Manajer dan supervisor harus mendiskusikan tujuan dari perekrutan pekerja baru tersebut dengan semua karyawan yang ada sebtlum kehadiran pekerja baru.
b) Pertimbangkan penggunaan pembimbing “teman baik”: beberapa organisasi menggunakan rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau pembimbing sebagai bagian dari orientasi karyawan baru. Khususnya berguna untuk melibatkan individu-individu yang lebih berpengalaman dan berkinerja lebih tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan baru.
c) Gunakan sebuah daftar periksa (checklist) orientasi: sebuah daftar periksa orientasi dapat digunakan oleh staf departemen SDM, supervisor karyawan baru, atau keduanya untuk menyediakan informasi yang perlu diketahui oleh karyawan baru. Banyak pemberi kerja mengharuskan para karyawan baru menandatangani daftar periksa tersebut untuk menyatakan bahwa mereka telah diberitahu mengenai aturan dan prosedur yang bersangkutan.
d) Sediakan informasi yuang dibutuhkan: adalah penting untuk memberi informasi kepada karyawan mengenai kebijakan, aturan kerja, dan tunjangan dari perusahaan. Kebijakan-kebijakan mengenai cuti sakit, keterlambatan, ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal mengenai rumah sakit, parkir dan aturan-aturan keselamatan harus diketahui oleh setiap karyawan baru. Supervisor atau manajer karyawan juga harus mendeskripsikan rutinitas dari hari kerja normal untuk karyawan pada pagi pertama.
e) Sampaikan informasi orientasi secara efektif: Para manajer dan staf SDM harus menentukan cara yang paling sesuai untuk menyampaikan informasi orientasi.para karyawan akan mengingat lebih banyak informasi orientasi tersebut jika disampaikan dalam cara yang mendorong untuk belajar. Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik, orientasi yang dilakukan sendiri yang disediakan dalam bentuk elektronik dapat juga digunakan.
f) Hindari terlalu banyak informasi: satu kesalahan umum dari program orientasi adalah terlalu banyak informasi. Para pekerja baru yang diberi terlalu banyak melewatkan detail-detail penting atau tidak dapat mengingat dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.
g) Evaluasi dan tindak lanjut: seorang staf atau manajer SDM dapat mengevaluasi efektivitas dari orientasi dengan melakukan wawancara tindak lanjut kepada para karyawan baru beberapa minggu atau bulan setelah orientasi. Kuesioner karyawan juga dapat digunakan. Sayangnya, tampaknya sebagian besar pemberi kerja hanya melakukan evaluasi yang terbatas mengenai efektivitas orientasi atau bahkan tidak sama sekali.
Apabila proses orientasi tidak berlangsung seperti yang diharapkan, dapat menimbulkan perasaan cemas yang dapat mengakibatkan semakin meningginya pengunduran personalia baru. Sebaliknya apabila proses orientasi berlangsung dengan baik, personalia baru akan merasa bahwa dirinya adalah bagian dari organisasi, merasa diterima, sehingga dapat memotivasi personalia baru lainnya untuk beradaptasi.
2. KELEMAHAN ORIENTASI
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.
2.5 HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DAN HAL-HAL YANG DIHINDARI DALAM ORIENTASI
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses orientasi menurut Simamora (2001 :340) yaitu:
1. Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.
2. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika dibutuhkan
3. Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode induksi
4. Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka
5. Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat
Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi antara lain:
1. Penekanan pada kertas kerja
Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan
2. Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan
Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan stres.
3. Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan
Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.
4. Memberikan informasi yang terlalu cepat
Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemas.
Menurut Simamora (2001:336) terdapat tiga permasalahan khusus yang dihadapi oleh karyawan baru :
1) Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok.
Di dalam suatu perusahaan atau organisasi, disadari atau tidak terdapat pengelompokan-pengelompokan tertentu yang muncul karena berbagai sebab. Salah satu penyebbnya adalag kondisi perusahaan yang terdiri dai unit-unit kerja baik secara vertikal maupun horizontal. Hal di atas akan menimbulkan beberapa pertanyaan di benak para pegawai baru. Yaitu mengenai apakah dirinya diterima dan disukai di dalam kelompok, apakah ia merasa aman yaitu terbebas dari gangguan fisik dan psikologis. Apabila permasalahan diatas tidak diselesaikan secepat mungkin dapat memungkinkan terjadinya pemberhentian awal.
2) Harapan yang naif
Sebagian besar karyawan baru mempunyai harapan yang terlalu tinggi kepada perusahaan.Apabila harapan itu tidak menjadi kenyataan dapat menimbulkan kurangnya motivasi dalam bekerja. Untuk itulah dalam proses orientasi perlu dijelaskan kapada mereka kenyataan yang terjadi di dalam perusahaan.
3) Lingkungan pekerjaan yang pertama
Akan timbul pikiran di benak karyawan baru mengenai apakah lingkungan kerja yang baru mendukung atau akan menghambatnya, dapatkah rekan-rekan di lingkungan kerja membantunya bersosialisasi. Untuk membantu karyawan mendapat kesan yang positif diperlukan proses orientasi yang mendukung.
2.6 TAHAP ORIENTASI
A. BEBERAPA TAHAP ORIENTASI YANG PENTING DILAKUKAN
1. Perkenalan
Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.
2. Penjelasan Tujuan Perusahaan
Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.
3. Sosialisasi Kebijakan
Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.
4. Jalur Komunikasi
Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email maupun telephone.
5. Proses Monitoring
Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.
Dengan adanya orientasi pegawai baru tersebut diharapkan dapat membantu pegawai dapat bekerja dengan baik, yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
B. BAHAN ORIENTASI KARYAWAN BARU
Training untuk pengenalan profil Perusahaan
a. Sejarah Perusahaan
b. Norma & tradisi Perusahaan
c. Kebijakan perusahaan
d. Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan
e. Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab
f. Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan
g. Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan
Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya:
a. Disiplin & tata tertib
b. Prosedur penggajian
c. Transportasi dari dan ke perusahaan
d. Jam masuk & pulang kantor
Pengurusan hak-hak dan fasilitas karyawan yang mesti diberikan
a. Gaji
b. Pakaian seragam kerja
c. Tempat & ruang kerja dan peralatannya
d. Pemeliharaan Kesehatan
e. Fasilitas jabatan
C. KEBUTUHAN DALAM ORIENTASI
Program orientasi diselenggarakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan tersebut adalah
1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya, norma-norma dan tradisi yang dihormati dan berlaku di perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan.
2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari.
3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu melaksanakan tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
Program orientasi pada dasarnya bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi kendala-kendala yang dapat menghambat usaha mendayagunakan kemampuan tenaga kerja baru secara optimal dalam memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan perusahaan. Sehubungan dengan itu, program orientasi dapat dilakukan dalam tiga bentuk / tingkat penyelenggaraan.
1. Orientasi Umum (dilakukan oleh HRD)
2. Orientasi Khusus (dilakukan oleh penyelia / manager)
3. Orientasi Lanjutan (dilakukan oleh HRD dan penyelia)
BAB III
KESIMPULAN
Penempatan merupakan penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Kebanyakan keputusan penempatan dibuat oleh manajer lini. Biasanya penyelia karyawan dalam konsultasi dengan tingkat manajer lini yang lebih tinggi memutuskan penempatan masa depan untuk setiap karyawan. Peranan departemen SDM adalah memberi pendapat pada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan menyediakan bimbingan kepada para karyawan.
Program orientasi karyawan baru adalah program yang bertujuan memperkenalkan tentang kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
a. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
b. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru
c. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
Manfaat Orientasi
a. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.
b. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.
c. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah
a. Cukup baik
b. Tingkat ketergantungannya kecil
c. Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d. Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi
Keunggulan orientasi
Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Program orientasi diselenggarakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi masalah-masalah tersebut agar dapat terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan tersebut adalah
1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada dirinya, norma-norma dan tradisi yang dihormati dan berlaku di perusahaan dan kebijaksanaan perusahaan.
2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi sehari-hari.
3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk mengetahui dan memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu melaksanakan tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.
DAFTAR RUJUKAN
Martoyo, Susilo, 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: PT BPFE
http://junaidi-huang.blogspot.com/2009/07/orientasi-karyawan-baru.html
http://www.scribd.com/doc/23917958/Orientasi-Rekruitmen
MTG—Sistem Informasi Manajemen, Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A, Jakarta :
Bumi Aksara, 2003.
Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971
http://marumpa.wordpress.com/2008/06/03/orientasi-karyawan-baru.html
http://indosdm.com.html
http://vibizmanagement.com.html
http://www.jmt.co.id.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar