memelihara sistem kearsipan

A.    PENGAMANAN ARSIP
Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UUD No. 7 th 1971 Pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:
1.    Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 th 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2.    Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 th 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapatdipidana dengan penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasata atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHAP maupun KUHD.
Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor  internal dan faktor eksternal.

mengimplementasikan sistem kearsipan

A.    Penciptaan Kearsipan
    Kegiatan kearsipan pada dasarnya tidak hanya terjadi saat penyimpanan saja. Akan tetapi sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, di proses,  disimpan, sampai akhirnya arsip tersebut dimusnahkan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip. Pada tahap awal (penciptaan arsip), arsip tercipta melalui dua cara sebagai berikut:

menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan

A.    Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yag digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnyatahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

menentukan sistem kearsipan

A.    Ruang Lingkup Kearsipan
Setiap organisasi, baik organisasi yang berorientasi pada keuntungan (profite motive) maupun organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (non profite motive) dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi pasti pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang cakupannya lua. Biasanya segala kegiatan administrasi diolah suatu unit tersendiri yang disebut Bagian Administrasi, Tata Usaha, Sekretariat, kantor, dan bagian lainnya.