IKLAN JASA

Home » » menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan

menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan

A.    Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yag digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnyatahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

1.    sebagai sarana penyimpanan arsip,
2.    sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
3.    sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1.    Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/mapdilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2.    Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3.    Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.
1.    Filing Cabinet(gambar 1)
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:
1.    Tab,
Ialahbagianmenonjol di sebelahatas guide atau map berukuranlebihkurang: lebar 1,15 cm, panjang 10cm. Letak tab tersebutbermacam-macamdariujungkiripetunjuk (guide) sampaikekanan . Guna tab adalahmencantumkanpokokmasalah, kodedantanda-tandapetunjuklainnya.
2.    Sekatatau Guide
Sekatatau guide merupakanpetunjukdanpemisahantarakelompokmasalah yang satudengankelompokmasalah yang lain, sesuaidenganpengelompokanmasalahpadaklasifikasiarsip.
    Dibuatdarikartontebal (supayadapattegak)
    Memilikibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contohpembuatan/ppenggunaansekat
    Sekatpertamadengan tab padaujungpalinhkiridigunakanuntukmenyekatkelompok primer (pokokmasalah).
    Srkatkeduadengan tab padakedudukanlegihkekananatau di tengahdigunakanuntukmenyekatantarakelompoksekunder (sub masalah).
    Sekatketigauntukmenyekatantarakelompoktersier (sub-sub masalah)

              
                        Gambar 1. Filling cabinet

2.    Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)(gambar 2)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan padaalat ini secara lateral.


Gambar 2. Rotary Filling System (alat penyimpanan berputar)

3.    Lemari Arsip(gambar 3)
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfyngsiuntukmenyimpanberbagaimacambentukarsip, misalnya:
    Rol film
    Ordner, dan lain-lain

                          
                            Gambar 3.Lemari arsip
4.    Rak Arsip(gambar 4)
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

                  
                                Gambar 4.Rak arsip

5.    Map Arsip (gambar 5)
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
a.    Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.    Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.    Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.    Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
               
                                        Gambar 5. Map arsip

6.    Guide (gambar 6)
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a.    Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.    Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a.    Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b.    Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
c.    Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.
     
                                                                    Gambar 6. Guide    
7.    Ordner (gambar 7)
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untukmempermudahpenghitungankebutuhanperalatanarsipterutamabilakitamenggunakanperalatanuntukmenyimpandanmenemukankembaliarsipdenganmenggunakanordneratausejenisnya, makaperludiketahuibeberapaistilahsebagaiberikut:
a.    Dead space = bagian yang tidakdapatdigunakanuntukmenyimpan media informasi
b.    Expansion space = bagian yang digunakanuntukmenampungarsipdantambahannyadariwaktukewaktu
c.    Pape thickness = tebal media informasi
d.    File thickness = tebalkeseluruhandari media, informasidandengan holder secarakeseluruhan.
e.    Access Room = jarakantara file satudengan file yang lainnyauntukmempermudahpenyimpanandanpengambilan file.

           
                        Gambar 7.Ordner

8.    Stapler (gambar 8)
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidakm memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.    Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.    Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c.    Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
                          
                                          Gambar 8. Stapler

9.    Perforator (gambar 9)
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.    Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.     Perforatordengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.    Perforatordengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.    Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b.    Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
c.    Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
 
                                              Gambar 9. Perforator

10.    Numerator (gambar 10)
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a.    Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b.    Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut.
a.    Berii tinta pada bantalan huruf.
b.    Atur nomor awal.
c.    Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
            
                                    Gambar 10. Numerator

11.    Kotak/Box
Kotak/boxadalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

12.    Alat Sortir (gambar 11)
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

                
                             Gambar 12.Alatsortir

13.    Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

14.    Tickler File (gambar 14)
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpankartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

                         
                                 Gambar 14. Tickler file

15.    Cardex (Card Index) Cabinet (gambar 15)
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
 
                     Gambar 15. Card Index cabinet

16.    Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17.    Microfilm (gambar 17)
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiridari:
a.    Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.    Rol film, adalah klise (negative film), untukmenampunghasilpemotretan.
c.    Alatpemroses, adalahalatuntukmemproses film, agar dapatditampilkanpadalayar.
d.    Alatpembacadanpencetak, yaitualatuntukmembacaataumenampilkangambar/tulisanmelaluilayar, sertamencetaknyabiladiperlukan.

                         
                                             Rol Film
18.    Komputer(gambar 18)
Adalahrangkaianperalatanelektronik yang dapatamelakukanpekerjaansecarasistematis, berdasarkaninstruksi/program yang diberikan, sertadapatmenyimpandanmenampilkanketeranganbilamanadiperlukan.
Bagian –bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.    Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).
b.    Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.
c.    Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.    Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.    Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.
f.    Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.
g.    Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h.    Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:
1)    Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
2)    Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.
3)    Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.
4)    Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.

              Gambar 18.Komputer

19.    Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.
Gambar 19.AlatPenyimpanKhusus

     
    Compact Disk (CD)                                 Disket

                           
                                        Flash Disk

B.    Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang diguanakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaanya relatuf singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus-menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut.


1.    Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
KegunaanIndeks:
1.    Untukmengelompokkan/menyatukan (memberkaskan) arsip yang kodekegiatannyasamadalamsatuberkas.
2.    Sebagaisaranamenemukankembaliarsip.
Syarat-syaratmengindeks:
1.    Singkat, jelasdanmudahdiingat.
2.    Berorientasipadakebutuhanpemakai.
3.    Merupakan kata yang mudahdimengerti.
4.    Diambilatauditentukandariisisurat.
1.1    Peraturan Mengindeks
Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad.
Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
1.    Indeks nama orang
2.    Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta
3.    Indeks nama organisasi atau Badan Sosial sejenisnya
4.    Indeks nama tempat atau wilayah
Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
1.    nama biasa.
2.    Nama yang memakai nama keluarga
3.    Nama yang memakai nama keluarga
4.    Nama yang memakai nama baptis
Pada dasarnya peraturan mengindeks ada tiga belas, yaitu sebagai berikut:
1.    Nama biasa yaitu nama yang tidak termasuk golongan nama keluarga, nama marga dan nama baptis. Nama seperti ini di indeks sebagai nama ini ditukis.
Contoh:
Prajudi Atmosudirjo ........................    diindeks P
        I           II
Ento Supriyatna  .............................    diindeks E
    I          II
2.    Nama perorangan, jika memakai nama keluarga, maka yang dijadikan unit pertama adalah nama keluarganya.
Contoh:
Dietric Lerche ................................    diindeks L
       II        I 
George R. Terry .............................    diindeks T
      II            I
Contoh:
3.    Nama perorangan, jika memakai nama marga sebagai salah satu unit nama orang tersebut maka yang dijadikan unit pertama adalah nama marganya.
Abdul Haris Nasution .....................    diindeks N
     II      III         I
Amir Siregar ...................................    diindeks S
    II        I
4.    Nama perorangan, jika memakai nama baptis; maka yang dijadikan unit pertama adalah nama aslinya.
Contoh:
Antonius Sukoco ............................    diindeks S
       II           I
Franciscus Sutopo ..........................    diindeks S
       II           I
5.    Nama perorangan, jika sering disingkat, maka yang dijadikan unit pertama adalah nama jelasnya.
Contoh:
A.Siradjudin ...............................    diindeks S
          I
E. M. Datono ..........................     diindeks D
             I
6.    Nama wanita, jika diikuti oleh nama suaminya, maka yang dijadikan unit pertama adalah nama suaminya.
Contoh:
Ny. Emi Dimiyati ...........................    diindeks D
         II         I
Ny. Nani Sadikin .............................    diindeks S
           II         I
7.    Nama perorangan, jika memakai gelar, baik gelar adat, gelar keagamaan, ge;ar kesarjanaan ataupun gelar yang berwujud kepangkatan, maka gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Contoh:
(Raden) Rachmat Kusumadinata .....    diindeks R   
                    I                II
Raden Mas) Handoko Purbonegoro... diindeks H
                            I               II
(Tubagus) Umar Ismail ..................... diindeks U
                      I         II
8.    Nama instansi Pemerintah yang diutamakan ialah kata pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.
Contoh:
Lembaga Administrasi Negara ............. diindeks A
Departemen Sosial ................................  diindeks S
9.    Pada beberapa instansi pemerintah atau nama tempat/wilayah yang diutamakan ialah nama tempat/daerahnya baru kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya.
Contoh:
Kecamatan Astanaanyar .......................  diindeks A
Kotamadya Bandung ............................  diindeks B   
10.    Nama kantor atau organisasi yang sering disingkat dan sudah populer dengan nama singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks dari nama singkatannya.
Contoh:
PERTAMINA ...................................  diindeks P
M.P.R  ...............................................  diindeks M
11.    Nama perusahaan, Yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama ialah orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Contoh:
Rumah Sakit Hasan Sadikin ................... diindeks H
Yayasan ade Irma Suryani Nasution ...... diindeks N
12.    Nama perusahaan, Yayasan yang dijadikan unit pertama ialah kata pengenal yang terpenting dari nama perusahaan tersebut dan bentuk perusahaannya dipakai sebagai unit terakhir.
Contoh:
Hotel Panghegar .................................. diindeks P
Bank Bumi Daya ................................. diindeks B
13.    Nama organisasi, badan sosial dan sejenisnya yang dijadikan unit pertama ialah kata pengenal yang terpenting dari nama organisasi tersebut dan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.
Contoh:
Persatuan Wartawan Indonesia ............ diindeks W

Indeks dapat juga digunakan untuk masalah yang penentuannya atas dasar masalah yang paling menonjol dalam isi surat bersangkutan, dan mengandung pengertian tunggal.
indeks masalah, pada umumnya digunakan untuk menata arsip berdasarkan masalah.
contoh:     kenaikan pangkat
    diindeks: kenaikan pangkat.
2.    Mengabjad
Mengabjad iakah mengatur susunan kata pengenal pertama berdasarkan urutan pertama berdasarkan urutan abjad (a sampai z).
Tiga cara mengabjad yaitu:
1.    Huruf demi huruf
mula-mula huruf yang diteliti, kemudian huruf kedua, ketiga dan seterusnya sampai huruf terakhir. Setiap huruf di dalam kata pengenal pertama sampai dengan huruf yang terakhir ikut menentukan letak dalam urutan.
Contoh:
Amir
Amirudin
Bangka
Bangkahulu
Bangku

2.    Kata demi kata
tiap bagisn kata-kata dapat dipisahkan, didalam kata pengenal pertama dianggap satu kata berdiri sendiri dan menentukan letak kata pengenal pertama tersebut di dalam urutan indeks.
Contoh:
Dies Natalis
Kali Baru
New Yersey
New York

3.    Kesatuan demi kesatuan
meskipun kata-kata tertulis terpisah tetapi pada hakekatnya merupakan satu pengertian yang harus dianggap satu kesatuan.
Contoh:
Kaca-mata
Kuda-laut
Tanda-jasa
tanda-mata







Contoh tata cara mengindeks/memberi kode dan mengabjad.
INDEKS
No.                         Nama    Unit I    Unit II    Kode    Urutan Berdasark-an Abjad
1.    Drs. Amran Siregar
2.    E. Supriatna, S.H
3.    Antonius Sudrajat
4.    Abubakar
5.    Raden Mas Kusumadinaya    Siregar
Supriatna
Sudrajad
Abubakar
Kusumadinata    Amran, Drs
E., SH
Antonius
-
Raden Mas    S
S
S
A
K    3
5
4
1
2

3.    Pola Klasifikasi Arsip
Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas berdasarkan masalah (subject).
a.    Klasifikasi Arsip
Adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.
b.    Guna Klasifikasi Arsip
    Untuk mengelompkkan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas.
    Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
    Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga dapat dicapai efisiensi kerja.
c.    Jenis-jenis Klasifikasi Arsip
Ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu berdasarkan:
1.    Fisik (kebendaan): yaitu klasifikasi yang berdasarkan pada bentuk fisik arsip, missal:
    Surat keputusan
    Formulir
    Majalah
    Peta, dll
2.    Masalah (subyek); yaitu klasifikasi arsip yang berdasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat di dalam suatu berkas, misalnya:
    Kepegawaian
    Keuangan
    Pendidikan dan latihan, dan sebagainya.
d.    Syarat-syarat Klasifikasi Arsip
1.    Diusahakan mempunyai hubungan logis dan kronologis antara masalhn satu dengan yang lain.
2.    Menggambarkan luas lingkup dan proses kegiatan satu kantor
3.    Sesuai dengan keadaan
4.    Disusun secara sistematis
5.    Perlu dilengkapi dengan kode untuk memelihara hubungan logis dan kronologisnya.
e.    Unsur-unsur Klasifikasi Arsip
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan yaitu:
1.    Unsur fungsi: yaitu penyusuna pola klasifikasi arsip berdasarkan inventarisasi nkegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi.
2.    Unsure struktur organisasi: yaitu penyusuna pola klasifikasi arsip berdasarkan unsur atau bagan organisasi yang ada.
3.    Unsur masalah: yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang terdapat di kantor/organisasi bersangkutan.
4.    Kode Arsip
a.    Yang di maksud kode arsip adalah:
Tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip
b.    Guna kode arsip:
    Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/maslah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
    Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan, serta penemuannya kembali
c.    Syarat-syarat pemberian kode arsip:
    Sedrhana
    Mudah diingat
    Mudah untuk menulisnya
d.    Unsur-unsur kode arsip:
Padam dasarnya ada tiga unsure kode, yaitu:
    Huruf,
    Angka,
    Penggabungan huruf dan angka






Tes Formatif

Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar
1.    Yang bukan termasuk fungsi peralatan kearsipan antara lain?
a.    sebagai sarana penyimpanan arsip
b.    sebagai alat bantu untuk mempercepat pencarian
c.    untuk membuat laporan.
d.    sebagai alat pelindung arsip
2.    Macam – macam penempatan pengarsipan kecuali,?
a.    Pengarsipan bebas
b.    Pengarsipan horizontal
c.    Pengarsipan vertical
d.    Pengarsipan lateral
3.    Penempatan Arsip pada alat rotary filling system yaitu,
a.    Pengarsipan bebas
b.    Pengarsipan horizontal
c.    Pengarsipan vertical
d.    Pengarsipan lateral
4.    Arsip yang disimpan pada map arsip max berisi
a.    30
b.    40
c.    50
d.    60
5.    Map tanpa dilengkapi dengan daun penutup disebut,
a.    Hanging  folder
b.    Folder
c.    Stopmap folio
d.    Map snelhecter
6.    Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit disebut,
a.    Perforator
b.    Guide
c.    Map snelhecter
d.    Ordner
7.    bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu, yaitu pengertian dari,
a.    Dead space
b.    File thickness
c.    Expansion space
d.    Access Room
8.    Stapler sedang mampu menampung/membendel berapa kertas?
a.    20-
b.    25
c.    30
d.    35
9.    Perforator terdiri dari berapa macam?
a.    1
b.    2
c.    3
d.    4
10.    Pada dasarnya berapa macamkah peraturan mengindeks?
a.    13
b.    14
c.    15
d.    16

1 comments: