IKLAN JASA

Home » » Menyelenggarakan pertemuan / rapat

Menyelenggarakan pertemuan / rapat


Setelah sekretaris mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan rapat, tibalah waktu penyelenggaraannya. Agar tujuan akhir dari penyelenggaraan rapat tersebut tercapai maka semua pihak yang terlibat dalam penyelengaraan pertemuan/rapat, hendaknya mengetahui beberapa hal berikut :
                Tipe-tipe pemimpin rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :
1)                  Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.
2)                  Tipe demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.
3)                  Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.
                Tipe-tipe peserta rapat

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :
1)                  Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.
2)                  Tipe pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

 
3)                  Tipe inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.
4)                  Tipe pemersatu
Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.
5)                  Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.
6)                  Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.
7)                  Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

 
   Fungsi pemimpin rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :

1.             Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
2.             Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3.             Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.
4.             Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
      Fungsi peserta rapat
Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
1.             Sebagai penyumbang pendapat
Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

 
2.             Sebagai penyumbang data
Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

3.             Sebagai perumus kesimpulan
              Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.
4.             Sebagai pembantu pimpinan
Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
5.             Sebagai penerima hasil keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
Pengendalian rapat

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :
1.             Penegendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2.             Pengendalaian secara ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

3.             Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.
Teknik bertanya dalam rapat

1.             Pertanyaan umum
Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?
2.             Pertanyaan langsung
Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?



 
3.             Pertanyaan tidak langsung/dioperkan
Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?
4.             Pertanyaan terbuka
Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?
5.             Pertanyaan mengembalikan
Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.
Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.
Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?
6.             Pertanyaan faktual
Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?



 
7.             Pertanyaan retoris
Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.
Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?
8.             Pertanyaan penghargaan
Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.
Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?
9.             Leading question
Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?
Penyelenggaraan rapat
Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.
1.             Membuka rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :
a.         Acara rapat.
b.        Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).
c.         Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).
d.        Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.
e.         Tujuan diadakannya rapat.
f.         Tanggapan-tanggapan atau saran.

 

2.             Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :
a.         Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.
b.        Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

3.             Menutup rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.



 

0 comments:

Post a Comment