Kamis, 13 September 2012

MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN



A.      Indeks
1.        Pengertian Indeks
a.       Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat.
b.      Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai, judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya.
c.       Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika Anda membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan kembali.

DASAR SURAT MENYURAT


A.    Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas.
Komunikasi melalui bahasa surat merupakan pesan  yang dikomunikasikan secara tertulis.
Agar komunikasi melalui surat menjadi lebuh efektif dan mampu menyampaikan pesan dengan tepat serta pembaca juga dapat memberikan respon yang positif terhadap isi pesan yang disampaikan oleh penulis, maka penulis harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata, ejaan, serta tanda baca (fungtuasi) yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang bermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR.



A.    Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.
Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.