• Jenis-jenis peralatan yang digunakan dalam rangka pengumpulan data/informasi

1.       PERALATAN KANTOR

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.

        I.            Peralatan

Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya. Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi.

      II.            Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik.

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak.

Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.

• Konsepsi tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran

1.       PEKERJAAN PERKANTORAN

Pengertian Pekerjaan Kantor

·         Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan / tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

·         Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin - mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

                   i.      Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

                 ii.      Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

               iii.      Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

               iv.      Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

                 v.      Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

               vi.      Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas - tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis - menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

Lingkup manajemen perkantoran

1.     PENGERTIAN DAN LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tjuan - tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

Dari definisi diatas bahwa jelaskan bahwa manajemen perkantoran adalah fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktifitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat-sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung  satu sama lain.

            Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktifitas sebagai berikut:

a.      Manajemen dan pengarahan (Evans)

b.      Tata penyelenggaraan (Grager)

c.       Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell dan Robinson)

d.      Manajemen (Littlefield dan Peterson)

e.      Pengawasan (Neuner dan Haynes)

f.        Pengendalian dan pengarahan (Nourse)

g.      Pengarahan dan pengawasan (Robinson)

h.      Pengarahan (Spriegel dan Davis)

i.        Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta penggerakan (Terry).

            Dengan demkian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaiaan aktifitas perencanaan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai penyelenggaraan secara tertib suatu hal.

            Edwin Robinson (Busines Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran, masih ada empat faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran yaitu:

a.      Pegawai perkantoran,

b.      Material-perlengkapan,

c.       Persyaratan, dan

d.      Metode dari office work,

Menurut John H. MacDonald (Office Manajemen, 1947), fungsi office manajemen bertalian dengan enam hal sebagai berikut:

a.      Kepegawaian perkantoran (office personel)

b.      Metode perkantoran (office methods)

c.       Perlengkapan perkantoran (office methods)

d.      Faktor-faktor fisis dalam kantor (physical factors)

e.      Biaya perkantoran (office costs)

f.        Haluan perkantoran (office policies)

Mengumpulkan data atau informasi

·  PENGERTIAN DATA ATAU INFORMASI

1.       DATA

Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of  information’.   Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Jadi data dapat disimpulkan sebagai berikut ;

a.      Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face).

b.      Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces).

c.       Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan  kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat  tertentu.    

Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata  yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut  dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data.

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut :

Didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu.

Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

a.       Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk  memberikan besarnya komisi dan bonus.

b.       Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.

c.        Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol  persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

2.       INFORMASI

Informasi dapat didefenisikan  sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data,  data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data - item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata.  Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

Jadi pada  intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus, dikenal sebagai ‘raw material of  information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritra banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Jadi  Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Jadi  Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut.

Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini  disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).